Главная страница Случайная лекция Мы поможем в написании ваших работ! Порталы: БиологияВойнаГеографияИнформатикаИскусствоИсторияКультураЛингвистикаМатематикаМедицинаОхрана трудаПолитикаПравоПсихологияРелигияТехникаФизикаФилософияЭкономика Мы поможем в написании ваших работ! |
Основные базовые понятия и термины
Термин «документ» происходит от латинского слова “documentum” – доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые пись- менные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу. В словаре русского языка С.И. Ожегова даются различные толко- вания понятия «документ»: 1) деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо (расходные документы, проездные документы); 2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (пас- порт, справка, удостоверение); 3) письменное свидетельство о чем-нибудь (пр.: древнерусские грамоты являются историческими документами, договор свидетельствует о заключении соглашения в сфере услуг или производства и т.д.)1. Термин «делопроизводство»в России возник во второй половине XVIII века. С этого времени его употребление фиксируют лингвистиче- ские словари. Термин был образован от сочетания слов «производство дела». Вначале он означал решение судебного или административного вопроса и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, т. е. с производством дел. Именно это и было заложено в основу понятия «делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относя- щихся к какому-либо вопросу, – более позднего происхождения по срав- нению с первым значением. Современную терминологию делопроизводства регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре- деления», в котором «делопроизводство»определяется следующим об- разом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.Наряду с терми- ном «делопроизводство»в последние годы употребляется синонимич- ный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Его возникновение обусловлено изменением организационно-техничес- кой базы делопроизводства в связи с внедрением в ДОУ компьютеров, современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации. Делопроизводство базируется на документировании,под которым понимается регламентированный процесс записи информации на различ- 1 Ожегов С.И. Словарь русского языка. – М.: Русский язык, 1984. – С. 148. ных носителях с соблюдением определенных норм, установленных пра- вовыми и нормативными актами РФ. Результатом документирования является документ– зафикси- рованная на материальном носителе информация с реквизитами. Рекви- зит– это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (пе- чать, подпись, дата, номер и т.д.). Совокупность таких элементов позво- ляет опознать документ, т.е. идентифицировать. Формулярдокумента – это совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаге. Наличие формуля- ра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называют типовым формуляром. В качестве носителявыступает материальный объект, используе- мый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобрази- тельной информации. Носитель – это всегда результат технических дос- тижений эпохи. В древности в качестве материального носителя для соз- дания документов использовались различные материалы: в Месопотамии – глиняные таблички, в Египте – папирус, в странах Малой Азии, в Евро- пе и на Руси – пергамент – особым образом выделанная бычья или теля- чья кожа, получившая на Руси название «хартия» или «телятина». В Древнем Новгороде, как известно, применялись береста, доска. В течение многих веков и до настоящего времени наиболее рас- пространенным носителем документной информации во всем мире явля- ется бумага. Наряду с бумагой в наши дни широко используются и новые носи- тели: магнитные ленты, диски. Соблюдение определенных правил записи информации придает документам юридическую силу. Юридическая сила– это свойство офи- циального документа, передаваемое ему действующим законодательст- вом РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления. Обеспечение документирования – это лишь одна составляющая де- лопроизводства, вторая его составляющая – это организация работы с документами, которая предполагает весь спектр действий по созданию и обработке документов. Организация работы с документами предполагает проектирование документооборота учреждения, т. е. движения документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения. В обществе документы являются основными носителями различной (управленческой, научной, технической, статистической) социально значимой информации. Документы – носители первичной информации. В них информация фиксируется впервые, в то время как книги, газеты, журналы и др. содержат переработанную, вторичную информацию. Возможность сохранения информации во времени позволяет различать документы как носители оперативной и ретроспективной информации.
Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 249; Нарушение авторских прав Мы поможем в написании ваших работ! |