Лекция №24

Date: 2014-02-26; view: 2557.

Microsoft Access 2000 мәліметтер базасын басқару жүйесімен

жұмыс істеу негіздері.

Жоспар:

1. Кестелермен жұмыс істеу

2. Сұраныстармен жұмыс істеу

3. Қалыптармен жұмыс істеу

4. Мәліметтерге қатынау беттерімен жұмыс істеу

5. Есептермен жұмыс істеу

Єдебиеттер:

1. Информатика М.Қ. Байжұманов Л.Қ. Жапсарбаева Алматы 2004 ж.

2. А.Левин. “Самоучитель работы на компьютере” Москва, 1997.

3. Г.Евсеев, С.Симонович “WINDOWS 98 полный справочник в вопросах и

ответах”. Москва 2001.

4. Дж. Куртер. А.Маркви. “MICROSOFT OFFICE 2000”. Санкт-Петербург, 2000

Access мәліметтер базасымен жұмыс істеу

Microsoft Access 2000 программасы ұсынып отырған мәліметтер базасының негізгі объектілерін құру құралдарын қарастыралық. Бұл құралдар келесідей топтастырылған:

. Конструктор режімі (қолмен енгізу құралы);

. Шебердің көмегімен (автоматтандыру құралы);

. Қарапайым объектілерді жасаудың жеделдетілген құралдары.

Оқып – үйрену мақсатында объектілерді құрғанда барлық құралдарды пайдаланған жөн. Бірақ оқу кестелері мен сұраныстарды дайындағанда Конструктор режімінде жұмыс істеген дұрыс, өйткені шеберді қолдану жұмысты жеделдетіп, алғашқы ұғымдар мен әдістерді меңгеруге кедергі келтіреді.

Ал қалыптарды, есептерді және беттерді шебер ұсынған автоматтандырылған құралдармен дайындаған қолайлы. Өйткені бұл объектілер үшін олардың сыртқы дизайны басты рөл атқарады. Ал оларды безендіру күрделі жұмыс болып саналады. Сондықтан ол жұмысты шебердің көмегімен орындаған дұрыс.

1. Кестелермен жұмыс істеу

Кестені құру. Microsoft Access-те кез-келген объектімен жұмыс істеу

Мәліметтер базасы терезесінен басталады. Оның сол жақ панелінде Access-тің негізгі объектілері орналасқан. Кестені құру үшін сол жақ панельден кестені басқару элементін таңдап аламыз.

Оң жақ панельде жаңа кестені құруға арналған басқару элементтері мен мәліметтер базасында бұрыннан бар кестелер тізімі келтірілген. Шебердің көмегімен кестені құру жұмысты жеделдетуге арналғандықтан мұнда Microsoft Access-тің негізгі құрымдары мен әдістерін игеру қиын. Бұл режім Access-те жұмыс істеп үйренген профессионалдарға арналған. Сондықтан біз кестені құруды қолмен жүзеге асыратын Конструктор режимінде бастаймыз.

Кестелердің Конструктор терезесі көрсетілген. Осы суретте көрскетілген терезе кестенің құрылымын дайындау мен редақциялауға арналған графиктік бланк болып табылады. Бірінші бағанға өріс атаулары енгізіледі. Егер қолтаңба қасиеті енгізілмесе, онда болашақ кестенің сәйкес бағаны өріс атауымен аталады. Әрбір өрістің атауының жанында мәліметтер типі бағанында оның типі көрсетіледі. Ол үшін сол ұяшықта тышқан батырмасын бассақ төмен бағытталған жебелік батырмасы пайда болады, оның ішіне кіріп тізімнен қажетті типті таңдап аламыз.

Бланкінің төменгі жағында өріс қасиеттерінің тізімі орналасқан. Оның кейбіреулері өзі алдын-ала берілген. Жалпы алғанда өріс қасиеттерін енгізу міндетті емес. Оны өз қалауымызша баптауымызға болады.

Кестені құрған кезде түйінді өрісті енгізген дұрыс. Сол арқылы кестелер арапсындағы байланысты ұйымдастыруға болады. Қандай да бір өрісті түйінді өріс ретінде беру үшін, өріс атауына тышқанның оң жақ батырмасын басып, шыққан жанама менюден Түйінді өріс (Ключевое поле) бөлімін таңдап алу керек.

Кестенің құрылымын дайындап болған соң, бланкіні жабу батырмасын басамыз. Жабу кезінде жаңа кестені Кесте1 (Таблица)деген атпен сақтау жайлы программаның сұранысы пайда болады. Жаңа кестеге мағыналы ат қоямыз.

Дайын болған кесте Мәліметтер базасы (База данных) терезесіндегі кестелер тізіміне қысылады. Құрылған кесте осы терезеде тышқанның батырмасын екі рет басу арқылы ашылады. Жаңа кесте ешқандай жазбалары жоқ бағандардың атауынан тұрады. Мәліметтер әдеттегідей толтырылады. Ұяшықтан ұяшыққа өту ТАВ пернесі арқылы жүргізіледі. Кестенің төменгі жағында Өту батырмалары (Кнопки перехода) панелі орналасқан. Жазбалар саны көп болған жағдайда кестеде жылжу үшін осы панельдің элементтерін пайдаланған дұрыс. Енгізу барысында мәліметтер ұяшықтан тысқа шығып кетсе, бізге белгілі әдіспен, яғни тышқанның нұсқағышын бағандардың шекарасына орналастырып, қажетімізше жылжытамыз.

Кестеге мәліметтер енгізілгеннен кейін оны сақтаудың қажеті жоқ, барлық мәліметтер автоматты түрде сақталынады.

Кестенің құрылымын өзгерту қажеттілігі туған жағдайда, оны Конструктор режімінде ашу қажет.

Кестеаралық байланыстарды құру

Егер мәліметтер базасының құрылымы бұрыннан дайындалып, кестелер арасындағы байланыстар белгіленіп қойылған болса, онда кестеаралық қатынастарды құру қиынға түспейді. Ол үшін Сервис-Мәліметтер схемасы (Схема данных) командасын орындап немесе аспаптар панеліндегі батырмасын басып, ашылған Мәліметтер схемасы (Схема данных) терезесінде кестеаралық байланыстарды орнатамыз.

Осы тереземен қатар Кестелерді қосу (Добавление таблицы) сухбат терезесі ашылады. Оның Кестелер (Таблицы) қыстырмасынан өзара байланыстырылатын кестелерді таңдап аламыз. Мәліметтер схемасы (Схема данных) терезесінде таңдап алынған кестелердің өрістер тізімі ашылады. Бірақ кестеден бір немесе бірнеше өрісті ерекшелеп, тышқан нұсқағышымен іліп алып, екінші кестеге апарып тышқан батырмасын жіберсек, Байланыстарды өзгерту (Изменение связей) терезесі ашылады. Байланыстарды өзгерту терезесінің оң жақ панелінен байланыс орнатылатын өрістер таңдалынып алынады. Байланыстарды өзгерту терезесін жауып, Мәліметтер схемасы терезесіне ораламыз. Орнатылған кестеаралық байланыс Мәліметтер схемасы терезесінде әр кестенің екі өрісінің арасындағы сызық түрінде бейнеленеді. Оның ішінде бір кесте – негізгі, ал қалғаны бағынынқы болып табылады. Негізгі кесте деп байланысқа өзінің түйінді өрісімен қатынасқан кестені айтады. Түйінді өрістің атауы мәліметтер схемасында майлы каріппен көрсетіледі.

Бұл жерде мынадай сұрақ туады: “Кестеаралық байланыс не үшін қажет?” деген. Байланыстар мынадай екі негізгі қолданыс тауып отыр:

. біріншісі – мәліметтердің тұтастығын қамтамасыз ету;

. екіншісі – мәліметтер базасына қызмет көрсетуді автоматтандыру.

Байланыс қасиеттерін баптау үшін Мәліметтер схемасы (Схема данных) терезесінде екі кестені қосушы сызықты ерекшелеп алып, оған тышқанның оң жақ батырмасын шертіп, байланыстың жанама менюін ашу қажет. Соның ішінен Байланыстарды өзгерту (Изменение связей) бөлімін таңдап алсақ, Байланыстар (Связи) сұхбат терезесі ашылады. Мұнда өзара байланыс орнатылған кестелердің атаулары мен ондағы байланысқа қатысушы өрістер көрсетіледі. Оның астында мәліметтер тұтастығын қамтамасыз ету шарттары көрсетілген басқару элементтері берілген.

Егер Мәліметтердің тұтастығын қамтамасыз ету (Обеспечение целостности данных) Жалаушасы қойылған болса, онда негізгі кестенің түйінді өрісінен мәліметтерді өшіру мүмкін емес.

Егер Байланысқан өрістерді қасқадты түрде жаңарту (Каскадное обновление связанных полей) және Байланысқан жазбаларды каскадты түрде өшіру (Каскадное удаление связанных записей) жалаушалары қойылған болса, онда сәйкесінше негізгі кестенің түйінді өрісінде жүргізілген өзгерістер автоматты түрде онымен байланысқан кестелерде де жүргізіледі.

2. Сұраныстармен жұмыс істеу

Кестелер мәліметері базасының ең негізгі, құнды обьектісі болғандықтан, оған тек базаны құрушы адам ғана қатнай алатындай болуы керек. Ал басқа қолданушылар базадан мәліметтер алу үшін сұраныстарды қолдануы қажет . Мәліметтер базасын жолаушы барлық қажетті сұранстарды алдын-ала даярлап қояды. Егер қолданушы өзіне қажет мәліметтеерді таба алмаса, онда ол жаңа сұраныс дайындауды қажет етеді. Егер бізге керек сұраныс мәліметтер базасынада бар болса, оны Мәліметер базасы (База данных) терезесіндегі Сұраныс (Запрос) панелін екі рет шерту әдісі арқылы таңдап аламіз.

Сұранысты конструктордың көмегімен даярлау

Ол үшін Мәліметтер базасы (База данных) терезесінің сол жағындағы Сұраныс (Запрос) элементерін таңдап алып,оң жақ терезедегі Конструкторлар режімінде сұранысты дярлау командасын таңдасақ ,үлгі бойынша сұраныс бланкі терезесі ашылады.

Үлгі бойынша сұраныс бланкі мына суретте көрсетілген.Жоғарғы бөлігінде сұраныс жіберілген кестенің құрылымы бйнеленген. Ал төменгі бөлігі бағандарға бөлінген. Оның әрбір бағаны болашақ кестенің бір-бір өрісіне сәйкестендірілген.

Үлгі бойынша сұраныс даярлау өте оңай жүргізіледі. Жанама меюдің көмегімен бланкінің жоғары бөлігінде қажетті кестелерді ашып алады.

Соның ішінен құрылатын сұранысқа қажет өрістерді тышқаның көмегімен таңдап алады. Сол кеезде бланкінің төменгі жағындағы бағандар автоматты түрде толтырлады. Сұраныстың ққұрылымын даярлауп болған соң, оны жаңа атпен сақтап қояды. Осылайша құрылған сұраныс –Таңдамаған сұраныс (запрос на выборку) деп аталады.

Таңдамаға сұраныс нәтижесінде алынған мәліметтерді қандай да бір өріс бойынша реттеп орналастырғыңыз келсе, сұрныптауды қолданамыз. Төменгі бланкінің сол жағында Сұрыптау (Сортировка) деген жол орналасқан .Солш батырмаға екі рет басу арқылы ашылған тізімен сұрыптау әдісін таңдап алуға болады:өсуі немесе кемуі бойынша. Төменгі бланкінің Экранға шақыру (Вывод на экран) жолында жалпы жағдайда Барлық өрістер үшін экранға шығарылсын деген (/) жалғауша қойылған .Егер қандай да бір өрістің мәліметтерін экранға шығармай жасырып қалу керек болса , онда сәйкес жалаушаны алып тастауға болады.

Сұрыптау шартын пайдалану.

Мәліметтер қандай да бір критерий бойынша сұрыптауды қамтамасыз етудің қосымша құралы болып Сұрыптау шарты (Условие отбора ) есептеді. Оған сәйкес келетін жол үлгі бойынша сұраныс бланкісінің ең төменгі жағында орналасқан .Әрбір өріс иүшін осы жолда жеке дара шарт беруге болады .

Есептеулері бар сұраныс.

Бұл сұраныс берілген өрістерде, қандай да бір есептеулер жүргізу қажет болғанда құрылады . Ол үшін мәліметтер базасын ашқан соң пайда болатын негізгі терезеден Сұранысты (Запрос ) таңдап ,оны Констуктор режімінде құрамыз. Сұраныс конструктор (Конструктор запросов )терезесінде өріс жолында сәйкес формуланы жасау қажет. Ең дұрысы, өрнектерді дайындауды Өрнектерді тұрғызушы (Построитель выражений) терезесінде жүргізу .

Тұрғызу терезесі төрт аймақтан тұрады :

- бірінші аймақта енгізілетін формула немесе өрнек орналасады .

Ал төменгі үш аймақ дайын стандартты функцияларды таңдап алу үшін қолданылады;

- екінші аймақта сұранысқа арналған барлық түптектер тізімі көрсетілді;

- үшінші аймақта – екінші аймақтан таңдалған түптектің элементтері бейнеленеді;

- төртінші аймақта – үшінші аймақта таңдалынып алынған элементтің ішкі элементтер жиыны жатады.

Өрнектерді тұрғызушы (Построитель выражений) терезесін ашу үшін Сұраныс конструкторының (Констуктор запросов ) аспаптар панелінде

Тұрғызу (Построить ) батырмасын басамыз.

Өрнектерді тұрғызушы терезедегі формулаға стандарттық функцияларды енгізуге және ол туралы анықтама алуға болады. Қолданушы сол алған функцияның мәндерін енгізсе болады.

Өрнектерді тұрғызушы терезесінде өрнекке стандартты функцияны енгізу үшін мәліметтер түптері тізімінен (екінші аймақта) Фунция қаптамасын ашып, Енгізілген функциялар (Встроенные функции) қаптамасын таңдап алу қажет. Ал ортанғы аймақтан, яғни үшінші аймақта функция категориясын таңдап алып, ең соңғы аймақтан өзімізге қажетті функцияны таңдап алып, Кірістру (Вставить) батырмасын басу керек.

Параметрлі сұраныс.

Мәліметтер базасын қолданушы тек дайын сұраныстармен жұмыс істей алады. Егер жобалаушы құрған сұраныста бағасы 80 теңгеден аспайтын кітаптарды іріктеп алуды ғана қарастырса, онда біз бағасы 400 теңгеден аспайтын кітаптарды іріктеп ала алмаймыз. Өйткені оған сәйкес сұраныс дайындалмаған. Осы жағдайда параметрлі сұранысты пайдаланамыз, яғни параметрдіњ мәнін өзіміз енгізу арқылы, бағасы көрсетілген параметрден кем кітаптар санын шығарып аламыз. Параметрлі с±ранысты құру үшін сұраныс бланкісінің төменгі жағында Экранға шығару жолындағы жалаушаны алып тастаймыз. Сұрыптау шарты (Условие отбора) жолындағы сәйкес өрісітің астына (Параметрді енгііз) (Введите значение параметра) деген мәтінді теру қажет.

Қорытынды сұраныс.

Қорытынды сұраныс электрондық кестелердегі қорытынды функциялардың қолданылуындай қызмет атқарады. Топтау амалдарының көмегімен қайсыбір өрісте қорытындылау функцияларын құруды жеңілдетеді. Қорытындылау функцияларына – avg (орта мәнін табу), sum (қосындыны есептеу), max (ең үлкен мәнді табу), min (ең кіші мәнді табу), count (берілген аргументтер санын анықтау) т. б. жатады.

Қорытынды сұраныс даярлау үшін Сұраныс конструкторының аспаптар панелінде Топтау операциялары (Групповые операции) батырмасын басып, сұраныс бланкісінің төменгі жағына Топтау операциясы жолын енгізу қажет. Қорытынды жүргізілетін өрістің ұяшығында топтау операциясын таңдап аламыз.

3. Қалыптармен жұмыс істеу

Қалыптар мәліметтерді енгізудің, алдын-ала қарап шығудың және түзетудің ең қолайлы әдістерін ұсынады. Олар қамтитын басқару элементтерінің көмегімен кестедегі мәліметтерге қатынау жүзеге асырылады. Мәліметтерді енгізу мен түзетуге арналған мәтіндік өрістер, жалаушалар, батырмалар, тізімдер, жазбалар, графиктік мәні OLE объектілерін бейнелеуге арналған қоршаулар басқару элементтері деп аталады. Қалыптарда бағынышты қалыптардың көмегімен байланысқан кестелердегі мәліметтерге қатынай аламыз.

Қалыптар үшін негізгі мәліметтер көзі кесте немесе сұраныс болып табылады.

Қалыптарды құрастыру

Автоқалып. Кестелер мен сұраныстардан қалыптардың айырмашылығы, оларды автоматтандыру құралының көмегімен дайындауға болады. Соның ішінде, толығымен автоматтандырылған құрал Автоқалып (Автоформа) болып табылады. Автоқалыптың үш түрі бар:

. бағандық;

. кестелік;

. ленталық.

Автоқалып дайындау үшін, мәліметтер базасының негізгі терезесінен Қалыптар (Формы) қыстырмасын ашып, Құру (Создать) батырмасын басамыз. Ашылған Жаңа қалып (Новая форма) сұхбат терезесінен автоқалыптың түрі және сол қалып негізделетін кестені (немесе сұранысты) таңдап аламыз. ОК батырмасын басқаннан кейін дайын автоқалып пайда болады. Оған мәліметтерді енгіземіз.

Қалыптарды шебердің көмегімен даярлау

Қалыптарды даярлаудың автоматтандырылған құралын қарастырайық. Қалыптар шебері Мәліметтер базасы (База данных) терезесіндегі Шебердің көмегімен қалып даярлау (Создание формы с помощью мастера) таңбашасына тышқанды шерту арқылы іске қосылады. Оның жұмысы келесідей сатылардан тұрады:

. қалыптар шеберінің жұмысының алғашқы сатысында болашақ қалыпқа кіретін кестелер мен олардың өрістерін таңдап алады;

. қалыптар шеберінің жұмысының екінші сатысында қалыптың сыртқы түрі таңдалынады;

. үшінші сатысында қалыпты безендіру стилі тңдалынады;

. соңғы сатыда құрылған қалыпты берілген атпен сақтап қояды.

Қалыптарды конструктор режімінде даярлау

Қалыптарды конструктор режімінде даярлау үшін төмендегі амалдарды орындаймыз:

1. Мәліметтер базасы (База данных) терезесіндегі Қалыптар (Формы) қыстырмасын ашу арқылы қалыптар тізімін аламыз.

2. Сол терезеде Конструктор батырмасын бассақ, Мәліметтер аймағы (Область данных) деген бір ғана бөлімнен тұратын бос қалыптың макетін аламыз.

3. Access-тің бас менюіндегі Түр-Тақырып (Вид- Заголовок) командасын орындау арқылы тағы екі бөлім қосып аламыз.

Түр – Колонтитул (Вид - Колонтитул) командасын орындап, қалыптар макетінің түрін аламыз.

Қалыптың құрылымы

Қалыптың құрылымы мынандай бөліктерден тұрады:

. Қалыптың тақырыбы (заголовок формы) оның жоғарғы бөлігін анықтайды. Тақырып аймағына мәтін, графика және басқару элементтерін орналастыруға болады. Егер қалып бірнеше беттен тұратын болса, онда тақырып бөлімі бірінші бетте ғана бейнеленеді.

. Жоғарғы колонтитул (верхний колонтитул) – қалыпты баспаға жіберердегі беттің жоғарғы колонтитулын анықтайды.

. Төменгі колонтитул (нижний колонтитул) – қалыпты баспаға жіберердегі беттің төменгі колонтитулын анықтайды.

. Мәліметтер аймағы (область данных) – түптектерден алынған мәліметтерді қамтитын негізгі бөлім болып табылады. Бірнеше беттен тұратын қалыптарда бұл бөлім барлық беттерде орналасады.

. Ескертулер (примечание) – қалыптың ең төменгі бөлігін құрайды. Бұл бөлім қалыпқа тақырып бөлімінен бірге енеді. Көп бетті қалыптарды дайындаған кезде қалыптың ескертулері тек соңғы беттен кейін шығады.

Қалыптардың басқару элементтері

Жобалаушы пайдаланатын басқару элементтері Элементтер панелінде орналасқан. Оны ашу үшін Түр – Элементтер панелі (Вид – Панель элементов) командасын орындаймыз. Элементтер панеліндегі (Панель элементов) басқару элементін таңдап алып, қалыптың қажетті аймағына қоямыз. Элементпен бірге қалып өрісіне оның біріктірілген таңбасы қойылады. Жалпы жағдайда бұл таңба стандартты болып табылады. Мысалы, батырмалар үшін Кнопка1, Кнопка2 және т.с.с. енгіземіз. Басқару элементінің қасиетін редакциялау арқылы оған сәйкесінше ат беруге болады (қасиеттерін ашуды жанама менюдің көмегімен жүргізеді).

Мәтіндік жазбалар мен суреттер қалыптарды безендірудің негізгі элементтері болып табылады. Қалыптарда мәтіндік жазбаларды құру үшін екі басқару элементтері қолданылады: таңба (надпись) және өріс.

Сурет (Рисунок), Объектінің еркін қоршауы (Свободная рамка объекта) және Объектінің біріктірілген қоршауы (Присоединенная рамка объекта) атты басқару элементтері безендірудің графиктік элементтеріндаярлау үшін қызмет атқарады. Сурет элементі графиктік файлдардан таңдалынып алынып, қалыпқа кірістіріледі. Ал объектінің еркін қоршауы элементі ретінде кез-келген графиктік объект немесе мультимедиалық объектілерді алуға болады.

4. Мәліметтерге қатынау беттерімен жұмыс істеу

Беттер – Access 2000 версиясына ғана енетін жаңа объект. Қалыптар сияқты бұл объект мәліметтерге қатынауды қамтамасыз етеді. Бірақ бұл қатынау Интернет желісі арқылы жүреді.

Қатынау беттерінің көмегімен базадағы мәліметтерді өте қашықта орналасқан тұтынушыға жіберу мәселесі шешіледі. Мәліметтер базасының өлшемдері өте үлкен болғандықтан, оларды баяу қозғалатын байланыс арналары арқылы жіберу өте қолайсыз. Оның үстіне қазіргі кездегі Web-броузерлерінің мәліметтер базасымен жұмыс істеу функциялары жоқ. Бұл қызметті қатынау беттері орындайды. Олардың өлшемдері кішірек, HTML пішімінде жазыла алады және баяу байланыс тораптары арқылы беріліп, стандартты броузерлерде шығарыла алады. Сондықтан пішімі бойынша ол Web – құжат болады және оны кез-келген Web-құжатқа кірістіруге болады. Басқа объектілерден айырмашылығы қатынау беттерінің екі түрлі табиғаты бар. Мәліметтер базасының басқа объектілері ішкі объектілер болып табылады. Мысалы, кестені (немесе сұранысты, қалыпты) біз жеке файл ретінде қарастыра аламыз.

Олар мәліметтер базасы файлының ішінде орналасыды. Операциялық жүйе аталған объектілермен жұмыс істей алмайды, өйткені олар жеке файл емес.

Олармен тек мәліметтер базасын басқару жүйесі ғана жұмыс істей алады. Ал қатынау беттерінің екі объект ретінде бейнелеу қасиеті бар: мәліметтер базасының ішкі объектісі ретінде оларды редакциялауға болады және сыртқы операциялық жүйедегі HTML пішімінде жазылған файл ретінде қарастыруға болады.

5. Есептермен жұмыс істеу

Есептер қалыптар мен қатынау беттеріне өте ұқсас келеді. Бірақ есептер мәліметтерді баспа құрылғысына шығаруға арналған. Қалыптарға қолданылатын амалдардың барлығы дерлік есептерге де қатысты.

Мұнда да жобалаудың автоматтандырылған және қолмен енгізілетін түрлері бар. Автоматтандырылған жобалау құралдары Автоесептерде жүзеге асырылған. Автоесептер (Автоотчеты) де автоқалыптар сияқты бағандық және ленталық болып бөлінеді. Автоесептерді іске қосу үшін Мәліметтер базасы – Құру – Жаңа есеп – Бағандық автоесеп (База данных – Создать – Новый отчет – Автоотчет в столбец) командасын орындау қажет.

Есептерді дайындаудың екінші бір әдісі – Есептер шебері (Мастер отчетов). Оны іске қосу үшін Мәліметтер базасы (База данных) терезесіндегі Шебердің көмегімен есеп даярлау (Создание отчетов с помощью мастера) таңбашасын тышқан батырмасымен екі рет шерту қажет.