Перечислите требования, предъявляемые к оформлению и заполнению первичных документов.

Date: 2015-10-07; view: 890.

К составлению документов предъявляются определенные требования. Все документы должны оформляться своевременно в момент совершения операции, качественно, содержать достоверные данные и обязательные реквизиты, аккуратно, разборчиво, без подчисток, помарок и недоговоренных исправлений. Свободные строки в первичных документах обязательно прочеркиваются. Выписывать документы разрешается чернилами или шариковыми пастами синего, фиолетового или черного цвета вручную, на пишущих устройствах, ПЭВМ. Дата составления указывается: число цифрой, а месяц - прописью. В денежных банковских документах сумма указывается цифрами и прописью с заглавной буквы. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные документы можно внести исправления лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что заверяется подписями тех же лиц. Отдельные документы в соответствии с действующими нормативными положениями относятся к бланкам строгой отчетности. Такие формы (бланки) документов изготавливаются типографским способом с обязательным проставлением номера и серии. К ним относятся товарно-транспортные накладные, товарные накладные и др. Ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, а также за качественное их составление и передачу в установленные сроки для дальнейшей обработки несут должностные лица, подписавшие этот документ.

47.Охарактеризуйте классификацию бухгалтерских документов.
Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

1) по назначению(распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные)
К организационно-распорядительнымдокументам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности . Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.
К оправдательным документам относятся накладные, требования , акты приемки. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры. Оправдательные документы составляются лицами, ответственными за совершение хозяйственных операций и ими подписываются.
Документы бухгалтерского оформления - это такие документы, которые создаются работниками бухгалтерской службы организации для упрощения и ускорения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов для отражения в бухгалтерском учете.
Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Они служат одновременно и распоряжением на выполнение данной операции и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указания о порядке отражения ее на счетах.
2) по содержанию хозяйственных операций (материальные, расчетные, денежные) :
Материальные отражают движение товарно-материальных ценностей. К расчетным относятся документы по оформлению расчетных взаимоотношений по возникшим обстоятельствам. К денежным относятся документы по оформлению операций с наличными и безналичными денежными средствами (расходные и приходные кассовые ордера, банковские чеки и др.).

3) по объему отраженных в них операций(первичные и сводные)
Первичными документами являются такие, которые оформляют хозяйственные операции в момент их совершения и составляют основу для всех последующих учетных записей. Сводными документами являются такие, которые составляются на основании ранее составленных первичных документов. Группировка первичных документов в сводные осуществляется по однородным группам.

4) по способу использования(разовые и накопительные)
Разовые документы нужны для отражения одной или нескольких однородных хозяйственных операций, совершаемых одновременно. Накопительные - для регистрации и накапливания однородных хозяйственных операций, совершаемых в разное время. В отличие от разовых, накопительные документы используют с целью учета после того, как в них записана последняя операция и подведен итог всех записей.

5) по числу учитываемых операций(однострочные и многострочные)
Однострочные - содержат одну учетную позицию. Многострочные - содержат две или более учетных позиций.

6) по месту составления(внутренние и внешние)
Внутренние - документы, оформляемые в организации и имеющие внутреннее применение. Внешние - составляемые в других организациях, но используемые в бухгалтерском учете данного предприятия.

7)по способу заполнения(вручную и автоматизировано)

8) по основанию носителя(бумажный и машинный)

48.Опишите бухгалтерскую обработку первичных документов.
Учетная обработка документов в бухгалтерии осуществляется следующим образом. Поступившие в бухгалтерию документы должны быть всесторонне проверены с трех позиций: по форме, т.е. в отношении правильности и полноты заполнения реквизитов. Эта проверка заключается в выяснении бухгалтером подлинности подписей лиц, составивших документ; установлении наличия всех требуемых в форме документа реквизитов, выявлении подчисток и не оговоренных или неправильно сделанных исправлений и т.д.; по существу, т.е. выяснить соответствие хозяйственных операций в документе действующему законодательству (законность и хозяйственную целесообразность). Например, при проверке авансового отчета по командировке надо знать порядок и нормы оплаты суточных, расходов по найму жилья, проезда и т.д.; по арифметической проверке, т.е. проверить правильность подсчетов, выведения итогов, вычисленных процентов.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются обработке, которая состоит из следующих этапов: Таксировка — это определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель. Группировка — это объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой либо период. Например, кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, что находит отражение в отчете кассира. Контировка (проставление корреспонденции счетов) — это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций.

49.Дайте определение «документооборот». Опишите организацию документооборота и порядок хранения документов.
Для рациональной организации учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию организации. Необходима такая система их выписки и обработки, которая способствует максимальному ускорению документооборота. Документооборот — это движение документа от момента его составления, через все стадии учетной обработки, до передачи на хранение в архив. С целью рациональной организации бухгалтерского учета в объединении, организации, должен разрабатываться план-график документооборота, который утверждается руководителем и является обязательным для всех работников, связанных с оформлением документов. В плане-графике указываются назначение каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработки их в бухгалтерии, записи в учетные регистры и др. План-график документооборота составляет главный бухгалтер. Контроль за его выполнением также возлагается на главного бухгалтера.
Более развернуто про организацию документооборота:

Движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком (схемой) документооборота (далее - график).Работу по составлению графика организует главный бухгалтер. График является обязательным элементом приказа (иного документа) по учетной политике организации. График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения их каждым первичным учетным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) обязаны представлять документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику. Ответственность за соблюдение графика несут лица, составившие и подписавшие документы, указанные в графике. Контроль за соблюдением исполнителями графика по организации осуществляет главный бухгалтер.

Хранение документов бухгалтерского учета и отчетности:

1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность, другие документы, связанные с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь.

2. При хранении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа.

3. Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности.