Процессы bid management.

Date: 2015-10-07; view: 445.

Отойдем от двух объемных областей знаний, про которые написано достаточно большое количество литературы и опубликовано огромное количество статей.

В свете идентификации потребностей крупного заказчика — бизнеса и подготовки предложения для него, очевидно, квалификации одного человека будет недостаточно. Для анализа запроса, организационного окружения, идентификации бизнес — потребностей, анализа внутренних возможностей, принятия десятков и сотен решений по ключевым вопросам, и, как финал, подготовки предложения и переговоров с заказчиком (покупателем) необходимо огромное количество специалистов, собранных с целью подготовки конкурентоспособного предложения в условиях сжатых сроков и ограниченных ресурсов: человеческих, финансовых, временных, качественных.

Также очевидно, что этой командой необходимо управлять. Руководитель этой команды должен обладать навыками менеджера и лидера; должен разбираться в предметных областях; иметь обширные знания и навыки в областях: управление рисками; юридические знания; управление человеческими ресурсами; управление коммуникациями; навыки лидера; глубокие технические знания продукта и процессов его внедрения; управление поставками; управление временем/расписанием; управление интеграциями; и так далее.

Исходя из описания требуемых навыков и знаний, этот человек должен быть менеджером проектов в области продаж.

Определим формулировки:

Bid management — это применение знаний, навыков, различных инструментов и технологий к области управления процессом предложения цены и товаров с целью достижения требований потенциального или существующего заказчика. Применение таких знаний требует эффективного управления соответствующими процессами.

Bid manager — это менеджер проекта по подготовке технико-коммерческого предложения.

Если рассматривать процесс управления подготовкой технико-коммерческих предложений, то обновленный процесс будет выглядеть следующим образом:

Кликните, чтобы увеличить

Итак, мы имеем уже три области управления: продажами, подготовкой технико-коммерческих предложений и управления проектами.

Рассмотрим теперь процесс bid management. Я сознательно опускаю термин «процесс подготовки предложения», поскольку процесс подготовки предложения, как можно видеть из диаграммы — это одна из стадий процесса.

Кликните, чтобы увеличить

Bid management process состоит из следующих стадий:

1) Получение запроса на предложение, цену, информацию, и так далее (от английского: RFP — request for proposal, RFQ, RFI, etc.); анализ поступившего предложения, внешнее окружение компании — покупателя, его внутренние процессы и организационную структуру, выявление заинтересованных лиц, конкурентов и так далее. Являясь проектом по подготовке предложения, активность несет на начальном этапе огромные риски. Компания-продавец не имеет ни малейшего представления или весьма поверхностное представление о компании-покупателе, а также что спровоцировало ее рассматривать предложения на те или иные продукты и услуги. Следовательно, управление рисками является неотъемлемой составляющей процесса подготовки предложения от поступления запроса и до выдачи предложения компании-покупатель.

2) Квалификация запроса и принятие решения: готовить предложения или отклонить его. Здесь важно понимать то, что в отличие от проекта по внедрению продукта или услуг проект по подготовке предложения не приносит прибыли. Его цель — это получение контракта на поставку продуктов и услуг. Проект по подготовке предложения только потребляет внутренние ресурсы компании. Поэтому очень важно квалифицировать этот запрос на как можно более ранних этапах и принять решение: по ком этот запрос плачет. Если шансы выиграть тендер по тем или иным причинам ничтожен, то лучше его отклонить. Однако всегда важно понимать, какие цели преследует компания-продавец, готовя предложение;

3) Планирование процесса подготовки ответа. Как и в любом проекте, качественное планирование повышает шансы подготовки высококачественного предложения в условиях проектных ограничений: временных, финансовых, людских и так далее. Именно в процессе планирования подготовки ответа выявляются роли и ответственности команды по подготовке предложения, и происходит выделение человеческих ресурсов;

4) Подготовка предложения. Осуществляется подготовка технико-коммерческого предложения на основании потребностей компании-покупателя. Кроме того, в процессе подготовки предложения осуществляется контроль и управление членами команды, постоянный мониторинг рисков, изменяющихся требований, сроков подготовки предложения, а также реагирование на малейшие изменения в ходе подготовки предложения согласно плана подготовки предложения.

5) Рецензирование предложения. Необходимая часть подготовки ответа. Для того чтобы предложение выглядело целостным, легко читаемым и доступным для понимания различным организационным уровням компании-покупателя от специалистов до топ менеджеров, необходимо привлечь специалистов для подготовки резюме на предложение. В процессе рецензирования могут вноситься изменения в различные части предложения до момента, пока предложение не будет удовлетворять широкую аудиторию компании-продавца.

6) Отправка предложения включает комплекс мер по подготовке предложения к отправке согласно требованиям компании-заказчика таким как: требования к способу отправке, выбору транспортной компании, виду и размерам почтового отправления, подписей на конвертах и так далее. Bid manager отвечает за своевременную отправку предложения согласно требованиям компании-покупателя.

7) Закрытие. Процесс может включать или не включать следующие активности: переговоры с заказчиком с целью согласования всех условий контракта и его цену; подготовка и проведение презентаций продукта представителям компании-покупателя; сохранение тендерной документации и документации по проекту с целью дальнейшего использования в качестве входов процессов управления проектом по поставке и внедрению продукта и так далее.