Требования, предъявляемые к информации

Методы исследования информационных потоков применяются в исследовании информационно-поведенческой подсистемы. Основные цели изучения информационных потоков:

1) выявление расхождений в объемах генерируемого во внутренних срезах информационного разнообразия, возможностях его восприятия и переработки на уровнях управленческой иерархии;

2) установление способности ИПП получать и перерабатывать внешние информационные потоки, воспринимать внешнюю информацию для эффективного обеспечения управленческих процессов;

3) выявление несоответствий между информационной структурой, базирующейся на функциях, связях и отношениях, и организационной структурой.

Основные задачи, решаемые в ходе исследования информационных потоков:

1) изучение структуры и состава информационных ресурсов;

2) наличие и состав информационных ресурсов на бумажных носителях;

3) наличие и состав электронных информационных ресурсов;

4) наличие и состав аппаратных и программных средств;

5) определение процессов формирования и маршрутов движения документов;

6) анализ информационных потоков: входящих и исходящих;

7) представление процессов формирования и маршрутов движения документов;

8) анализ информационных потребностей;

9) определение информационных потребностей данной организации;

10) группы пользователей;

11) место информационной деятельности в структуре должностных обязанностей каждого сотрудника;

12) основания и процессы принятия управленческих решений (Модин, 1970).

Основные объекты исследования:

1) документированные и недокументированные сообщения (документы, правила ведения бизнеса, данные);

2) процессы формирования и расчета показателей и сообщений, нормы и нормативы по этим процессам;

3) маршруты движения сообщений.

Программа исследования информационных потоков в организации должна включать следующие основные разделы:

1) выявление подразделений, выполняющих функции планирования и управления производственно-хозяйственной деятельностью организации – источников ведущих информационных потоков в рамках функций организации (предприятия);

2) определение функций, содержание задач, работ и процедур в рамках функциональной и организационной структур СУ – источников информационных потоков по остальным функциям организации;

3) выявление форм документации, техники их заполнения и обработки (назначение документа, количествоэкземпляров, наименование реквизитов и показателей документов, кем реквизиты заполняются и т.п.);

4) составление маршрутов движения потоков информации по подразделениям, а также входящей и исходящей информации;

5) изучение используемых номенклатур ресурсов и их шифры;

6) определение достигнутого уровня механизации планово-управленческих работ

Метод инвентаризации является наиболее трудоемким, поскольку требует фиксации всего разнообразия сообщений (документов, правил ведения бизнеса и данных). Но этот метод позволяет получить исчерпывающую картину. Метод типических групп позволяет анализировать определенный вид сообщений.

Графический метод[61] используется для визуализации потоков сообщений в организации по следующим направлениям:

1) источникам и получателям;

2) видам сообщений;

3) срокам формирования сообщений у источника и поступления адресату;

4) периодичности;

5) объему;

6) срокам и участникам контроля и т.д.

В сущности, это информационная структура или модель организации. Она позволяет определить отклонения в продвижении информации по контурам ее движения и преобразования, возможности потери информации в процессе передачи и движения сообщений. Поэтому надо иметь в виду, что полноценное исследование информационных потоков может быть проведено только наряду с функциональным анализом.

Расчет показателей и формирование сообщений, их фиксация по источникам и получателям, накопление, обновление и хранение должны производиться по определенным правилам.

Исходные данные для уточнения и разработки информационной модели (документированной части) формируются на основе ручной или компьютерной обработки анкет характеристик сообщений и показателей (разработочные таблицы, набор документов или их копий) и представляются в следующем виде

1) перечень наименований сообщений, поступающих в подразделение;

2) перечень наименований сообщений, разрабатываемых данным подразделением; перечень всех сообщений, поступающих в данное подразделение, с указанием, откуда поступило каждое из них;

3) перечень наименований всех выходящих из данного подразделения сообщений с указанием их адреса;

4) перечень справочных данных и законодательных положений, используемых в работе подразделений;

5) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, поступающем в подразделение;

6) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, разрабатываемом в данном подразделении;

7) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, выходящем из данного подразделения;

8) наименование различных подразделений и внешних организаций, с которыми взаимодействует данное подразделение;

9) наименование признаков, имеющихся в данном сообщении.

Существующая СУ в организации находит свое материальное воплощение в документообороте и организационной структуре. Документооборот организации отражается непосредственно в информационных моделях. Для полноты описания существующей СУ в них целесообразно выделить признаки организационной структуры. Для этого строят модель подразделения в разрезе групп сообщений и сводную модель в разрезе подразделений.

65.Различают шесть типов общения в зависимости от степени погруженности в личность собеседника.

1. Примитивный. Это тип общения, при котором партнер не стремится установить полноценный контакт с собеседником, слушать и слышать его. Такое поведение характерно для нетрезвых людей, посвящающих в свои проблемы через доску объявлений в Зеленокумске всех окружающих.

2. Уровень масок. Для этого уровня характерна обезличенность со стороны партнера. Общение на уровне масок типично для людей, чья профессиональная деятельность связана с необходимостью вступать в множество контактов, в число которых включается и контакт глаз, приветствия м т. д. Такие люди имеют привычку общаться автоматически, не открываясь собеседнику. Каждый из нас имеет множество масок, надевая которые, мы теряем способность к самовыражению и полноценному общению, что сказывается и на отношениях с близкими и любимыми людьми.

3. Манипулятивный. Манипулятивный тип общения предусматривает взгляд на собеседника как на средство получения выгоды. Такой тип общения не исключает с виду заинтересованного, приветливого общения. Манипулятор всеми силами старается получить желаемое.

Рассмотрим наглядный пример манипулятивного типа общения под названием «бутерброд». Перед нами семейная пара. Муж просит супругу приготовить ему бутерброд со старой котлетой, который он собирается съесть на обед на работе. При этом на работе имеется отличный буфет с низкими ценами. Манипуляция налицо: супруг сознательно проявляет стремление экономить, чтобы жена перестала укорять его по поводу излишних затрат и отказалась от попыток убедить его купить ей шубу.

4. Деловой. На данном уровне общения собеседник учитывает темперамент, возраст, привычки, вкусы собеседника. Однако, все это служит одной, общей для вас обоих цели. Деловой тип общения уместен не только в процессе рабочего общения, но также и в семейной жизни, и в дружбе. У всех нас есть общие цели – построить крепкую счастливую семью, получать радость от общения.

5. Игровой. В процессе игрового общения партнеры импровизируют, играют определенные роли, разыгрывая небольшие сценки из жизни героев фильмов, книг и т. д.. Например: муж вернулся из супермаркета с сумкой продуктов и разыгрывает роль Деда мороза с мешком подарков. Жена подыгрывает ему, и, таким образом, они разбирают сумки и отлично проводят время вместе. Общение такого типа поднимает настроение, снимает напряженность между собеседниками, является проявлением свободы и раскованности в общении.

6.Духовный. Наивысшая степень внимания к личности партнера характерна для духовного уровня общения. Общение данного типа потребует от партнеров значительных усилий, понимания потребностей друг друга. Когда муж вспоминает армейские приключения, жена перебивает его словами: «Вместо того, чтобы языком трепать, лучше бы кран починил». Супруга духовного уровня общения явно не достигла.

88. Социально-психологические методы управления основаны на использовании в процессе управления персоналом социальных и психологических интересов как отдельных работников, так и коллектива в целом.

Использование социально-психологических методов предполагает оценку социально-психологического микроклимата в коллективе и его роль в формировании отдельных работников. Она осуществляется с использованием психологических тестов, наблюдений, анкетирования и т.д.; разработку мероприятий по развитию социально-психологических отношений в коллективе до требуемого уровня с помощью учебы, психологических тренингов; учебу руководителей по овладению социально-психологическими методами управления коллективом, подготовку коллектива к приему социально-психологических методов воздействия со стороны руководителей

Поскольку содержание духовной жизни общества отличается исключительным разнообразием, различны интересы, вкусы и взгляды различных групп людей, социально-психологические методы также весьма разнообразны. Один из возможных способов заключается в последовательной иерархии социальных процессов по уровням:

1) общество;

2) коллектив;

3) группа;

4) личность.

Методы управления внутригрупповыми явлениями и процессами действуют на уровне взаимоотношений между членами коллектива или отдельной группы.

Социальные методы управления - это способы воздействия на социальные интересы персонала организаций в целях активизации их деятельности, придания ей творческого и истинно заинтересованного характера. Особенностью этих методов является их общность. В удовлетворении этой группы интересов заинтересована основная масса работников или весь персонал. Поэтому социальные методы, с другой стороны - это воздействие субъектауправления на общие интересы персонала фирм. Задача менеджмента при этом заключается в выявлении степени общности интересов персонала и выработке действенных способов их удовлетворения. Существует комплекс методов по решению этой внутрифирменной задачи - это социальное исследование, планирование и регулирование. Социальные исследования - это методы изучения социальных интересов персо-нала.

Психологические методы управления - это способы регулирования взаимоотношений между людьми с целью формирования благоприятного психологическою климата, который является одним из важнейших факторов высокоэффективной деятельности людей. Эти способы многочисленны и разнообразны, их эффективность во многом определяется искусством менеджеров объединять персонал и создавать здоровый корпоративный дух. Назначение этих методов связано с формированием условий, при которых личность работника максимально раскрывает и в своей деятельности использует творческий потенциал, активность, энергию для блага всей фирмы. Как и другие виды методов, психологические способы и приемы воздействия на людей направлены на удовлетворение психологических интересов личности, проявляющихся в потребностях иметь комфортные условия труда, справедливую оценку трудового вклада и его общественное признание, пребывать в группе людей с близкими мировоззренческими взглядами, а также в потребности творческого характера трудовой деятельности. Особенностью психологических методов является то, что они не требуют сколько-нибудь значительных материальных затрат, но несмотря на это, их воздействие на людей результативность. Различают следующие группы психологических методов: методы комплектования малых групп, которые призваны обеспечивать оптимальную численность людей в группе, их психологическую совместимость; методы установления благоприятных для совместной деятельности взаимоотношений отношений между руководителем и подчиненными; методы гуманизации труда базируются на объективной потребности людей в определенных требованиях к свойствам среды, в которой протекает деятельность; методы профессионального отбора и соответствующего обучения работников исходя из индивидуальных способностей и их эффективного применения в фирме.

Социальная психология рассматривает управление как постоянно осуществляющийся и воспроизводящийся на различных уровнях развития организации процесс целесообразного воздействия на управляемую систему. Для достижения организационных целей топ менеджментом разрабатывается стратегия управления организацией и ее тактические ходы. Ни то, ни другое будет неэффективным, если при этом не учитываются социально-психологические факторы в организации.