Термінологічна експансія: історія і ставка.

Date: 2014-03-21; view: 1551.

Традиції та новації Національного стандарту України ДСТУ 2732:2004.

Розробки термінологічних стандартів в галузі діловодства й архівної справи в 1960–1990-х рр

Уніфікація понятійного аппарату

Одна з основних проблем, що виникає у зв'язку із інтенсифікацією інформаційного обміну та зміною його технологій у багатьох галузях діяльності, є уніфікація термінології.

Звернемо увагу на саме значення понять «термін» і «дефініція». Від моменту виникнення, в епоху пізньої античності, слово «термін» тлумачилося як межа, кордон, за середньовіччя – визначення, означення. Пізніше, з розвитком науки, на тлі розроблення теорії терміна з'являється інше пояснення його змісту, яке зросло на грунті філософії та її супутниці – логіки. Модерні (новітні) універсальні та спеціальні енциклопедичні словники трактують «термін» як «слово або словосполучення, що означає чітко окреслене спеціальне поняття якої-небудь галузі науки, техніки, мистецтва, суспільного життя тощо», «слова або сталі словосполучення, за якими закріплено наукові або спеціальні поняття певної науки, наукової дисципліни, галузі діяльності», «призначення певного поняття у фаховій мові за допомогою лінгвістичного виразу» (ДСТУ 3325-96 «Термінологія. Визначення основних понять» національна версія міжнародного стандарту ISO 1087-90 у термінознавстві). Загальними прикметними ознаками терміну вважаються: однозначний, точний, байдужий до контексту, тотожний поняттю в обсязі пізнаного, стилістично нейтральний, системний конвенційний, лаконічний тощо.

Наразі є неоднозначним поняття «дефініція». Дуже часто воно вживається як повний синонім слова визначення чи як його видовий термін, напр.: "Дефініція – це коротке визначення певного поняття", "Дефініція – пояснення значення (смислу) терміна та/чи об’єму (змісту) висловлюваного цим терміном поняття".

Сукупність термінів, пов'язаних між собою понятійними зв'язками, складає термінологію, або термінологічну систему. В ній зосереджено понятійний апарат даної науки чи галузі. Це засіб професійного спілкування і водночас інструмент наукової думки. Термінологія (Терминоведение (терминология - устар.) — наука, изучающая специальную лексику с точки зрения её типологии, происхождения, формы, содержания (значения) и функционирования, а также использования, упорядочения и создания.).

С терминоведением тесно связана терминография — наука о составлении словарей специальной лексики. Ряд специалистов даже рассматривает терминографию как раздел терминоведения. Многие проблемы, исследуемые терминоведами, возникли в практике разработки специальных словарей, и решение этих проблем влияет на методы составления словарей. В то же время изучение любой области специальной лексики неизменно связано с терминографией, поскольку результаты работы по выявлению, исследованию и упорядочению терминологии обычно оформляются в виде словаря.).

Невід'ємною частиною термінознавства є терміносистема (терминосистемы — упорядоченное множество терминов с зафиксированными отношениями между ними, отражающими отношения между называемыми этими терминами понятиями.).

Схема впорядкування термінології є загальновідомою. Спочатку – це повне виявлення понять, системи понять, а за тим – розроблення впорядкованої системи термінів (визначення її меж, структурних особливостей, повноти значень).

У межах керування документацією проблема уніфікації реалізується за допомогою розроблення спеціалізованих термінологічних стандартів та словників. Джерелами визначення понять сфери керування документацією стали законодавчі акти, що регламентують діяльність національних архівів (НА), словники, розроблені фахівцями національних та міжнародних організацій і установ, міжнародні стандарти.

Терміни з керування документацією можна умовно поділити на такі групи:

1) базові поняття (інформація, документована інформація, документ, службовий документ; інформаційна система, доступ, дані, документування, інформаційний менеджмент, службова особа, що керує документацією та інші);

2) види документів та їх носії (оригінал, копія; проект, витяг, протокол, звіт; справа; диск, магнітна стрічка, магнітний диск, дискета, оптичний диск та інші) ;

3) установи, що здійснюють інформаційну й документаційну діяльність, їх документація, підрозділи, основна функція яких зберігання та опрацювання документів (відомчі архіви, поточні документи, напівактивні документи, документи, що вже не мають практичної цінності, документи урядових установ, центр документації, канцелярія, загальний відділ) ;

4) процеси керування документацією та їх засоби (експертиза цінності документів, критерії цінності документів, переліки документів зі строками зберігання, передавання документів до архіву та вилучення їх для знищення; описування документів, контрольний словник, класифікація, тезаурус, індексування; зберігання, проміжне зберігання, електронний документ та інші) ;

5) користування документами (використання інформації, доступність документів, відкритий доступ, закритий доступ) ;

6) забезпечення збереженості документів (зберігання, опрацювання документів) ;

7) правові аспекти роботи з документами та інформаційної діяльності (документи державних установ, статус яких визначається загальнодержавним законодавством; сертифікація документів, завірена копія; авторське право, право конфінденційності та доступу до інформації, захист даних, дата доступу, документи відкритого доступу, документи з обмеженим доступом, документи із закритим доступом) .

Загальнонауковими термінами й поняттями у сфері керування документацією вважаються такі поняття:

- система – (от др.-греч. (systema) — целое, составленное из частей, соединение) —множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определённую целостность, единство.

- структура – (от лат. Structūra — «строение») имеет целый спектр значений, встречающихся в различных областях человеческого знания и практике.

- функції- (лат. Functio — исполнение) — обязанность, круг деятельности. «Функция — это существование, мыслимое нами в действии» (Гёте)

- інформа́ція — (від лат. «informatio», яке має декілька значень: Роз'яснення; виклад фактів, подій; Витлумачення; представлення, поняття; Ознайомлення, просвіта.

- Классифика́ция (классифицирование) — процесс группировки объектов исследования или наблюдения в соответствии с их общини признаками. В результате разработанной классификации создаётся классифицированная система (часто называемая так же, как и процесс — классификацией)

- моде́ль (фр. modèle, от лат. Modulus — «мера, аналог, образец») — некоторый материальный или мысленно представляемый объект или явление, являющийся упрощённой версией моделируемого объекта или явления (прототипа) и в достаточной степени повторяющий свойства, существенные для целей конкретного моделирования (опуская несущественные свойства, в которых он может отличаться от прототипа).

2. Розробки термінологічних стандартів в галузі діловодства й архівної справи в 1970–1990-х рр.

Перші спроби уніфікації понятійного апарату у сфері документування управлінської діяльності й організування роботи з управлінськими документами. У 1960 – 1970-х роках значну частину документознавчого термінологічного доробку склали міжгалузеві словники, державні стандарти з галузевої термінології. Зокрема завершується підготовка «Краткого словаря архивной терминологии» (1968 р.), «Краткого словаря видов и разновидностей документов» (1974 р.), який став продовженням праці, розпочатої ще на початку ХХ ст.. видатним науковцем О. С. Лаппо-Данилевським (Термінологічний словник приватних актів Московської держави, 1922 р.) Важливим результатом упорядкування термінології стала поява нормативно-технічних документів – державних стандартів ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ 6.10.2-75 «Уніфіковані системи документації. Терміни та визначення» та інших, в яких тлумачиться базові родові терміни, що лежать в основі галузевої терміносистеми.

У 1988 р. колегією Головархіву СРСР були схвалені основні положення “Государственной системы документационного обеспечения управления”, в яких уже згадується термін “керування документацією”, правда подано його в дужках до терміна “організація роботи з документами”, і мав він таке визначення – “создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ее потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами”. До організації роботи з документами також включалась організація раціонального документообігу, створення інформаційно-пошукових систем за документами, контроль виконання документів, підготовку документів для передачі до відомчого архіву [16, с. 29].

Для уніфікації основних термінів і нормативного закріплення сталого розуміння їх визначень, яке склалося у середовищі науковців і практиків відповідної галузі, розробляються термінологічні стандарти. Першим таким стандартом у сфері діловодства й архівної справи став ДСТУ 2732-94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення», розроблений Державним науково-дослідним інститутом «Система» Держстандарту України замість ГОСТ 16487-83.

Зміст і структура ДСТУ 2732-94 були неоднозначно сприйняті фахівцями, спонукавши наукову спільноту до конструктивного обговорення. Вказувалося на ігнорування при його розробленні зауважень Головного архівного управління України, деяких державних архівів, досвіду, накопиченого архівістами країни, критичного аналізу попередніх нормативних видань, створених за часів Радянського Союзу. Аналізуючи зміст розділу «Загальні поняття» ДСТУ 2732-94, маємо констатувати фіксацію лексичних одиниць, властивих не лише діловодству й архівістиці, але й документознавству, пояснення яких почасти відчутно наслідує визначення ГОСТ 16487-83.

Доповнення словника й тлумачення нововведених термінів мають недосконалу форму та неточне визначення сутності. Складається враження механічного підходу до його розроблення, без урахування процедури впорядкування термінології, яка має передувати офіційному оформленню у вигляді державного стандарту.

Схема впорядкування термінології є загально відмінною. Спочатку – це повне виявлення понять, системи понять, а за тим – розроблення впорядкованої системи термінів (визначення її меж, структурних особливостей, повноти значень). Недостатнє впорядкування термінології на рівні ДСТУ 2732 – 94 призвело до порушення цілісності системи термінів, що відображають поняття діловодства та архівної справи в практичній сфері, а також позірного з'ясування їх значення.

Найгрунтовніші зауваження до державного стандарту склав С.Г. Кулешов. Як термінологічні враження сприймаються нотатки вченого щодо змісту розділу «Загальні поняття» ДСТУ 2732-94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять», що з’явилися в 1997 р. під назвою «Про базові поняття документознавства». У цій статті автор висловив міркування, які пізніше були продовжені в монографії «Документознавство: Історія. Теоретичні основи». Критиці було піддано словник, структуру стандарту та зафіксовані в ньому визначення термінів. Учений запропонував розширити словник стандарту за рахунок таких термінів, які б означили види документів, їх функції, процеси класифікування тощо, що, власне, і сталося при підготовці Національного стандарту України ДСТУ 2732:2004.

В 1998 році УНДІАСД Держкомархіву України був виданий перший український термінологічний тлумачний нормативний словник «Архівістика». Його поява продовжила низку термінологічних здобутків української лексикографії. При підготовці словника було враховано два важливі організаційну моменти. Перший полягав у залученні до співпраці спеціалістів дотичних до архівістики наукових дисциплін, галузей знань, а другий — термінологів. До редакційної колегії й авторського колективу «Архівістики», увійшли здебільшого представники Держкомархіву України, УНДІАСД, центральних державних архівів, інших архівних установ, академічних інституцій. Такий склад авторського колективу сприяв окресленню кола різнопланових термінологічних джерел словника, формуванню системного складу галузевої термінології, всебічному обговоренню типових вимог до кодифікації термінів, інших заходів, пов’язаних із упорядкуванням та уніфікацією архівної терміносистеми.

Кількість термінів у словнику склала 800 одиниць. Словник містить терміни-слова і терміни-словосполучення, а також «витлумачення значень слів ... заради чого й укладаються майже всі словники».

За специфікою жанру словника в блоці документознавчих термінів розглядаються ті, які можна вважати загальними, притаманними діловодству й архівній справі.

Традиції та новації Національного стандарту України ДСТУ 2732:2004. Необхідність розробки нового Національного стандарту України ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять”. Зміст поняття “керування документацією”. Удосконалення терміносистеми на прикладі стандартизації основних термінів із документаційного забезпечення управління. Сучасна спеціальна лексика керування документацією. Узгодження вітчизняної терміносистеми керування документацією зі змістом інших національних і міжнародних стандартів у сфері інформації та документації.

ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. Термінологічні розбіжності російського та українського стандартів. Міжнародний стандарт ISO 5127/1-2001 “Information and documentation: Vocabulary”. Вітчизняні та зарубіжні дефініції поняття “керування документацією”. Підготовка та редагування національного стандарту “Інформація та документація. Керування документацією”: проблеми термінології.

Еволюція науки зумовлює таку якість термінології, як змінність. Зміни в змістісучасної спеціальної лексики діловодства й архівної справи, інших національних і міжнародних стандартів у сфері інформації та документації спонукали переглянути ДСТУ 2732-94. Із 1 липня 2005 р. набула чинності нова його редакція — Національний стандарт ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна, справа. Терміни та визначення понять». Розробником державного стандарту стала провідна вітчизняна наукова інституція в галузі архівної справи та документознавства — УНДІАСД Держкомархіву України. Цей факт сприяв утвердженню у визначеннях змісту одиниць галузевої термінології позиції київської школи традиційного документознавства, представниками яцюї є С.Г. Кулешов (керівник проекту), О.М. Загорецька, Л .О. Драгомірова, Л.В. Кузнєцова, А.Л. Маньковський та ін.

За час, що минув від 1994 р. (поява першого в;Україні термінологічного стандарту з архівної справи та діловодства), з’явилося багато термінологічніих словників, довідників, законодавчо затверджених стандартів, що унормували терміносистеми різних наукових дисциплін. Саме тому джерельну базу стандарту ДСТУ 2732:2004 склали зарубіжні та вітчизняні нормативні, нормативно-правові акти останнього десятиліття, сфера застосування яких або збігається;, або є «пограничною». До стандарту ввійшло 159 основних лексичних одиниць, пов’язаних із теорією та технологією діловодства й архівної справи. Кількісне зростання обсягу словника ДСТУ 2732:2004, порівняно з ДСТУ 2732—94, засвідчило не тільки розширення тезаурусу спеціальної лексики, але й якісно нові умови її побутування. Дефінітивне визначення понять і термінів традинійно супроводжується цифрово індексацією, що вказує на місце терміна у терміносистемі, а також їх відповідниками англійською,та російською мовами, Стандарт містить абеткові покажчики українських, англійських, російських термінів, які доповнюють його основний зміст, юридичні терміни, вжиті у визначеннях нормативного документа.

Формування словника ДСТУ 2732:2004 відбуваюся з урахуванням логіки поділу поняття(порядок виокремлення родового поняття, що ділиться) та правила визначення критеріїв поділу. В умовах, родо-видової класифікації понять досягається успішний розпад складу термінів на терміноелементи, що виявляє при цьому всі терміночастини цілого, пов’язані між, собою родо-видовими відносинами.

Застандартизовані терміни мають чітко окреслену сферу застосування, уточнену, форму, виразніше означений зміст. Кількісне розширення словника відбулося переважно за рахунок уведення спеціальних назв реквізитів службового документа, а також базових термінів архівістики, пов’язаних із формуванням НАФ України та забезпеченням зберігання й обліку архівних документів, що сприяло унормованому застосуванню відповідної лексики в науковому обігу.

Вперше у вітчизняному стандарті ДСТУ 2732:2004зафіксоване поняттякерування документацією. Воно визначається як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання та функціювання службових документів. Це поняття було віднесено до розділу «Діловодство» і визначено частиною документування управлінської інформації.

Своєрідним продовженням термінологічного словника «Архівістика» став науково-видавничий проект УНДІАСД – словник «Українська архівна енциклопедія», виданий у 2008 році. Словник формувався за кількома напрямами, у т.ч. і документознавчим. Основу статей блоку «Документознавство та діловодство» становлять терміни ДСТУ 2732:2004. Зафіксоване в передмові пояснення щодо статей блоку зводиться до поділу документознавчих термінів на «загальні поняття, пов’язані з характеристиками та ознаками документів, і спеціальні терміни історичного й управлінського документознавства, що позначають окрем і історичні та сучасні види документів, класи документації», а серед лексичних одиниць діловодної термінології відібрано лише ті, які відображають «процеси створення організаційно-розпорядних документів та роботу зі службовими документами у сфері діловодства».

Енциклопедичний статус видання зумовлює інший формат статей, порівняно з «Архівістикою», і передбачає наявність не тільки дефінітивного визначення термінів і понять, але і їх граматичну та стилістичну характеристики, роз’яснення, ілюстративні цитати чи речення (випадки вживання), ісгорико-етимологічну (історія походження, еволюція, трансформації), принаймні для тих із них, що є фундаментальними, а також бібліографічну довідки. Енциклопедія сформована у три робочі зошити. Статті з докумектознавчої, діловодної термінології, вміщені в перших робочих зошитах, демонструють деяке ігнорування формальних ознак видання, яке має бути, за задумом його творців енциклопедією. Хоча сфера керування документаційними процесами найшла своє відображення в сучасній енциклопедії.

Згодом в ДСТУ 4423 -1:2005 найшов своє відображення 21 термін:

доступ (право, можливість, засоби пошуку, використання або відновлення інформації); відповідальність (принцип, за яким особи, організації та спільноти відповідають за свої дії, та за яким від них можна вимагати пояснення своїх дій); контроль строків виконання дій зі службовими документами (процес, під час якого здійснюють контроль строків, відведених для виконання дій уповноваженими здійснювати таку діяльність); уповноважена архівна установа (установа відповідальна за відбір, приймання та зберігання архівних документів, організацію доступу до них та знищення інших документів); класифікування та система класифікації (систематизоване ідентифікування та розташовування напрямків ділової діяльності і (або) службових документів згідно з категоріями відповідно до логічно структурованих умов, методів та процедурних правил, представлених у системі класифікації); конвертування (процес зміни перезаписування інформації документа з одного носія на інший або з одного формату на інший); знищування (процес знищування або вилучання службових документів без можливості їх відновлення); передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування (певні процеси, пов'язані зі зберіганням, знищуванням та передаванням службових документів, документально оформлених у номенклатурах справ або інших засобах); документ (зафіксована інформація або об'єкт, який може трактуватися як окрема одиниця); індексування (процес установлювання умовних познак для полегшення пошуку службових документів і (або) інформації); метадані (дані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними протягом певного часу); переміщування (перехід службових документів з однієї системи до іншої, під час якого зберігаються автентичність, цілісність, достовірність цих документів та можливість ними користуватися); забезпечення збереженості (процеси та операції, пов'язані із забезпеченням технічного та інтелектуального збереження автентичних службових документів у часі); службові документи (інформація, яку організація або фізична особа створила, отримала та зберігає як свідчення або інформацію згідно з правовими зобов'язаннями чи в процесі виконання основної діяльності); керування документаційними процесами (галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність); документаційна система (інформаційна система, яка містить службові документи, керує документаційними процесами та забезпечує доступ до службових документів у часі) реєстрування (надання службовому документу унікальних ідентифікаційних даних під час його долучання до документаційної системи); контроль (створення, долучання та зберігання інформації про рух та використання службових документів); передавання в двох значеннях (зміна права контролю за службовими документами та власності на них і (або) відповідальності за дії з цими документами), (переміщування службових документів з одного місця до іншого).

В сучасній Росії термін «керування документацією» розвивалося паралельно українському. Так, в ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» вперше урівняно поняття «делопроизводство» і «документационное обеспечение управления», як галузь діяльності, яка забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Словник «Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях» під редакцією Асфандіярової і Кабашова.

Термінологія сфери керування документацією на міжнародному рівні представлена двома стандартами – ISO 5127 “ Інформація та документація – Словник” [159], що застосовується під час розроблення прикладних стандартів з різних видів інформаційної діяльності, у тому числі бібліотечної й архівної справи, керування документацією, та ISO 15489 “Інформація та документація – Керування документацією – Частина 1: Загальні принципи” [156]. Слід зазначити, що хоча стандарт ISO 15489 базується на термінах, регламентованих стандартом ISO 5127, проте технічний комітет Міжнародної організації стандартизації (ISO), що розробляв стандарт з керування документацією, визнав за необхідне дати свої формулювання окремих термінів. Всього їх виявилося 21 [ 156, c. 2–3] .

Для цілей даного дослідження вважаємо доцільним проаналізувати базові поняття та терміни, що не зустрічаються у вітчизняній практиці. Це стосується, насамперед, поняття ”керування документацією”. Як універсальний термін воно має міжнародне визнання та поширення. Англомовний термін “records management” перекладається як керування документацією. Буквальний переклад німецького терміну “Schriftgutverwaltung” означає “керування письмовими документами”. Те ж саме стосується французького – “Gestion de documents”. У нормативних документах та доданих до них словниках різних країн, а також міжнародному “Словнику архівної термінології” [98, с. 130] визначення терміна “records management” подано з акцентуванням саме на його управлінській функції. В Україні, як і взагалі в СРСР, термін “records management” довгий час вважався закордонним відповідником терміна “діловодство”. Проте із впровадженням передових інформаційних технологій (нових носіїв інформації, способів запису, відтворення, зберігання та пошуку інформації), автоматизацією канцелярської праці, що вплинуло на характер документів та діловодства в цілому, цей термін все частіше почав вживатися у вітчизняній фаховій літературі та практиці. Стандарти систем управління якістю містять норму про необхідність здійснювати керування документацією системи управління якістю [24, с. 3].

Базовий термін “керування документацією” у стандарті ISO 15489 визначено як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність [156, п. 3.16, с. 3]. Якщо говорити про визначення терміна “керування документацією” в законодавчих актах, то воно присутнє в нормативних документах США, – “керування документацією означає планування, контролювання, керівництво, організацію, навчання та інші управлінські функції по відношенню до створення, зберігання та використання службових документів, передавання їх до архіву або вилучення для знищення, направлені на досягнення адекватного й належного документування політики і дій федерального уряду та ефективного керування діяльністю відомств” [200, 180]. Відомий американський фахівець Е. Олдрідж вважав керування документацією складовою загального керування та підкреслював визначальний вплив теорії керування на теорію керування документацією [38, c. 45].

4. Термінологічна експансія: історія і ставка. Recordkeeping: тлумачення у міжнародній практиці. Впровадження зарубіжних термінів у терміносистеми наукових дисциплін документально-комунікаційного циклу. Проблеми адаптації зарубіжної термінології у вітчизняній практиці.

В країнах, чий досвід досліджується в даній роботі, характерно застосування двох термінів “recordkeeping” та “records management”. У посібнику для навчання спеціалістів з організації роботи із документами в державних установах та приватних фірмах США, виданому у 1967 р., дається таке визначення керування документацією (records management) – це наука, мета якої – контроль за обсягом, якістю, вартістю роботи з документами. Цей контроль за документами здійснюється, починаючи із створення, опрацювання, перевірки виконання та забезпечення збереженості службових документів та закінчуючи їх передаванням на зберігання або знищенням. При цьому зазначається, що керування документацією є більш широким терміном, ніж “recordkeeping”, який можна перекласти як “робота з документами” [48, с. 43].

Навпаки, австралійські архівісти та фахівці з документації вважають “recordkeeping” більш широким поняттям. Австралійський стандарт AS 4390 дає таке визначення терміну “recordkeeping” – створення та зберігання повних, точних та достовірних свідчень про діяльність у формі документів. Це поняття охоплює :

– створення документів в процесі діяльності установи;

– розроблення, впровадження та функціонування документаційних систем;

– організацію роботи з документами через документаційні системи в контексті ділової діяльності (традиційно розглядається як сфера керування документацією) та архіви (традиційно розглядається як сфера архівної справи) [130, с. 9].

За такою концепцією керування документацією виступає головним компонентом “recordkeeping”. Воно є тією частиною менеджменту організації, яка забезпечує потреби та захист інтересів установи, її клієнтів шляхом повного, точного та достовірного документування діяльності установи відповідно до вимог права, свідчення та звітності, і робить це економно та ефективно, протягом життєвого циклу документа.

На думку провідного англійського фахівця С. Гілі, використання у міжнародному стандарті терміна “керування документацією” як ключового, а не “recordkeeping”, як в австралійському стандарті, сприяє піднесенню керування документацією на рівень менеджмента, а не формування справ [141, с. 140].

Ознакою розвитку та формування системи управління документацією стало впровадження сучасної зарубіжної термінології в систему дисциплін документно-коммунікаційного циклу.

Так, розглянемо деякі зарубіжні терміни, що увійшли до терміносистеми керування документацією. У стандарті ISO 15489 термін “службові документи” визначається як інформація, яку організація або фізична особа створила, отримала та зберігає як свідчення або інформацію згідно з правовими зобов’язаннями чи в процесі виконання дій з основної діяльності. Близькими за змістом є визначення цього поняття в національному стандарті – “службовий документ – документ, який створила або отримала установа (чи інший суб’єкт господарювання) в процесі діяльності”.

Щодо поняття “електронний документ”, то “Cловник термінів з документації”, виданий НА Австралії, дає таке визначення: “1) документ, що передається та зберігається за допомогою електронного обладнання; 2) хоча цей термін може відноситися до аналогічних матеріалів (наприклад, відеоплівки), звичайно він відноситься до документів, представлених у цифровій формі на магнітному або оптичному носії комп’ютерного зберігання”.Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг” визначає електронний документ як “документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму” .

Відсутніми у вітчизняній практиці діловодства є такі поняття, як “документаційна система” та “метадані”. За визначенням ISO 15489 документаційна система – це інформаційна система, що включає службові документи, керує ними та забезпечує доступ до них у часі. Компонентами системи виступають люди (як фахівці з документації, так і користувачі); процедури й процеси та комплекс нормативних документів, що їх регулюють (політика, інструкції, настанови), безпосередньо службові документи; програмне, апаратне й інше обладнання, канцелярське приладдя [130, с. 10]

Широко вживаний у міжнародній практиці термін “метадані” означає дані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними протягом певного часу. Сам термін прийшов із сфери інформаційних технологій і, на думку австралійських дослідників С. Маккеміш, Г. Екланд та Б. Рід, є просто новим терміном для тієї інформації, що завжди включалася до документаційних та архівних систем. Традиційний архівний науково-довідковий апарат, картотеки, обкладинки справ, реєстри справ, реквізити (верхні та нижні колонтитули) на паперових документах та їх комп’ютеризовані еквіваленти містять багато метаданих, що допомагають фахівцям в галузі документації та архівної справи ідентифікувати, описувати, визначати автентичність, керувати документами та забезпечувати доступ до них. До метаданих відносяться, насамперед, такі відомості про службовий документ, як автор документа; назва документа; дата документа; рівень, на якому документ описується та контролюється; унікальне умовне позначення (ідентифікатор) документа; права доступу та користування документом; дати та описання всіх дій, що здійснювалися з документом у діловодстві; строки зберігання документа, передачі на постійне зберігання та вилучення для знищення. Метадані можуть слугувати різним цілям, а саме: забезпечувати автентичність, достовірність службового документа, здійснення його пошуку, забезпечення збереженості, експертизи цінності. Метадані позиціонують службовий документ як частину ділового процесу та фіксують процеси керування документом.

Базовим для керування документацією є також поняття “життєвого циклу документа”. На думку американських архівістів службові документи проходять чотири стадії: (1) створення, (2) активне адміністративне або офісне використання, (3) напівактивне або неактивне зберігання та (4) передавання для зберігання в архіві або вилучення для знищення. На першій стадії належне керування документацією сприяє створенню потрібних документів та запобігає створенню непотрібних. Під час другої фази воно забезпечує ефективне користування службовими документами через формування справ, що сприяють швидкому пошуку інформації. Коли документами рідко користуються у повсякденній діяльності, вони переходять до третьої фази. Тоді їх виокремлюють з активної документації, переміщують з дорогих офісних приміщень до сховищ проміжного зберігання, які називаються центрами документації, де зберігання та нечастий пошук інформації є більш економними. На час останньої фази циклу документи в основному втрачають свою поточну адміністративну, фіскальну та юридичну цінність. Більшість документів тоді знищують, а решту, що має історичну цінність, передають на архівне зберігання [138, с. 26]. Назви етапів можуть у різних авторів відрізнятися. Так, Джонсон і Келаус визначають їх як (1) створення, (2) розгляд та використання, (3) зберігання в установі протягом встановленого строку, (4) передавання на постійне зберігання до архіву, (5) знищення [21, c. 55]. Канадські архівісти кращою вважали модель з таких етапів: (1) створення, (2) класифікація, (3) зберігання та використання, (4) передавання на зберігання до архіву або вилучення для знищення [67, с. 3]. Впровадження інформаційних технологій внесло зміни до концепції “життєвого циклу”. У Великій Британії до традиційних етапів додали ще один – концептуальний. На цьому етапі установа, що створює документи, для забезпечення оптимальної методики керування документацією вирішує ряд питань. Насамперед, визначається структура документів та схема їх систематизації, приймається рішення щодо формату їх зберігання – у фізичних копіях та традиційних справах або в електронних документаційних системах, а також вирішується, кому належать документи – установі в цілому, робочим групам або окремим особам. Крім того, визначають, яка технологія буде застосовуватися, розробляють процедури та окреслюють необхідні для службових осіб, що керують документацією, та інших працівників навички і знання.

Певні зміни відбулися і у змісті етапів “життєвого циклу”. На етапах створення та використання обов’язок дотримання логічної структури документа, директорій та схеми керування базами даних покладається спільно на службову особу, що керує документацією, фахівця з інформаційних технологій та менеджерів із загальної діяльності. На авторів документів покладається відповідальність за конвертування документів, які вони персонально створили та зберігають, у корпоративні службові документи, що включають до корпоративної структури. Більш того, установа повинна забезпечити, щоб документи, які вона створює, містили, крім даних, інформацію про структуру та контекст (метадані). На етапі зберігання електронні документи часто конвертують у паперові документи або мікроформи, щоб уникнути проблем з їх зберіганням в електронній формі.

НА Канади у 1995 р. пропонував такі етапи “життєвого циклу” для інформаційних ресурсів урядових установ: планування, створення; організація, пошук, використання, доступність, переміщення; зберігання та захист; передавання до архіву або вилучення для знищення [65]. У 2004 р. цим архівом уже пропонується концепція “життєвого циклу” інформаційного та документаційного менеджменту із семи етапів: (1) планування, (2) збирання, створення, прийом, включення, (3) організація, (4) використання та поширення, (5) зберігання та забезпечення збереженості, (6) передавання до архіву або вилучення для знищення, (7) оцінка політики та методики інформаційного менеджменту [154]. Незважаючи на певні відмінності у кількості етапів та їх назвах, поняття “життєвого циклу документа” не дуже різняться за змістом.

Інтерес викликає поняття “життєвого континууму”, що пропонується замість поняття “життєвого циклу д