Основні відмінності паперового та електронного документообігу

Date: 2015-10-07; view: 1208.

План

Лекція 2. Поняття про електронний документ

1. Основні реквізити електронного документа.

2. Функції та вимоги до електронного документа.

3. Правовий статус електронного документа.

1.Концепція електронного документа з'явилася в 80-х роках ХХ ст. з появою на ринку мікрокомп'ютерів і першого графічного інтерфейсу користувача (GUI).

За декілька десятиріч концепція електронного документа пройшла шлях від звичайного графічного образу документа до ідеї управління документами. Сьогодні електронний документ – це електронна форма, яка обробляється за допомогою послідовного застосування тісно взаємозв'язаних технологій в рамках так званих систем електронного документообігу.

Поняття “електронний документообіг” і “електронний документ” порівняно нові, мають свою специфіку та особливості, серед яких варто звернути увагу на такі. Визначення поняття “електронний документ”. Поняття електронного документа в міжнародній практиці має дещо різні, хоча і схожі трактування. Так, відповідно до Правил Комісії ООН з прав міжнародної торгівлі (United Nations Commission on International Trade Law – UNCITRAL), електронний документ визначається як інформація, утворена, надіслана, отримана або збережена електронними, оптичними чи подібними засобами, включаючи електронний обмін даними, електронну пошту, телеграми чи телекопіювання

У Законі України “Про електронні документи та електронний документообіг” Ст. 5. таким чином визначено електронний документ: Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Слід зазначити, що українське трактування електронного документа має певні особливості. Так, у вітчизняному законодавстві увага акцентується на тому, що електронний документ повинен містити обов'язкові реквізити. Згідно зі ст. 1 Закону України “Про електронні документи й електронний документообіг”, обов'язкові реквізити – обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.

Також однією з вагомих особливостей електронного документа є те, що він може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Згідно зі ст. 5 Закону України “Про електронні документи й електронний документообіг”, візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною. Тобто даний вид документа може буди перетворений за необхідності і в паперову форму.

Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Рек­ві­зити– основні елементи документа, що мають свою послідовність. Реквізити – це сукупність обов'язкових відомостей у документі, без яких він не може бути підставою для обліку і не має юридичної сили.

Кожний документ складається з постійних рек­ві­зитів(тих, що друкуються під час виготовлення блан­ка) і змінних (тих, що фіксуються на бланку в процесі заповнення).

Службові документи повинні мати реквізити і сталий порядок їх розміщення. Формуляр-зразок передбачає такі реквізити та їх розміщення в управлінській документації:

01 – зображення Державного герба України;

02 – емблема підприємства, установи, організації;

03 – зображення нагород;

04 – код підприємства, установи, організації;

05 – код форми документа;

06 – найменування організації вищого рівня;

07 – найменування підприємства, установи, організації - автора документа;

08 – найменування структурного підрозділу;

09 – довідкові відомості про установу;

10 – назва виду документа;

11 – дата документа;

12 – індекс документа;

13 – посилання на дату та індекс документа, на який дають відповідь;

14 – місце складення або видання документа;

15 – гриф обмеження доступу до документів;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження документа;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту документа;

20 – відмітка про контроль;

21 – текст документа;

22 – відмітка про наявність додатка;

23 – підпис;

24 – гриф погодження документа;

25 – візи документа;

26 – відбиток печатки;

27 – відмітка про засвідчення копії;

28 – прізвище виконавця і номер його телефону;

29 – відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 – відмітка про надходження документа в установу;

32 – запис про державну реєстрацію.

Характеристика класифікаційних ознак реквізитів службового документа

2. Функції електронного документа у системі управління:

· забезпечення ефективного управління за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях;

· ефективний доступ всіх співробітників до інформації і знань;

· підтримка комунікацій всередині підприємства за рахунок засобів розвинутої маршрутизації електронного документа;

· горизонтальний і вертикальний обмін між органами державного управління, між органами державного управління і громадянами.

Вимоги до електронного документа.

Електронні документи характеризується такими ознаками:

· електронні документи є програмно-технічно залежними продуктами;

· електронні документи мають широкий спектр інформаційного відображення (текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні);

· форма електронних документів може бути відокремлена від змісту, а зміст документів може бути фрагментованим (бази даних), тобто фізично документ може зберігатись в кількох різних файлах;

· електронні документи можуть мати посилання, які не контролюються авторами, наприклад, використовування Інтернет файлів або файлів корпоративних баз даних з коротким діапазоном життєвого циклу;

· електронні документи зберігають на фізичних носіях інформації (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації (процес розмагнічування, механічне ушкодження, фізичне та моральне старіння програмно-технічних засобів).

3. Життєвий цикл електронного документа:

Реєстрація документів і збереження відомостей про них у базі даних.

Оформлення реєстраційно-контрольної картки (РКК) з відомостями про документ. Реєструватися можуть документи, що надійшли ззовні, створені усередині організації (накази, розпорядження, договори, акти, рахунки і т.д.), у т.ч. проекти документів.

Обробка і збереження власне документів.

Одержання або створення файлів, що містять власне документ у комп'ютерній формі (наприклад, факсимільне зображення паперового документа, текст, аудіо або відеоматеріал і т.д.). і пов'язані з РКК.

Рух документів.

Переміщення доручень і документів мережею персональних комп'ютерів, яке реалізується шляхом застосування механізмів організації потоку робіт (workflow).

Відправлення документів.

Формуються реєстри відправлення для експедиції установи або здійснюється відправлення документів за допомогою систем електронної пошти.

Контроль виконання.

Заносяться у реєстраційно-контрольну картку відомості про постановку документа на контроль, зберігаються контрольні резолюції і здійснюється контроль за роботою виконавців по резолюціях і виконанням документів по розділах і в цілому. Виконані документи списуються в справу. У РКК заносяться реквізити архівного збереження документів

При реєстрації документів склад реквізитів реєстраційно-контрольної картки (РКК): кореспондент, короткий зміст, дата створення, реєстраційний номер документа, підпис, резолюція, тематика, гриф доступу, оцінка про наявність додатків, номенклатура, склад документа й ін.

Деякі реквізити, наприклад, резолюції, звіти, адресати, кореспонденти можуть мати множинне значення.

РКК поєднуються в картотеки – підмножини документів, що знаходяться у веденні структурних підрозділів організації. Відомості про один й той самий документ можуть знаходитися одночасно в різних картотеках.

При руху документів основним інструментом керування переміщенням документа є резолюція. При введенні резолюції визначаються робочі місця виконавців, відповідального виконавця, контролера і передає їм відповідні повідомлення про необхідність виконання резолюції (доручення). При цьому виконавці і контролер одночасно одержують доступ до тексту резолюції, РКК документа і самому документу. Введення виконавцем звіту про виконання приводить до появи відповідного повідомлення на робочому місці контролера і відповідального виконавця.

При опрацюванні і збереженні власне документів з карткою може бути пов'язане будь-яке число файлів. Ці файли можуть надходити лініями зв'язку або вводитися безпосередньо в організації з використанням клавіатур, сканерів, мікрофонів та інших пристроїв, що підключаються до комп'ютера. Файли документів можуть зберігатися або у файловій системі, або безпосередньо в базі даних, або в гіпертекстовій формі (HTML-документи) в Інтернет/Інтранет-мережі.

Документи, які опрацьовуються, наприклад, в органах державної влади, традиційно мають дві форми – паперову і електронну, що є наслідком того, що сучасні засоби підготовки документів передбачають електронну форму їх зберігання, а нормативна база і усталені правила звернення – паперову.

4. Правовий статус електронного документа.

Юридична сила електронного документа забезпечується використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП), який ідентифікує автора надісланого електронного документа і забезпечує неможливість зміни документа у процесі доставки. ЕЦП використовується як аналог власноручного підпису або печатки (у випадку юридичної особи). ЦЕП додається до блоку даних і надає змогу одержувачу блоку перевірити джерело і цілісність даних.

Згідно з пунктом 3 ст. 8 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” електронний документ не може використовуватися як оригінал, коли йдеться про: свідоцтво про право на спадщину; документ, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім існування центрального сховища оригіналів електронних документів; інші випадки передбачені законом. У такому разі оригінал документа має бути поданий у паперовій формі.

Юридична чинність і доказовість електронному документу надається за допомогою електронного підпису. Згідно з ст. 6 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, що використовується для ідентифікації автора чи особи, яка підписала документ. Пункт 2 ст. 6 “Електронний підпис” містить таке положення: “...накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа”. Отже, законодавець визначив момент, з якого електронний документ набуває юридичної сили – з моменту накладання електронного підпису.

З правової точки зору доречно відзначити декілька проблем, які потребують вирішення. Прийнятий Верховної Радою Закон України “Про електронні документи й електронний документообіг” пропонує закріпити світові тенденції щодо визначення юридичної сили електронного документа і електронного документообігу взагалі. Однак закон потребує доопрацювання у визначенні самого поняття “електронний документ”, оскільки існує необхідність його конкретизації. Враховуючи дискусії, що тривають навколо визначення паперової копії електронного документа і порядку його оформлення, актуальним залишається й уточнення цього питання. Також необхідно більш детально визначити умови зберігання електронних документів.

На відміну від документів на паперових носіях перехід до електронних документів забезпечує ряд переваг. Електронні документи можуть одночасно використовуватися співробітниками в рамках однієї робочої групи, відділу або всього підприємства. Доступ до них здійснюється за декілька секунд, а не хвилин, годин, днів, а іноді і тижнів, що трапляється при використанні документів на паперових носіях. Прискорений доступ до стратегічної інформації разом із значною економією коштів може забезпечити і важливі конкурентні переваги.