Тема 14. Организация труда менеджера

Date: 2015-10-07; view: 388.

Характер, условия и содержание работы менеджера. Самоменеджмент: постановка целей; планирование личной работы; принятие решений, организация их выполнение и контроль. Информация и коммуникации в деятельности менеджера. Управление временем и его эффективное использование. Характер, условия и содержание работы менеджера.

Функции, выполняемые менеджером ежедневно, находятся во взаимной зависимости и графически могут быть представлены рисунком (рис. 37).

1 – постановка целей

4 - организация

5 - контроль

Рис. 37 Функции, выполняемые менеджером

Во внешнем круге обозначены пятьфункций:

1. Анализ и формулирование личных целей

2. Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности

3. Принятие решений по предстоящим делам

4. Составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в реализации поставленных задач

5. Самоконтроль и контроль итогов и корректировка целей.

Во внутреннем круге находится дополнительная - шестая функция, обеспечивающая информационные и коммуникационные процессы. Функции не следуют на практике по порядку номеров, а переплетаются между собой.

Процесс постановки цели охватывает три фазы:

§ Нахождение цели: чего я хочу?

§ Ситуационный анализ: что я могу?

§ Формулировка целей: к чему я конкретно приступаю?

Инвентарная опись целей сводит воедино личные и профессиональные ориентиры.

Ситуационный анализ в личной и профессиональной сферах представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем еще надо работать (слабые стороны).

Следующий шаг анализ «цель-средство», в ходе которого необходимые для достижения целей средства (личные, финансовые и временные ресурсы) сопоставляются с реальной ситуацией.

Из определенных мер, требуемых для достижения определенных целей (например, концентрация на сильных сторонах), вытекают конкретные практические цели, необходимые для дальнейшего процесса самоменеджмента. Формирование целей предполагает фиксацию сроков и результатов.

Планирование представляет собой в данном случае подготовку к реализации целей.

Затрачивая больше времени на планирование, вы экономите время в целом, так как сокращаете время на исполнение.

В общем виде планирование можно представить как систему, состоящую их планов жизни и долгосрочных планов, состоящих в сою очередь из годовых и квартальных планов, а последние при этом представляют совокупность месячных, недельных и дневных планов.

План дня представляет собой последнюю и важнейшую ступень планирования времени и конкретную реализацию намеченных целей.

Планирование предполагает разделение общей задачи на частные (анализ) с тем, чтобы распределить требуемые ресурсы (в том числе и время).

Использование метода «Альпы» при ежедневных затратах 10-20 минут приносит многократный выигрыш во времени.

Пять стадий метода «Альпы»:

1. Составление заданий дня:

§ Составляется список дел (текущие дела и дела, возникающие периодически; невыполненные на кануне; вновь возникшие) при этом употребляя сокращения;

§ Фиксируются сроки выполнения;

§ Распределить дела по приоритетности;

§ Классифицировать их на затяжные, краткие и непродолжительные;

§ Проверить список на предмет возможной рационализации (например, встречу заменить телефонным звонком и т.д.).

2. Оценка длительности выполнения задач:

§ Против каждого задания проставляется приблизительное время, необходимое для его выполнения;

§ Суммирование времени дает представление об общей загруженности менеджера, например, в течение дня;

§ Как правило, за этим следует корректировка времени и плана.

3. Резервирование времени «про запас» (60 : 40):

§ Планом должно быть охвачено не более 60% рабочего времени менеджера, а 40% времени должно быть оставлено для выполнения неожиданных дел;

§ Необходимо экономить время менеджера (за счет: перепоручений, сокращения отпущенного времени на каждое мероприятие и расстановки приоритетов их выполнения).

4. Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению:

§ Установить приоритеты дел, например, с помощью АВС-анализа;

§ Перепроверить время, отведенное на выполнение каждого мероприятия, сократив его до минимума;

§ Рассмотреть каждое мероприятие на возможность его перепоручения или делегирования.

5. Последующий контроль и перенос несделанного:

§ Не все задачи удается решить в рамках сформированного плана;

§ Несделанное следует учесть и перенести на другое время;

§ Неоднократно переносимые мероприятия либо приоритетно выполняются, либо менеджер отказывается от их выполнения в будущем.

Что дает метод «Альпы»: затраты в 5-10 минут ежедневно несут большой выигрыш во времени:

§ Лучший настрой на предстоящий день;

§ Планирование следующего дня;

§ Четкое представление о задачах дня;

§ Концентрация на наиболее существенном, достижение цели дня;

§ Уменьшение объема бумажной работы;

§ Сокращение помех и нежелательных перерывов;

§ Самодисциплина при выполнении задач;

§ Ощущение успеха в конце рабочего дня;

§ Выигрыш во времени за счет методической организации труда.

Непременным инструментом планирования является ведение деловых записей в ежедневнике, который выполняет функции календаря-памятки, справочника, картотеки идей, контроля.

Даже самый занятой руководитель способен так приспосабливать свои цели и планы к соответствующим обстоятельствам, чтобы они всегда могли служить выполнению плана жизни и карьеры. Важно правильно реагировать на внешние воздействия, отвлекающие менеджера от его намерений, и концентрировать усилия на достижении поставленных целей.

При составлении плана следует ориентироваться не только на достижение материальных, но и профессиональных успехов.

Успешно работать – значит точно и хорошо выполнять нужные задачи.

Принятие решений предполагает установление целенаправленных и однозначных приоритетов.

Для эффективного выполнения задач необходимо устанавливать их очередность. Установление приоритетов (очередности) помогает:

§ Планомерно вести дела;

§ Выполнять срочную работу к установленному времени;

§ Регулировать перерывы в работе;

§ Проверять степень срочности;

§ Определять альтернативные решения;

§ Учитывать возможности делегирования.

Принцип Парето применительно к рациональному использованию времени гласит: если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80% конечных результатов достигается только за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога «поглощают» 80% рабочего времени.

В первую очередь следует приступать к решению немногочисленных, но жизненно важных проблем (см. рис. 38).

С помощью АВС анализа следует упорядочить задачи по значимости и ориентировать результаты работы на достижение нужного результата. А задачи выполнять самому, В задачи частично поручать, С задачи – поручать, сокращать, вычеркивать.

Значимость задач (в % от совокупного итога)

100% 15%

85%

65% 20%

65%

А В С

15% 35% 100% Затраты (общее число задач)

Рис. 38 Взаимосвязь затрат и значимости задач

Менеджер не может делать все одновременно, поэтому следует устанавливать приоритеты и начинать с самого главного.

Организация и исполнение предполагает объединение энергии и активности менеджера для достижения стоящей перед ним цели.

Организация рабочего дня позволяет менеджеру экономить время.

+50%

- 50% 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 6

Время суток