Инструктаж волонтера

1. О ПМЮФ.

Петербургский Международный Юридический Форум – это ключевое событие на юридическом рынке. Форум проводится в Санкт-Петербурге — в одном из самых красивых городов России и Европы и самом крупном северном городе мира. На четыре дня в году Петербург превращается в юридическую столицу мира: на крупнейшей дискуссионной площадке собираются представители мировой юридической и бизнес элиты для обсуждения наиболее актуальных тенденций в сферах экономики и права. Петербургский Международный Юридический Форум — первая и уникальная в своем роде площадка, созданная для обсуждения актуальных юридических вопросов в контексте глобальных социально-экономических задач.

В работе Форума ежегодно принимают участие высшие должностные лица России и зарубежных государств, ведущие мировые эксперты в сфере экономики, права и международных отношений, руководители юридических подразделений крупнейших мировых компаний, представители международного юридического сообщества.

Ключевая миссия Форума — продвижение идей модернизации права в условиях происходящих сегодня глобальных изменений, в том числе решение задач в сфере:

· улучшения взаимодействия правовых систем и выработки единых подходов к решению проблем развития права в условиях глобализации;

· модернизации российского права с учетом лучшего опыта зарубежного нормотворчества и правоприменения, приведения российского законодательства в соответствие с мировыми стандартами в сфере защиты прав и интересов всех субъектов правоотношений (в том числе предпринимателей, иностранных инвесторов, держателей авторских прав и др.);

· содействия развитию современной юридической науки и юридического образования в России и в мире.

1.1. ПМЮФ 2014.

IV Петербургский Международный Юридический Форум пройдет с 18 по 21 июня 2014 года. В программе IV Петербургского Международного Юридического Форума заявлено Пленарное заседание и дискуссионные сессии, посвященные самому широкому спектру вопросов в области права, бизнеса, политики и культуры. Темы деловой программы Форума организованы по блокам в соответствии с основными правовыми специализациями. Основными площадками IV Петербургского Международного Юридического Форума станут новая сцена Мариинского театра и Восточное крыло Главного Штаба Государственного Эрмитажа

Помимо дискуссионных сессий в программу Форума 2014 будут включены разнообразные сателлитные мероприятия. Благодаря новому формату общения участники смогут установить деловые контакты, провести переговоры и обменяться опытом с коллегами.

По традиции для гостей Форума будет организована уникальная культурная программа, призванная сделать их пребывание в одном из самых красивых городов мира незабываемым.

К участию в IV Петербургском Международном Юридическом Форуме приглашаются представители всех юридических специализаций, органов государственной власти и бизнеса, а также образовательных и социально-культурных учреждений.

2. Кто наши гости? С кем мы работаем?

На ПМЮФ со всего мира приедут:

· представители органов государственной власти,

· судьи,

· адвокаты и юридические консультанты,

· международные организации, ассоциации, фонды, объединения,

· представители бизнеса,

· представители юридических школ.

3. Общая картина наших функций и позиций.

· EVS(event services) – ротируемые позиции;

· Аккредитация;

· Инфостойка;

· Программный комитет;

· Культурная программа;

· Сопровождающие делегации;

· Вокзал;

· Аэропорт;

· Администратор зала;

· Пресс-центр;

4. О волонтере ПМЮФ.

Волонтер ПМЮФ - это лицо, улыбка и сердце Форума. Работая на международном мероприятии, волонтер создает имидж России. Из года в год участники мероприятия оставляют самые теплые отзывы о наших волонтерах, отмечая их приветливость, активность, компетенцию и вежливость. Быть волонтером Форума – значит участвовать в мероприятии международного уровня, получить шанс улучшить свои коммуникативные навыки и расширить знания, приобрести бесценный опыт общения с профессионалами из самых разных областей, найти новых друзей!

Волонтеры Форума находятся в самом сердце событий и участвуют в подготовке каждого этапа этого ответственного и важного для жизни страны события.

4.1. Уникальная роль волонтера на Форуме.

· Все действия волонтера направлены на то, чтобы обеспечить гостям атмосферу радушного гостеприимства и помочь удовлетворить их желания и потребности.

· Наши волонтеры зачастую являются первыми, кто встречает участников, и последними, кто их провожает.

· Наши волонтеры имеют возможность существенно повлиять на опыт и впечатления гостей и познакомиться с людьми со всего мира!

· Наши волонтеры работают совместно с различными службами над проведением такого широкомасштабного мероприятия как ПМЮФ.

· Наши волонтеры работают рука об руку со многими функциональными подразделениями, которые совместно образуют Команду мероприятия.

· Каждая группа волонтеров занимается своим направлением и выполняет свою задачу.

· В то время как Зрители являются самой большой группой, которую обслуживают наши волонтеры, они также ежедневно работают с представителями других групп.

· Наши волонтеры предоставляют участникам информацию о программе, расписании, местам проведения мероприятия и помощь на случай отсутствия необходимой информации.

· Наши волонтеры всегда доброжелательны, гостеприимны и дружелюбны.

· Наши волонтеры всегда проактивные и всегда на виду!

· Наши волонтеры сами предлагают свою помощь гостям, а не ждут вопросов и просьб гостей.

· Наши волонтеры – это оперативная группа, т.к. именно они работают непосредственно в «поле».

4.2. Структура организации волонтеров.

• Вы – Волонтер мероприятия.

• Волонтеры – это оперативная группа, т.к. именно вы работает непосредственно в «поле».

• В качестве Волонтера вы будете выполнять несколько ролей, работая непосредственно с гостями и вашими коллегами.

• В результате, с вашей позиции вы сможете наилучшим образом наблюдать за текущей ситуацией и докладывать об изменениях или проблемах вашему Супервайзеру.

Супервайзеры

• Каждый Супервайзер руководит группой из нескольких Волонтеров.

• Супервайзеры отвечают за определенный участок Объекта.

• Супервайзеры обеспечивают поддержку Волонтерам, дают рекомендации, помогают разрешить проблемы и координируют работу на участке.

• В случае возникновения проблемной ситуации, Супервайзер принимает соответствующие меры, либо сообщает о ситуации.

5. Что должен делать Волонтер.

5.1. Начало и окончание смены

• Сотруднику необходимо прибывать на работу и в зону регистрации не позднее чем за 15 минут, но не ранее чем за 1 час до назначенного времени встречи. При планировании своего времени сотруднику необходимо учитывать время на прохождение пункта контроля доступа, переход от зоны регистрации до его рабочего места.

• Перед тем как покинуть объект, сотрудник должен проинформировать своего руководителя о завершении смены, а также вернуть все выданное оборудование.

5.2. Имидж и внешний вид сотрудника.

• Униформа – отличительный знак персонала ПМЮФ. Сотрудник в униформе – представитель ПМЮФ, даже если он не находится на своем рабочем месте.

• Сотрудник должен всегда придерживаться высоких стандартов личной гигиены, быть чисто одетым, опрятным, выглядеть аккуратно и достойно.

• Необходимо проявлять вежливость, доброжелательность и корректность по отношению ко всем категориям организаторов, участников, гостей ПМЮФ

• Использование грубых, оскорбительных выражений, ненормативной лексики недопустимо.

• Сотрудник не имеет права носить выданную форменную одежду в свободное от работы время, за исключением непосредственной дороги на работу/с работы.

• Весь персонал ПМЮФ, имеющий право на получение униформы, должен носить ее во время своих рабочих смен в соответствии с утвержденным графиком.

• Персонал без униформы/в униформе в ненадлежащем виде не может быть допущен к работе.

5.3. Соблюдение конфиденциальности.

· Сотрудники обязаны защищать конфиденциальную информацию. Любое распространение и/или раскрытие конфиденциальной информации запрещено.

· Сотрудник, находящийся на территории объекта при исполнении своих обязанностей, не должен обращаться к участникам Форума с просьбой об автографе и/или о разрешении сфотографироваться с ними, а также производить фото- и/или видеосъемку на территории проведения Форума (в том числе скрытую).

· Сотруднику, размещающему информацию о своем участии в подготовке и проведении ПМЮФ в сетевых ресурсах (блогах, Facebook, Twitter, Foursquare и др.), необходимо помнить, что он выступает в качестве официального представителя ПМЮФ, и действовать в соответствии с правилами профессионального поведения персонала и ценностями ПМЮФ. Необходимо тщательно следить за целесообразностью размещения текстовых, фото-, видео и других материалов, оценивая их потенциальное влияние на имидж и безопасность проведения Форума. Рекомендуется упоминать о работе на Форуме в общих чертах, не рекомендуется детально описывать специфику своей работы, работы своей команды, объекта и других подразделений.

5.4. Работа с жалобами гостей

· Выслушайте гостя не перебивая

· Разговаривайте спокойно. Мягким, но уверенным тоном попытайтесь успокоить гостя.

· По возможности перейдите в более уединенное место. Слушайте внимательно. Не перебивайте гостя. Постарайтесь понять его точку зрения.

· Окажите помощь. По возможности, предоставьте информацию, которая поможет устранить проблему гостя.

· Не обещайте то, что не сможете обеспечить

· Обратитесь за помощью к руководителю вашей группы

· Если недовольный делегат требует немедленного разговора с Руководителем, то необходимо донести информацию через руководство до сотрудников КЦ. Категорически запрещается отвечать зрителю: «Руководитель на объекте сейчас занят и не может подойти».

· Если вы чувствуете, что ситуация накаляется, отойдите и дайте знать вышестоящему руководству до уровня сотрудников КЦ.

5.5. Потерянные/найденные вещи

· Команда ПМЮФ несет ответственность за предметы, потерянные и найденные в зоне общего доступа

· Волонтеры регистрируют нахождение предметов и направляют их в центральное бюро находок.

· Найденные предметы должны быть переданы на ближайшую Информационную стойку как можно быстрее.

· Перед тем, как показать предмет лицу, предъявляющему на него права, волонтер Информационной стойки спрашивает точное описание предмета, чтобы удостовериться, что предмет принадлежит данному лицу.

· Волонтер Информационной стойки записывает данные аккредитации гостя.

6. Что волонтеру делать нельзя.

6.1. Паниковать.

Любой волонтер, одетый в форму, становится сотрудником ПМЮФ. В глазах всех гостей он становится ответственным лицом, который подает пример. Паника от волонтера может передаться гостям Форума.

6.2. Быть равнодушным.

Волонтер МПЮФ является лицом форума, поэтому он всегда отзывчив, дружелюбен. Он всегда готов помочь, нуждающемуся в помощи и улыбка все время светиться на его лице =).

6.3. Покидать рабочее место.

Каждый волонтер получит четкие инструкции и график работы на своей позиции, которые он должен четко соблюдать. Если волонтеру нужно оставить свое рабочее место, он обязательно должен сообщить об этом своему Тим Лидеру или Супервайзеру.

6.4. Принимать пищу на рабочем месте.

Во время проведение форума волонтерам на всех позициях будет выделено специально отведенное помещение, где им будет предоставлена еда.

6.5. Использовать нецензурные выражения.

Во время проведения Форума к волонтером будет приковано самое пристальное внимание. Использование вульгарных, неполиткорректных и нецензурных выражений строго запрещено.

6.6. Во время работы вести посторонние разговоры, читать книги, слушать плеер, использовать мобильный телефон в личных целях.

Во время рабочего дня волонтеры МПЮФ находятся при исполнении своих обязанностей. На своем рабочем месте нельзя отвлекаться, вести посторонние разговоры, читать книги, слушать плеер, использовать мобильный телефон в личных целях.

Дата добавления: 2014-09-10; просмотров: 790; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!