Организационная структура и обязанности подразделения паблик рилейшнз

Несмотря на то, что предпринимательские организации не отно­сились к числу тех, кто первым осознал важность специалистов по паблик рилейшнз в своих структурах, теперь они активно использу-

ют этих профессионалов, органически вплетая их в ткань бизнеса Сегодня любая крупная или среднего размера компания, тысячи и тысячи мелких фирм формально пользуются системой связей с об­щественностью.

Всеобщее признание института паблик рилейшнз является ответ­ной реакцией бизнеса на вызов времени, усложнение процессов об­щественной жизни. Внимание предпринимательских структур к во­просам связей с общественностью свидетельствует об осознании очевидной истины, что хорошие отношения с окружающей общест­венностью, внешним миром всегда полезны и выгодны.

Мотивация создания и более активного использования отделов ПР в структуре корпораций имеет ряд оснований.

Во-первых, бизнес сегодня рассматривает паблик рилейшнз не как инструмент создания паблисити или односторонней коммуникации с общественностью, а как процесс диалога и достижения компромисса с ключевыми для себя группами общества, как новый подход к на­лаживанию плодотворных отношений со стратегически важными группами общественности.

Естественно, чтобы успешно выполнять такую задачу, руково­дство ПР-отделов должно превратиться из бывших «ремесленников» коммуникационных технологий в современных «менеджеров» стра­тегической коммуникации.

Во-вторых, распространенным стал прагматический подход к паб­лик рилейшнз, использование ПР-инструментария как средства повы­шения эффективности бизнеса Популярность получило мнение, что паблик рилейшнз помогают корпорациям строить связи, которые:

а) экономят средства, ранее шедшие на разного рода тяжбы и улаживания конфликтов с государственными органами, судебные разбирательства и противостояния, преодоле­ние бойкотов и других форм давления;

б) позволяют избегать потерь в прибылях вследствие натя­нутых отношений с общественностью, часто выливав­шихся в организованные массовые действия против компаний;

в) помогают «делать деньги» с помощью налаживания свя­зей с донорами, клиентами и законодателями.

В-третьих, руководство корпораций теперь ожидает от ПР-специалистов помощи в разработке стратегии связей с различными

группами общественности, причем стратегии, базирующейся на на­учных исследованиях и двусторонней коммуникации с ключевой общественностью. Руководство как предпринимательских, так и не­предпринимательских организаций сегодня желает знать, что интере­сует общественность, каковы потребности, ориентации и установки различных групп населения, что происходит в других организациях.

Аргументировано ответить на такие вопросы может только про­фессионально обеспеченная и организационно структурированная система паблик рилейшнз.

Размер организации и объем ПР-функций

Роль паблик рилейшнз в каждом конкретном случае зависит от типа организации, понимания значения ПР ее высшим руководством, способностей и личных качеств руководителя ПР-отдела, что и обу­словливает степень привлечения ПР-специалистов к процессу приня­тия ключевых решений организации.

Опыт показывает, что крупные корпорации чаще включают ПР-специалистов в состав «руководящей команды», чем небольшие фирмы. Это объясняется рядом обстоятельств.

Крутые корпорации функционируют, как правило, в высоко конку­рентной среде. Следовательно, они часто оказываются в центре внима­ния прессы, а потому более чувствительны к общим политическим во­просам, общественному мнению, поддержанию своей репутации.

Поэтому существует постоянная необходимость регулярного проведения пресс-конференций, налаживания формальных отноше­ний с прессой, подготовки речей и выступлений для руководства, от­слеживания ситуации и консультирования по вопросам, потенциаль­но способным повлиять на функционирование корпорации.

В отличие от крупных небольшие по размерам компании или фирмы действуют на незначительной территории. Номенклатура их товаров или услуг стандартна и ограничена. На них оказывается сла­бое общественное давление и пресса не проявляет к ним особого ин­тереса.

Следовательно, у подобных организаций потребность в ПР-акциях незначительна и сводится главным образом к таким простым операциям, как выпуск пресс-релизов, пресс-бюллетеней и проведе­ние маломасштабных ПР-акций. Отсюда функции ПР-подразделения малых организаций преимущественно стандартные и привлекать

ПР-специалиста к выработке стратегических решений нет особой на­добности.

Отметим, что именно в небольших организациях чаще всего ис­кажают функции института паблик рилейшнз, сводя их преимуще­ственно к рутинным акциям маркетингового характера, торговой рекламе и т.д.

В этом нет ничего удивительного, если учесть, что наука и искус­ство паблик рилейшнз не так давно стали активно применяться биз­несом, а концепции их правильного использования полностью еще не восприняты всеми предпринимательскими слоями. Кстати, даже реализация таких традиционных функций бизнеса, как реклама, управление человеческими ресурсами и финансами, все еще сущест­венно отличается от компании к компании.

Нужно сказать, что к настоящему времени уже достаточно полно отработана и описана роль ПР в жизни корпораций. Более того, она проверена на практике многими компаниями, работающими в раз­личных секторах бизнеса

Чтобы успешно выполнять свои функции, ПР-персонал должен быть готов к работе по следующим направлениям: давать советы, за­ниматься консультационной деятельностью; выполнять работу в об­ласти коммуникации; проводить исследования и анализ ПР-проблем; разрабатывать и осуществлять ПР-программы (ПР-кампании); интег­рировать все коммуникационные функции.

Рассмотрим вкратце названные направления.

1. Советы, консультации по вопросам, связанным с паблик ри­лейшнз, даются как высшему руководству компании, так и руково­дителям отдельных ее подразделений или секторов. Поскольку паб­лик рилейшнз — функция специального персонала, то по отноше­нию к нему особая политика по вопросам консультирования обычно не разрабатывается и оперативные решения в этой связи не прини­маются. Однако данный персонал де-факто несет прямую ответст­венность за выявление и определение проблем, выработку рекомен­дации для руководства корпорации относительно принятия решений и формирования политики, связанной с обеспечением надежных свя­зей с общественностью.

Идеально, когда руководитель службы паблик рилейшнз дает та­кие рекомендации как член руководящего совета корпорации во вре­мя его заседаний либо во время личных бесед с линейными руково-

дителями отдельных подразделений. Но даже при отсутствии таких служебных возможностей руководитель ПР-подразделения обязан давать рекомендации в устной или письменной форме по каналам, существующим внутри организации.

Эти рекомендации могут касаться широкого круга вопросов, на­чиная с того, как лучше сделать объявление о готовящейся акции корпорации, и заканчивая тем, как радикально изменить направление политики корпорации и приблизить ее к интересам общественности; начиная с анализа и интерпретации предстоящих решений государ­ственных органов и их возможного влияния на компанию и заканчи­вая разработкой информационных программ, направленных на реа­лизацию целей компании или преодоление возникших трудностей. От успеха выполнения ПР-персоналом этих функций зависит общий успех всей ПР-программы компании.

2. Коммуникационная работа — функция, которая чаще всего связана с паблик рилейшнз. Она охватывает информирование внеш­них групп общественности о кампании и ее деятельности с помощью различных средств коммуникации.

Такое информирование не означает, естественно, подготовку ру­тинных пресс-релизов. Коммуникационная работа включает в себя общий процесс формирования имиджа корпорации с использованием средств массовой информации, распространение информации о мо­тивах действий компании с помощью брошюр, устных выступлений или рекламы. Сюда входит и обеспечение специальной информации, например, для таких групп общественности, как инвесторы, защит­ники окружающей среды, потребители товаров и услуг и т.д., а также доведение до сведения заинтересованной публики (акционеров, соб­ственных работников) мнения компании относительно законов и нормативных актов государственных органов.

3. Исследование и анализ ПР-проблем — менее известный вид деятельности, который сегодня получает активное распространение и становится чрезвычайно важным направлением развития ПР. В отли­чие от коммуникационной работы, где информация о корпорации распространяется преимущественно среди внешней общественности, исследование и анализ ПР-проблем (изучение общественного мне­ния, анализ социально-политической ситуации, намерений государ­ственных и иных организаций) означает выявление, оценку и обоб­щение информации о внешнем мире для нужд самой корпорации. Это своего рода «разведывательная» деятельность, сбор информации

о состоянии окружающей социальной среды, без чего немыслимо эффективное управление делами компании.

4. ПР-программы (ПР-кампании) включают разработку целого ряда мероприятий, рассчитанных на формирование позитивного вос­приятия компании различными слоями и группами общественности, а также распространение мнения компании относительно происхо­дящих событий.

Несмотря на то, что паблик рилейшнз в целом призваны форми­ровать благожелательное отношение к компании, в некоторых случа­ях пиэрменам приходится оставаться нейтральными или занимать оборонительную позицию, особенно в момент, когда организация подвергается атаке. С другой стороны, программы действий в сфере паблик рилейшнз, как правило, весьма разнообразны, конструктивны и созидательны по своему характеру. Их задачами могут быть:

• поддержание или укрепление уже существующего доброго отношения к компании со стороны потребителей как средст­во стимулирования сбыта продукции;

• налаживание сотрудничества с государственными органами с целью предупреждения жестких действий в адрес компаний;

• развитие сотрудничества с местной общественностью для устранения трений из-за неудобств, возникающих по вине предприятий компании;

• привлечение для работы в компании новых, более квалифи­цированных рабочих и служащих.

В некоторых случаях ПР-программы корпораций преследуют не только чисто коммерческие цели. Например, компания может оказы­вать меценатскую помощь группам общественности, надеясь, что в будущем это принесет ей пользу, скажем, возрастет спрос на ее про­дукцию или в случае кризисной ситуации она получит поддержку со стороны общественности. Иначе говоря, внешне бескорыстная спонсорская деятельность в конечном счете преследует какие-то долго­срочные интересы компании.

ПР-программы могут быть нацелены и на создание опосредован­ного паблисити товарам на рынке. С помощью разного рода публи­кации о деятельности компании, экспонирования ее успехов, органи­зации специальных событий и акций продвижения (promotion) фор­мируется благоприятная атмосфера вокруг компании, что часто при­носит больший эффект на рынке, чем прямая коммерческая реклама.

Такие программы носят централизованный характер и подчинены задаче формирования имиджа компании как социально ответствен­ного института общества.

5. Интеграция коммуникационных функций представляет собой объединение в единое целое всего, что может повлиять на общественное мнение, сбалансировать интересы компании и общественности.

Функциональные обязанности отдела паблик рилейшнз

Перечень функциональных обязанностей ПР-подразделёний, свя­занных с выполнением возложенных на них задач, не всегда одина­ков в разных компаниях. Однако существует определенный набор стан­дартных функций, без которых не может обойтись ни один ПР-отдел. Набор этих функций и их приоритетность выглядят примерно так.

• Определение общей ПР-политики. ПР-отдел разрабатывает и предлагает руководству ключевую концепцию политики кор­порации в сфере связей с общественностью, высказывает свое мнение при выработке решений по общим вопросам, помога­ет корпорации находить и занимать определенную ПР-позицию в той или иной ситуации. Такого рода рекомендации ПР-отдел дает главным образом высшему руководству кор­порации, но в некоторых случаях и руководству отдельных подразделений.

• Подготовка заявлений корпорации. Подготовка руководите­лями корпорации речей и заявлений связана не только с вы­сказыванием их личных мнений. При подготовке этих заяв­лений ПР-специалисты сами часто активно участвуют как в их разработке, так и в оглашении политики компании.

• Паблисити для корпорации в целом. ПР-отдел разрабатывает и публикует в средствах информации сведения о деятельно­сти компании, отвечает на вопросы журналистов, готовит и размещает рекламные материалы о корпорации в целом (ин­ституциональная реклама) и ее отдельных подразделениях.

• Паблисити продукции корпорации. ПР-отдел с помощью проблемных статей, использования каналов новостей распро­страняет сведения о достоинствах новых товаров, планирует и проводит кампании по продвижению их на рынке.

• Связи с государственными органами. ПР-отдел поддерживает постоянные связи с государственными учреждениями мест­ного и республиканского уровня; готовит доклады о тенден­циях государственной политики, которые могут оказать влияние на работу компании; вырабатывает в случае необхо­димости рекомендации относительно ответной линии пове­дения компании; оказывает помощь в подготовке показаний руководства компании следственным органам или депутат­ским комиссиям; непосредственно участвует в разработке программ, направленных на продвижение точки зрения компа­нии в законодательных или исполнительных органах власти.

• Связи с местным населением. ПР-отдел обеспечивает кон­такты с общественностью предприятия; проводит или коор­динирует акции корпорации, направленные на поддержание добрых отношений с местными жителями, включая соблюде­ние норм защиты окружающей среды, осуществление поли­тики равных возможностей найма на работу в компании, уча­стие в программах городского развития, доведение до сведе­ния общественности проблем и нужд компании и т.д.

• Связи с клиентами. Данная сфера коммуникаций компании с акционерами и инвесторами в самом широком смысле этого слова призвана содействовать с помощью информации о компании и достигнутых ею финансовых успехах ее пози­тивному восприятию инвесторами. ПР-отдел принимает уча­стие в подготовке годовых отчетов, планирует и проводит со­брания акционеров компании, встречи с ними по вопросам надежности их акций.

• Институциональная реклама. ПР-специалисты разрабатыва­ют программы, направленные на завоевание расположения ключевых групп общественности. Для этого готовится специ­альная литература, осуществляется реклама компании как соци­ального института, организовываются специальные события.

• Донорская деятельность корпорации. ПР-сотрудники разра­батывают политику пожертвований, рассматривают обраще­ния к компании за спонсорской поддержкой. Они руководят именным фондом компании (если таковой существует), опре­деляют претендентов на поощрения и награды за счет средств этого фонда.

• Печатные органы для персонала компании. ПР-отдел занима­ется подготовкой и изданием специальных журналов для со­трудников, выпускает газеты, пресс-бюллетени, доводит до сведения персонала компании письменные приказы и распо­ряжения руководства и т.д.

• Прием гостей. Сотрудники ПР-отдела организовывают и проводят экскурсии по предприятиям компании, готовят торжественные мероприятия и праздники для персонала и гостей компании.

• Координация и интегрирование всех направлений ПР-работы компании в целом и ее отдельных подразделений.

• Организация и выполнение учебных и специальных образова­тельных программ.

Для успешного выполнения своих функций специалисты по во­просам паблик рилейшнз должны находиться в непосредственном подчинении у высшего руководителя корпорации или любой другой организации. Потребность такой подчиненности, обусловленной не­обходимостью постоянно общаться с первым руководителем, выра­батывалась постепенно, в ходе длительной истории развития профес­сии паблик рилейшнз.

Это легко объяснить, приняв во внимание вышеперечисленные роль и функциональные обязанности отдела паблик рилейшнз. Большинство названных функций связаны с кругом вопросов, пред­ставляющих исключительную важность прежде всего для первого руководителя организации. Что же касается других подразделений или отделов компании, то эти вопросы затрагивают их не так прямо или в меньшей степени.

Высший руководитель, которому докладывает отдел ПР, может занимать в иерархической структуре организаций разное положение. Чаще всего это президент компании. Иногда это может быть предсе­датель совета директоров, совет директоров в целом или вице-президент компании, в круг обязанностей которого входят решение вопросов, требующих постоянной работы с людьми.

Наименования и размеры отделов паблик рилейшнз

Названия, под которыми функционируют отделы по связям с об­щественностью, а также должности высших руководителей, ответст-

венных за эту сферу деятельности, чаще всего связаны с понятием «public relations». Однако в последние годы в ряде компаний наблю­дается стремление, с одной стороны, подобрать более точное поня­тие, которое охватывало бы весь круг обязанностей, фактически вы­полняемых данными отделами, а с другой, избежать тех негативных моментов, которые в сознании некоторых людей ассоциируются с «паблик рилейшнз».

Выбор альтернативного названия часто зависит от размера ком­пании. При внимательном просмотре справочника крупных и сред­них американских корпораций, имеющих в своих структурах ПР-службы, их названия распределились примерно поровну на «public relations» и «public affairs» (общественные дела). Намного реже упот­ребляются понятия «корпоративные коммуникации» (corporate communications) и «корпоративные отношения» (corporate relations). Иногда встречаются и другие названия: связи с местной обществен­ностью, общественная информация, маркетинговая служба, даже внешние дела.

Тенденция к использованию других понятий наблюдается глав­ным образом в больших корпорациях. Однако, как отмечается в док­ладе виднейшего американского специалиста в области теории и практики ПР Филиппа Лесли, представленного специальному коми­тету по терминологии Общества паблик рилейшнз Америки, почти все профессиональные организации мира в своих названиях так или иначе употребляют термин «паблик рилейшнз». В большинстве спе­циальных публикаций и книг также используют этот термин. Если говорить в целом, какие бы другие понятия ни использовались, будь-то «общественные дела» или «корпоративные коммуникации» (в русском варианте — «связи с общественностью», «общественные связи» и т.д.), сущность всегда остается единой — речь идет о паблик рилейшнз.

Размеры отделов ПР, объем выполняемых ими программ, как правило, зависят от размеров компаний, корпораций или фирм. В ПР-службах маленьких компаний может работать лишь один специа­лист. В ПР-отделах гигантских корпораций работают сотни сотруд­ников. Например, подразделение паблик рилейшнз компании IBM насчитывает примерно 500 штатных сотрудников. Работники отдела паблик рилейшнз могут быть либо сконцентрированы в главном офисе организации, либо рассредоточены по всем филиалам или до­черним предприятиям корпорации, расположенным на большой тер-

ритории. Естественно, что размер, роль и место ПР-подразделений имеют свои особенности в каждом конкретном случае.

Проведенные ведущим профессиональным журналом Америки «PR Reporter» исследования свидетельствуют, что в ПР-отделах больших корпораций этой страны занято в среднем от 5 до 20 штат­ных сотрудников. В небольших организациях (включая предприни­мательские фирмы, общественные ассоциации, институты научного и учебного профиля) штат сотрудников ПР-подразделений составля­ет от 3 до 10 человек. Кроме того, многие из этих организаций обра­щаются за помощью к профессиональным ПР-фирмам или отдель­ным консультантам.

ПР-отдел корпорации обычно возглавляет вице-президент или директор по вопросам паблик рилейшнз. В крупных корпорациях ра­ботой ПР-подразделений руководит первый вице-президент или ви­це-президент корпорации. Такие высокие должности могут созда­ваться и в случае значительного увеличения объема функций ПР-отделов. В небольших фирмах или там, где служба ПР не получила должного признания или доверия со стороны высшего звена руково­дителей, ее работу возглавляет менеджер по вопросам ПР.

В настоящее время резко возрастает количество вице-президентов по вопросам ПР. Такая должность вводится в связи с тем, что первые руководители компаний высоко оценивают функцию ПР. В ряде случаев она учреждается для того, чтобы с ее помощью усилить вес ПР-отделов наряду с другими подразделениями компании, либо под­нять престиж ПР-отдела за пределами компании.

Что касается распределения функций между штатным персо­налом ПР-отделов, здесь многое зависит от потребностей корпора­ции или индивидуальных способностей сотрудников. Каких-то об­щих правил тут не существует. Правда, следует обратить внимание на то, что самую высокую должность в отделе обычно занимает со­трудник, отвечающий за связи с прессой и вопросы паблисити. Объ­ясняется это тем, что объем работы и нагрузки здесь наиболее значи­тельны. Остальными направлениями работы ПР-отдела руководит лично его начальник. Сюда относятся вопросы связи с местным на­селением, акционерами, продвижение организации в целом (инсти­туциональный промоушн), связи с государственными органами, пер­соналом компании и т.д.

В больших компаниях, имеющих филиалы или предприятия в разных регионах, создаются автономные ПР-отделы на местах. В таких случаях штатные ПР-сотрудники могут находиться в двойном подчинении: быть непосредственно подотчетными региональному вице-президенту или директору филиала, а в вопросах общей поли­тики корпорации (пунктирно) — центральному отделу паблик ри­лейшнз.

В еще более крупных корпорациях, где каждое отделение или филиал имеют самостоятельный рынок, центральный ПР-отдел на­значает специальных ответственных за работу и оказание помощи каждому из этих отделений корпорации. Такие лица, как правило, большую часть своего рабочего времени занимаются вопросами про­движения и паблисити товаров своих отделений. Остальные сотруд­ники центрального ПР-отдела выполняют другие штатные ПР-функции и создают паблисити для товаров тех подразделений, кото­рые недостаточно велики, чтобы выделить специальных ответствен­ных для обслуживания их на постоянной основе.

В очень крупных и децентрализованных корпорациях в каждом из отделений создаются автономные ПР-офисы, самостоятельно вы­полняющие весь набор штатных функций. Штат таких офисов под­отчетен первому руководителю отделения корпорации (в особенно­сти, если это завод или фабрика), сохраняя при этом определенную подотчетность центральному ПР-отделу, который координирует реа­лизацию общей политики корпорации. Автономные ПР-офисы мо­гут обращаться за советами или помощью (особенно в критических ситуациях) в центральный ПР-отдел.

Оплата труда и распределение рабочего времени

Выделение бюджетных средств на функционирование ПР-подразделений корпорации определяется в основном тремя фактора­ми: размером компании; объемом функций паблик рилейшнз; разме­ром расходов на ПР-программы из общего бюджета и величиной расходов, на которые готовы пойти другие функциональные подраз­деления корпорации в случае необходимости проведения масштаб­ных ПР-акций.

С учетом этих факторов весьма сложно привести какие-либо до­казательные аналогии или примеры для сравнения. Можно лишь от­метить: чтобы провести в США сколько-нибудь значимую ПР-кампанию, небольшая или среднего размера организация должна за­кладывать в годовой бюджет не менее 200—300 тысяч долларов на

работу по связям с общественностью. В больших американских фирмах бюджет на ПР составляет от 1 до 10 млн. долларов в год.

Говоря о заработной плате штатных ПР-специалистов, можно привести больше примеров для сравнения, проливающих свет на бюджетные расходы по ПР, особенно если учесть тот факт, что фонд заработной платы составляет львиную долю (80%) бюджета боль­шинства ПР-отделов компаний США.

Размер годовой зарплаты высшего звена руководителей ПР-отделов корпораций составляет 75 и более тыс. долларов, достигая в отдельных случаях 100—350 тысяч. Это в известной мере свидетель­ствует о все возрастающем значении ПР-функций в сфере бизнеса.

Размер оплаты труда специалистов, работающих в консультаци­онных ПР-фирмах, лишь немногим выше. Что касается других орга­низаций (колледжи, университеты, профсоюзные ассоциации и т.д.), то уровень зарплаты здесь гораздо ниже.

Определенное представление о средней зарплате работающих в ПР-сфере может дать следующая таблица, приведенная в американ­ском журнале «PR Reporter» (1 октября, 1990 г.).

Размер заработной платы занятых в сфере ПР в США и Канаде

Существенное значение имеет распределение бюджета рабочего времени ПР-специалистов разного ранга на выполнение тех или иных функциональных обязанностей. Наиболее полным и всесто­ронним в этом отношении можно считать исследование, проведенное специалистами известной американской корпорации AT&T. Вот что было обнаружено:

• 30% рабочего времени сотрудники ПР-службы этой ком­пании (после решения вопросов общей политики и управления) используют на связи со СМИ, 24% - на связи с рабочими и служащими внутри компании, 21% — на связи с местным населением, 16% — на работу с массо­выми аудиториями и 7% — на рабочие связи с государ­ственными органами.

• Из общего количества времени, которое ПР-сотрудники используют на коммуникации по финансовым вопросам, 46% тратится на подготовку квартальных и годовых от­четов; 31 % — на работу с аналитиками и брокерами; 10% — на ежеквартальные и годовые собрания; 8% — на письменные и телефонные ответы.

• Время на связи со СМИ распределяется следующим об­разом: 45% — подготовка ответов на вопросы, 42% — подготовка и издание пресс-релизов и только 4% —на пресс-конференции.

• Среднегодовое количество пресс-релизов составляет 108. Рассылаются они в среднем по 287 адресам. Средний объем пресс-релиза — 2 страницы.

• В течение месяца со стороны журналистов в среднем по­ступает 80 вопросов.

Можно привести и другие примеры распределения бюджета ра­бочего времени ПР-специалистов. Френк Уайли, бывший президент Общества паблик рилейшнз Америки, ныне консультант и профессор Калифорнийского университета в Лонг-Бич, отмечает, что ПР-профессионалы высшего ранга распределяют свое рабочее время следующим образом: 10% — на технические вопросы, 40% — адми­нистративные проблемы и 50% — анализ и суждения. И, наоборот, молодой штатный ПР-работник 50% рабочего времени занимается техническими вопросами, 5% — размышлениями, а остальную часть времени крутится как белка в колесе.

Дата добавления: 2014-09-10; просмотров: 504; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!