Создание отчета сводной таблицы

Когда отчет сводной таблицы основывается на внешних, может потребоваться загрузка внешних данных до создания отчета.

1. Откройте книгу, в которой требуется создать отчет сводной диаграммы.

Если отчет создается на основе списка Microsoft Excel или базы данных, щелкните ячейку в этом списке или базе данных.

2. Выберите в меню Данные команду Сводная таблица.

3. На шаге1 выполнения мастера сводных таблиц и диаграмм установите переключатель Вид создаваемого отчета в положение Сводная таблица.

4. Следуйте инструкциям на шаге 2 мастера.

5. На шаге 3 решите, нужно ли нажимать кнопку Макет

Кнопка Макет на шаге 3 Мастера сводных таблиц используется в следующих случаях:

·

· Необходимо изменить установки поля страницы. Если сводная таблица или отчет сводной диаграммы основан на внешних данных и необходимо создать поле страницы, которое извлекает данные для каждого элемента отдельно

6. Выполните одно из следующих действий:

Если на шаге 3 была нажата кнопка Макет, выполните формирование макета отчета, нажмите кнопку OK в диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм –Макет, а затем кнопку Готово для создания отчета.

Если кнопка Макет на шаге 3 не была нажата, нажмите кнопку Готово, а затем сформируйте макет отчета на листе.

При создании отчета сводной диаграммы Excel автоматически создает связанный отчет сводной таблицы. Более подробно построение сводной таблицы рассмотрено в лекции № 9.

Создание макета нового отчета с помощью диалогового окна «Мастер сводных таблиц и диаграмм – макет»

Следующая процедура используется после нажатия кнопки Макет на шаге 3 выполнения мастера сводных таблиц и диаграмм.

1. Из группы кнопок полей, расположенной справа, перетащите нужные поля в области диаграммы строка и столбец.

2. В отчетах сводных таблиц подписи полей строк и элементов отображаются слева. Подписи полей столбцов и элементов отображаются сверху.

3. В отчетах сводных диаграмм элементы полей строк отображаются на оси категорий, а элементы полей столбцов — в виде рядов данных.

4. Поля, содержащие данные, которые требуется обобщить, перетащите в область данные.

5. В отчетах сводных диаграмм поля данных определяют значения для оси значений.

6. В отчетах сводных таблиц или сводных диаграмм для полей данных можно использовать различные итоговые функции. Для этого следует дважды щелкнуть поле в области данные, выбрать нужную функцию в списке Операция, а затем нажать кнопку OK. Для того чтобы включить поле данных несколько раз, чтобы можно было использовать дополнительные итоговые функции, перетащите поле в область данные повторно.

7. Поля, которые требуется использовать как поля страниц, перетащите в область страница.

По умолчанию Microsoft Excel получает данные сразу для всех элементов полей страниц . Для того чтобы данные загружались для каждого из элемента полей страниц по отдельности (при использовании внешних, дважды щелкните каждое поле в области страница, нажмите кнопку Далее, установите переключатель в положение Обновлять внешние данные при выборе каждого элемента, а затем два раза нажмите кнопку OK.

Существует два способа изменения расположения полей после создания отчета в Excel. Можно попробовать изменить порядок полей на листе, либо щелкнуть завершенный отчете сводной таблицы (или связанный отчет сводной таблицы для отчета сводной диаграммы), нажать кнопку Мастер сводных таблиц на панели инструментов Сводные таблицы, чтобы вернуться к шагу 3, а затем нажать кнопку Макет.

Дата добавления: 2014-12-09; просмотров: 167; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!