Тема 5. Подсистемы управления проектами

1. Понятие подсистем управления проектами

2.Общая характеристика основных подсистем управления проектами

2. Управляющие модели как инструмент управления проектами

Поскольку управление проектом является практическим воплощением системного подхода, различные направления управления проектами можно назвать подсистемами управления проектом. К ним относятся:

1. Управление содержанием;

2. Управление продолжительностью;

3. Управление качеством;

4. Управление персоналом;

5. Управление ресурсами

6. Управление коммуникациями

7. Управление рисками.

Каждая из подсистем по-разному взаимодействует с базовыми элементами проекта. Управление содержанием путем формирования системы целей определяет структуру и состав работ, ресурсов, результатов и рисков. Управление продолжительностью направлено на работы, а также затрагивает ресурсы (так как начало работ означает поступление или использование ресурсов), результаты (так как окончание работ означает создание результата) и риски (так как воздействие факторов окружающей среды сказывается на продолжительности проекта). Управление стоимостью и управление качеством направлены на все базовые элементы. Управление персоналом, управление ресурсами, управление коммуникациями направлено на соответствующие виды ресурсов (человеческие, материальные, информационные).

Управление содержанием проекта.

Управление содержанием проекта представляет собой деятельность, направленную на определенную структуру целей и обеспечение их реализации. Под содержанием проекта понимается совокупность поставленных перед проектом целей и связей между ними.

В фазе разработки проекта в качестве основы используют дерево целей, которое определяет все другие иерархические модели, такие, как структура работ, структура стоимости, структура результатов, структура ресурсов, организационная структура, структура документации.

В фазе реализации происходит выполнение работ с использованием ресурсов и достижения результатов проекта. В ходе контроля осуществляется сопоставление достигнутых результатов и поставленных целей. При обнаружении отклонений вырабатываются корректирующие и предупреждающие мероприятия. При этом более эффективным является предупреждающие мероприятия, позволяющие устранить или минимизировать несоответствия в будущем.

В рамках одного проекта возникает несколько целей, максимизация достижения которых взаимно исключается. В таких случаях строится несколько иерархических структур (деревьев) этих целей, определяются связи и характер взаимодействия между ними и вырабатываются оптимальные значения их одновременного достижения.

Управление продолжительностью проекта – это деятельность направленная на обеспечение достижения целей проекта в необходимые сроки. Проект отражается на временной шкале в виде совокупности связанных между собой работ. Работа является основным элементом временной продолжительности проекта, т.е. работа представляет собой деятельность, направленную на достижение собственной цели (результата работы) и длящуюся определенный период времени. В фазе разработке проекта управление продолжительностью заключается в разработке иерархической структуры работ (дерево работ), сетевых моделей и календарных графиков.

Качество представляет собой совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворять установленные или предполагаемые потребности. Управление качеством проекта представляет собой деятельность, направленную на достижение соответствия результатов проекта выявленным потребностям и ожиданиям. Потребности обычно сводятся к: требованиям к эксплуатационным характеристикам; функциональным требованиям; требованиям надежности; требованиям безопасности и экологичности; экономическим требованиям; культурным, эстетическим и другим требованиям.

В фазе разработки проекта в качестве базовой модели используется иерархический график продукции проекта (структура продукции) и ее различных качеств. Более подробно требования к качеству продукции отражаются в проектной документации, которая для каждого вида продукции разрабатывается в соответствие с существующими нормативными и методическими документами (нормами, правилами, стандартами).

В фазе реализации закладываются качество обусловленное соответствием результатов проекта рыночным потребностям и ожиданиям, а также качество разработки и планирования проекта.

Контроль качества основывается на использовании контрольных карт, диаграмм Парето и сложных статистических методах. В фазе реализации обеспе6чивается качество выполнения работ по проекту в соответствие с плановой документацией и качество ресурсного обеспечения.

Качество является одним из основных управляемых параметров проекта наряду со временем, стоимостью, ресурсами. Задача обеспечения качества проекта на должном уровне является сквозной на всем протяжении жизненного цикла проекта.

В основу системного управления качеством проектом положены принципы Всеобщего управления качеством – система TQM.

Управление персоналом представляет собой деятельность. Направленную на обеспечение проекта необходимыми человеческими ресурсами и их эффективное использование.

В фазе разработке на основе анализа структуры работ определяется потребность в необходимых человеческих ресурсах, после чего производится организационное проектирование и создание новой модели – организационной структуры управления проектом. Более детальные организационные решения закрепляются в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях, матрицах разделения административных задач управления, сетевых матрицах, профессиограммах.

В фазе реализации проводится поиск и подбор кадров, их адаптация и обучение, распределение обязанностей, контроль выполнения работ, мотивация и развитие, формирование корпоративной культуры. Особое место в управлении персоналом занимает управление командой. Команда – это коллектив единомышленников, действующих как единое целое.

В ходе реализации проекта не должно быть места конфликтам, поэтому задачей руководителя является конструктивное управление ими.

Управление материально-техническим обеспечением проекта – особая деятельность, направленная на обеспечение работ всеми необходимыми материальными ресурсами надлежащего качества, при соблюдении запланированных сроков.

В управлении материально-техническим обеспечением выделяют управление поставками; управление запасами; производственно-техническую комплектацию.

Детально требования к ресурсам определяются в спецификациях, технических требованиях и объемно-календарных планах поставок. Обеспечение своевременности поставок является задачей, решаемой совместно с подсистемами управления продолжительностью и управления ресурсами.

Управление коммуникациями проекта представляет собой деятельность, направленную на обеспечение сбора, обработки и своевременного предоставления информации, необходимой участниками проекта для эффективного выполнения работ.

На начальных фазах происходит определение информационных потребностей участников проекта, проектирование структуры документации (дерево документации, номенклатура дел) и баз данных, а также создание проекта информационной системы, включающей схемы аппаратной и программной составляющих.

В ходе разработки и реализации проекта происходит выработка решений, закрепляемых в определенных документах, и выполнение решений, сопровождающихся накоплением учетных данных и предоставлением отчетов о промежуточных и окончательных результатах работ. Обязательным является создание документов, отражающих фактически достигнутые результаты – исполнительской документации, являющейся основой для контроля и корректировки решений, а также дальнейшего развития проекта.

Необходимым средством управления коммуникациями является программное обеспечение. Ряд программ, позволяет выполнить большую часть операций по созданию и распределению базовых документов по управлению временем, стоимостью и ресурсами проекта, среди них: Microsoft Project; TimeLine (Symantec); Open Plan (Welcom Corp.) и др.

Управление рисками проекта представляет собой деятельность, направленную на оптимизацию взаимодействия проекта с внешней средой в целях минимизации отклонений проекта от ранее поставленных целей. Риски возникают на границе проекта с внешней средой. Факторы риска всегда располагаются за рамками проекта, даже если само негативное событие проявляется внутри проекта.

В фазе разработки проекта управление рисками подразумевает выявление факторов риска, их анализ и количественную оценку, а затем построение управляющих моделей. На основе полученных результатов планируются мероприятия, позволяющие снизить выявленные риски и таким образом повысить устойчивость всего проекта.

В фазе реализации проекта по мере необходимости проходит реализация мероприятий по снижению рисков. Работа по выявлению, оценке и анализу рисков продолжается ввиду того, что окружающая среда проекта динамична, и то, что ранее представляло собой стабильность, может превратиться в источник неопределенности и риска.

К методам, позволяющим снизить риски в проектном управлении относятся: распределение рисков; страхование; создание резервов (внутренне страхование); хеджирование; предоставление гарантий или залогов.

3.Реализация управления проектами в рамках каждой подсистемы заключается в создании одной или нескольких управляющих моделей и воплощении решений, заложенных в эти модели. Модели служат средствами, обеспечивающими процессы реализации и контроля. На основе первоначальной модели строиться модель, отражающая фактически достигнутые результаты. Управляющая модель – это не абстрактное отражение действительности, а реальный инструмент управления. В таблице 5.1 показано, какие базовые элементы затрагиваются при функционировании каждой подсистемы управления проектами и какие управляющие модели при этом используются.

Таблица 5.1Связи подсистем управления проектом, базовых элементов и управляющих моделей.

Приложение 1

проекта

Рис. 1. Окружение и участники проекта

[1] Microsoft Project 2003. Управление проектами / Ахметов К. С. – М.: 2006. С. – 10.

Дата добавления: 2014-12-09; просмотров: 1926; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!