Студопедия

Главная страница Случайная лекция


Мы поможем в написании ваших работ!

Порталы:

БиологияВойнаГеографияИнформатикаИскусствоИсторияКультураЛингвистикаМатематикаМедицинаОхрана трудаПолитикаПравоПсихологияРелигияТехникаФизикаФилософияЭкономика



Мы поможем в написании ваших работ!




Объяснительная и пояснительная записки

Объяснительная записка– документ, объясняющий причину на-

рушения трудовой дисциплины или невыполнения какого-либо поруче-

ния и т.д. Объяснительные записки личного характера работники пишут

от руки. Объяснительная записка должностного лица, поясняющая невы-

полнение поручения, оформляется как официальный документ (по образ-

цу докладной записки).

Еще одна разновидность – пояснительная записка, содержащая

разъяснения отдельных положений основного документа (плана, про-

граммы, отчета, проекта и т.д.).

Пояснительные записки, как приложение к основному документу,

оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководи-

тель.

Формуляр-образец ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ (ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ)

ЗАПИСКИ в зависимости от назначения состоит из реквизитов: 08, 10,

11,12, 14, 15, 18, 20, 21, 28.

Письмо

Письма служат средством общения с учреждениями, частными ли-

цами, позволяют сообщать различные сведения, уведомлять о событиях и

т.д.

Существуют письма, содержащие просьбу, предложение, претен-

зию, запрос. Они требуют ответа. Письма, содержащие извещение, ин-

формацию, рекламу, отказ, напоминание, ответа не требуют.

Письма оформляются на специальных бланках для писем формата

А4. Если письмо не превышает десяти строк, то его оформляют на бланке

А5.

Для оформления писем допускается применение бланков как с

продольным, так и с угловым расположением реквизитов.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное

подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю органи-

зации. Способы оформления реквизита «Адресат» описаны в главе «Об-

щий вид и состав реквизитов документа».

При адресации письма частному лицу в начале располагают фами-

лию, имя, отчество, затем адрес. Во избежание недоразумений фамилию,

имя, отчество пишут полностью.

Для удобства восприятия элементы реквизита «Адресат» лучше

отделять друг от друга 1,5 – 2,0 интервалами.

Когда письмо адресовано одновременно нескольким получателям,

то адрес основной организации пишут первым. Если письмо отправляется

более чем в 4 адреса, то составляется список рассылки с указанием на

каждом экземпляре только одного адресата.

В письме, как правило, освещается один вопрос. Несколько вопро-

сов излагают в одном письме только тогда, когда они взаимосвязаны по

целям и задачам.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последователь-

ным, убедительным и корректным, лишенным эмоциональности и описа-

тельной красочности.

Факты, события излагают полно, объективно и ясно. Неточности,

допущенные при оформлении письма, могут лишить его юридической

силы и отрицательно сказаться на имидже его автора.

Текст письма конструктивно состоит из логически завершенных,

взаимосвязанных по смыслу частей, которые выделяют абзацами.

Во вводной части указывают причины, послужившие основанием

для составления письма, ссылаются на факты, документы, обстоятельства

и т.д. Эта часть является пояснительной, и от того, как она будет изложе-

на, зависит, какое решение примут наши партнеры.

В основной части излагают цели, просьбу, предложение, сообще-

ние, отказ и т.п. Письмо может состоять только из основной части. На-

пример: «Просим выделить 4 автобуса марки «Вольво» для обслуживания

конференции…».

В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих восприятие.

Следует избегать ненужных сокращений. Употребление терминов должно

быть обосновано необходимостью. Для правильного использования тер-

минов следует обращаться к терминологическим словарям. Если вы со-

мневаетесь в том, что употребленный в письме термин будет правильно

понят адресатом, его лучше заменить выражением нейтральной лексики

или дать его точное словарное определение.

Текст письма может излагаться: от третьего лица ед. числа – «Ор-

ганизация сообщает…» или «Собрание акционеров постановляет», – что

отражает принцип коллегиальности; от первого лица ед. числа – «Прошу

Вас…» или от первого лица мн. числа «Просим», «Направляем», «При-

глашаем».

По современным традициям письмо часто начинают с именного

обращения:

«Уважаемый Николай Петрович!», «Николай Петрович!», «Госпо-

дин Петров!», «Уважаемый господин Петров!», «Уважаемые господа!»,

«Уважаемые коллеги!».

Обращение «Глубокоуважаемый» применяется крайне редко, толь-

ко по отношению к людям весьма преклонного возраста, снискавшим

всеобщий почет и уважение за свои заслуги.

Письма определенного характера (приглашение, благодарность,

просьбы и т.д.) могут включать в себя ключевые фразы комплимента:

«Продукция Вашего предприятия снискала уважение российского потре-

бителя, она соответствует международным стандартам качества и дос-

тойна быть представленной на международной ярмарке» (в письме-

приглашении).

Если письмо начинается с формулы вежливого обращения («Ува-

жаемый господин…»), то и завершаться оно должно фразой «С уважени-

ем, генеральный директор…». В письмах, в которых предполагается со-

вместная деятельность, могут употребляться фразы типа: «Надеемся на

дальнейшее сотрудничество!», «Будем рады видеть Вас в числе участни-

ков ярмарки!».

Письмо оформляют в двух экземплярах, факс – в одном. Первый

экземпляр, оформленный на бланке предприятия, отправляют адресату,

второй – подшивают в дело.

Если к письму прилагаются дополнительные материалы, после

текста (через 2 интервала) делается отметка о приложении.

Сведения об оформлении реквизита «Отметка о наличии приложе-

ния» содержатся в главе «Основные правила оформления документов».

Первый экземпляр письма подписывают руководители предпри-

ятия, второй – руководители структурного подразделения или его соста-

вители. В гарантийных письмах подпись руководителей удостоверяется

печатью предприятия.


<== предыдущая страница | следующая страница ==>
Докладная записка | Справка

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 247; Нарушение авторских прав




Мы поможем в написании ваших работ!
lektsiopedia.org - Лекциопедия - 2013 год. | Страница сгенерирована за: 0.004 сек.