Компьютерные технологии в делопроизводстве

Деятельность современных предприятий невозможно представить

без применения технических средств. С их появлением изменилась тех-

нология создания и обработки документов.

К техническим средствам, применяющимся в делопроизводстве,

можно отнести:

– средства составления и изготовления документов (пишущие,

диктофонные и др.);

– средства репрографии и оперативной полиграфии;

– средства обработки документов (склеивающие, скрепляющие,

штемпелюющие и др.);

– средства хранения, поиска и транспортировки;

– средства связи; и др.

В настоящее время для рационализации управленческих процессов

на предприятиях, в учреждениях и организациях применяются различные

программные средства, предназначенные для полной или частичной ав-

томатизации документационного обеспечения управления (ДОУ). Все

чаще для решения различных управленческих и производственных задач

используют локальные компьютерные сети. Их установка и программное

обеспечение законодательно не регламентированы. Каждая организация

сама приобретает офисные программные продукты, предназначенные для

автоматизации документационного обеспечения управления исходя из

своих материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей.

Выбор программного продукта – сложный и трудный процесс, так

как для конкретной организации может быть важна не вся совокупность

потребительских свойств той или иной системы, а только некоторые из

них. Поэтому при выборе системы автоматизации ДОУ следует произво-

дить её оценку с точки зрения пригодности для автоматизации делопро-

изводства и документооборота в конкретной фирме. При этом целесооб-

разно сопоставлять возможности программного продукта с основными

задачами и использующимися технологиями делопроизводства фирмы.

Требуется также оценка функциональных характеристик систем по их

программной реализации и стоимостным показателям.

Создание, приобретение и внедрение систем автоматизации доку-

ментационного обеспечения управления (САДОУ) преследует достиже-

ние следующих целей.

1. В области обработки документов:

– повышение оперативности и качества работы с документами;

– упорядочение документооборота;

– обеспечение эффективности контроля исполнения;

– постепенный переход от традиционных бумажных технологий

ДОУ к электронным «безбумажным»;

– повышение доли интеллектуального труда в работе с документа-

ми и снижение трудозатрат на рутинные операции;

– повышение качества документов, создаваемых в организации;

– исключение дублирования ввода в информационно-поисковую

систему сведений о документе на различных участках его обработки;

2. В области контроля за исполнительской дисциплиной:

– обеспечение автоматизированного контроля исполнения доку-

ментов в подразделениях организации;

– информирование сотрудников и руководства о поступивших и

создаваемых документах,

– исключение потерь документов;

– оперативное получение информации о состоянии исполнения и

местенахождения любого документа;

– сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

3. В области организации доступа к информации:

– обеспечение сохранности текстов документов, подготовленных в

электронной форме, а также всех сопутствующих материалов, относя-

щихся к одному вопросу (регистрационных карточек документов, резо-

люций, сопроводительных документов);

– обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по те-

матическому набору реквизитов.

Программная система автоматизации ДОУ должна стать основой

для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При

этом конечным результатом этого должно стать:

– введение единого порядка индивидуальной и совместной работы

с документами в единой сети;

– объединение потоков электронных документов организации;

– использование общей для всех подразделений системы индекса-

ции (нумерации) документов;

– введение общих справочников-классификаторов (таких как но-

менклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки

(РКК) документов и т. п.;

– обеспечение унификации управленческой документации и со-

кращения количества форм и видов единообразных документов.

В настоящее время на рынке программных продуктов выделяются

ряд наиболее интересных систем. Рассмотрим преимущества и достоин-

ства некоторых из них.

Система «Дело-96»предназначена в основном для автоматизации

документационного обеспечения управленческой деятельности государ-

ственных организаций, она обеспечивает:

– контроль всех этапов делопроизводственных операций и резуль-

татов выполнения работ по основным функциональным процессам пред-

приятия;

– единую регистрацию всей поступающей внутренней корреспон-

денции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистра-

ционных карточек.

– занесение в память компьютера текстов резолюций;

– направление резолюций и документов по сети исполнителям;

– поиск регистрационных карточек и резолюций для осуществле-

ния контроля исполнения документов с целью ведения справочно-анали-

тической работы;

– пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным

исполнителям;

– отслеживание документооборота организации, включая переме-

щения бумажных оригиналов и копий документов, резолюций, отчеты об

исполнении, согласование документов;

– контроль за своевременным исполнением поручений, запросов

учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку

сроков исполнения документов;

– объединение и группировку зарегистрированных документов по

различным признакам сходства;

– ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам для

создания реестров рассылки документов;

– получение информационных и статистических материалов, сво-

док, отчетов для предоставления руководству;

– хранение электронных документов;

– «отправления» документов в дело в соответствии с номенклату-

рой дел и извлечения (при необходимости) их из дела.

Последующие версии этой системы поддерживает доступ к доку-

ментам посредством Internet-технологии.

Система «LanDocs»предназначена для автоматизации документа-

ционных процессов управления в организациях. Существует она в двух

вариантах: 1) как законченная система (программное обеспечение, доку-

ментация, обучение пользователей); 2) как открытый к развитию вариант,

представляющий базовый набор моделей, специализированную библио-

теку диалоговых элементов, технологию адаптации и поддержки; она

предполагает обучение пользователей, разработчиков и специалистов

группы поддержки.

Программный комплекс позволяет реализовать в автоматизирован-

ном режиме следующее документационные операции:

– регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с

использованием регистрационных карточек;

– сохранение документов, созданных разнообразными приложе-

ниями в виде файлов текстов, таблиц, видеоизображений, звука;

– интегрированный вызов соответствующего приложения при от-

крытии документа;

– рассылку документов, заданий, поручений как одному пользова-

телю, так и по списку;

– контроль за прохождением и исполнением документов и поруче-

ний с помощью механизма контрольных карточек (все данные о зарегист-

рированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в

виде отчетов);

– поиск документов с возможностью сохранения поисковых запро-

сов, просмотр и редактирование документов;

– поддержку нескольких версий одного документа;

– сканирование бумажных документов и распознавание текстов

(OCR);

– интегрированный вызов офисных приложений для просмотра,

редактирования и печати документов;

– архивирование документов;

– гибкую настройку на административную иерархию организации

и тематическую структуру документарного фонда;

– ограничение прав доступа пользователей к документам и функ-

циям системы.

Программно-технологический комплекс «Золушка-WIN» –элек-

тронная канцелярия, состоящая из трех функциональных компонент про-

граммных систем: «Решения и распоряжения», «Письма граждан» и

«Служебная корреспонденция».

Система выполняет:

– регистрацию исходящей и входящей почты, а также сопроводи-

тельных документов, прикрепленных к основному документу, повторных

и вторичных документов;

– контроль исполнительской дисциплины во времени и по испол-

нителям с напоминанием о контрольных документах и сроках их испол-

нения;

– подготовку справок, сводок и списков по всему объему докумен-

тов, по тематическим рубрикам и т. д.;

– поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по

любому известному реквизиту или набору реквизитов, в том числе кон-

текстный поиск по содержанию (названию) документа;

– организацию доступа к электронным копиям документов.

Система управления документами «Евфрат»позволяет автомати-

зировать основные функции ДОУ на предприятиях и в организациях.

Среди них можно выделить:

– регистрацию документов по шаблонам реквизитов, выполненным

в соответствии с действующими нормативными материалами;

– контроль исполнения документов;

– передачу документов в приложения для редактирования, печати,

отправки по электронной почте и др.;

– архивное хранение документов и их графических образов, полу-

ченных путем сканирования;

– поиск документов по их содержанию и набору реквизитов;

– пересылку документов адресатам или исполнителям через факс

или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа.

В настоящее время фирмой разработаны и распространяются три

версии системы:

«Евфрат»– персональный электронный архив собственных доку-

ментов, содержащихся на рабочем месте пользователя;

«Евфрат@.50НО»– система представления, хранения и поиска

документов, полученных из различных источников, в том числе средст-

вами электронной почты из сети Internet. Однако в этой системе не пре-

дусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности, отсутствует воз-

можность контроля исполнения документов;

«Евфрат 97»– система автоматизации на предприятиях и в орга-

низациях собственности.

Система «Office Media»также предназначена для автоматизации

работы служб ДОУ. Она разработана на основе требований и принципов

Государственной системы документационного обеспечения управления

(ГСДОУ) и обеспечивает следующие основные функции:

– регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в ор-

ганизации;

– постановку на контроль документов и резолюций руководства

организации;

– статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудни-

ков организации;

– автоматическую доставку электронных документов исполните-

лям;

– создание электронной библиотеки (архива) документов органи-

зации.

В состав системы «Optima Workflow Enterprise Edition»входят

пять программных модулей, которые могут быть установлены на различ-

ное серверное оборудование в корпоративной сети в зависимости от ме-

тодов организации процессов документооборота и наличия рабочих мест

пользователей. Внедрение системы в организации дает возможность:

– централизованного хранения документов в электронном виде;

– формализации процедур создания и обработки документов;

– единого управления и контроля за движением документов.

Система содержит инструменты задания маршрутов прохождения

документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а

также дает возможность подключать лицензированные средства крипто-

графической защиты.

В системе «Документ-2000»организована поточная обработка до-

кументов. Весь документооборот организации подразделяется на три ос-

новных потока: поступающие, отправляемые и внутренние документы.

Поступающие документы также делятся на потоки: должностным

лицам, службам и подразделениям. Полностью автоматизирована работа

с отправляемыми и внутренними документами.

Система позволяет выполнять следующие функции: разработку

документов; подготовку проектов; отслеживание управленческих процес-

сов рассмотрения (резолюция), ознакомления; выполнение и регистрацию

документов; поддержку индивидуального маршрута движения документа;

их поиск по определенным атрибутам; контроль прохождения; выдачу

отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др.; раз-

граничение прав доступа к документам, настройку, поддержку справоч-

ников, маршрутов обработки документов; поддержку экспедиции исхо-

дящих документов (печать конвертов и реестров почтовых отправлений).

Созданные внутренние документы не регистрируются, а получают

номер версии. Версия документа включает собственно текст, номер вер-

сии и маршрут согласования. Разрешено параллельное, последовательное

и параллельно-последовательное согласование. Согласованные докумен-

ты подписываются, а затем регистрируются.

Все документы продвигаются по определенным маршрутам – кор-

поративным или индивидуальным.

Система «БОСС-Референт»разработана на базе продукта Lotus

Notes. Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовле-

творяют основным требованиям ДОУ крупных организаций. Ее исполь-

зование позволяет решать различные делопроизводственные задачи, в

частности, следующие:

Учетную обработку всех видов документов.Обеспечивает хра-

нение различной информации, проектирование форм для регистрации

документов, учет и контроль за прохождением документов. При необхо-

димости обеспечивает сохранение содержания документа и сканирован-

ных бумажных документов в отдельной базе данных.

Уникальность номера. Имеется возможность присвоения доку-

ментам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычисли-

тельной сети.

Поддержка работы с текстом документа. В систему встроен

собственный текстовый редактор, возможно включение в документы

файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft

Word, Word Pro, Excelи др.), а также в электронных таблицах и графи-

ческих пакетах.

Связность документов. Документ может содержать неограничен-

ное число ссылок на другие документы, в том числе и хранящиеся в дру-

гих базах данных.

Распределенный документооборот. Обеспечивается в широких

пределах: от отдельно взятого компьютера до систем с десятками серве-

ров, с подключением нескольких сотен пользователей. При этом инфор-

мация, необходимая для работы, распределяется между этими базами и

периодически синхронизируется.

Ограничение доступа. Защита данных на всех уровнях сервера.

При установлении сеанса связи обязательно производится аутентифика-

ция пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование

данных. Система Lotus Notes включает Web Navigator для непосредствен-

ного доступа к информации в сети Internet/WWW.

Многие системы ориентированы на западные традиции ведения

делопроизводство, поэтому при выборе систем необходимо помнить о

методических различиях в технологии организации процессов ДОУ и об

ориентации программных продуктов на различные делопроизводствен-

ные технологии. Это необходимо учитывать, так как адаптация привлека-

тельного для организации программного продукта может потребовать

серьезных перемен в самой системе документационного обеспечения

управления.

Так как традиции западного делопроизводства существенно отли-

чаются от российских и основываются на высокой исполнительской дис-

циплине работников, слепое копирование систем может привести к на-

рушению правил и норм ГСДОУ.

Технологические особенности западных делопроизводственных

процессов можно выразить по следующим моментам:

– движение документов имеет преимущественно горизонтальный

характер, когда документ попадает непосредственно к исполнителю, ми-

нуя руководство;

– отсутствие централизованного контроля;

– регистрация документов производится по месту их создания не-

посредственными исполнителями, при этом некоторые виды документов

вообще не подлежат регистрации.

– специализированных подразделений, занимающихся делопроиз-

водством, как правило, нет.

Программные системы этого направления в большинстве случаев

ориентированы на использование электронных документов и средств

коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев.

Это предопределяет изменение существующих делопроизводственных

процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий

работы с документами.

Эти системы характеризуются активным вовлечением в процесс

руководящего звена предприятия и явным стремлением к отказу от бу-

мажных носителей информации.

Традиционное российское делопроизводство с XVIII века имеет

следующие особенности:

– вертикальный характер движения документов (руководитель –

исполнитель – руководитель) внутри организации;

– весь комплекс работ с документами фиксируется в регистраци-

онных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все

сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, кон-

троль сроков исполнения, отчеты и т. д.

– современная российская технология делопроизводства предпола-

гает ведение регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов,

картотек или журналов);

– единый порядок обработки документов осуществляют специали-

зированные службы: управлений делами, секретариатов, канцелярий,

экспедиций.

Основная проблема данной технологии – централизованное опера-

тивное отслеживание движения документов. При этом делопроизводство

фактически отделено от работы с самими документами: руководители и

исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями),

а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью

регистрационных и контрольных карточек.

Другая особенность – высокая степень стандартизации процессов

делопроизводства и документооборота, когда основы технологии ДОУ за-

крепляются государственными нормативно-методическими документами.

Программные системы, реализующие российские технологии, ори-

ентированы на государственные учреждения с сохранением всех тради-

ций и норм делопроизводства, принятых в конкретных организациях. Та-

кие системы обеспечивают сопровождение бумажного документооборота

и снижают трудоемкость рутинных операций по обработке документов.

Однако они способны существенно расширить рамки традиционных про-

цессов делопроизводства и документооборота за счет обработки докумен-

тов на персональном компьютере. Системы этого направления предна-

значены для постепенного перехода от бумажных технологий к безбу-

мажным. К ним можно отнести системы «Дело-96» и «Золушка-WIN».

14. Контрольные вопросы

1. Что такое документ?

2. Каковы основные признаки и свойства документа?

3. В чем заключаются функции документа?

4. Что понимается под юридической силой документа?

5. В чем смысл стандартизации и унификации документа?

6. Какие нормативно-методические документы регламентируют

процессы документирования?.

7. Виды бланков, применяемых организациями.

8. Реквизиты, формирующие бланк письма и бланк конкретного

вида документа.

9. Правила оформления даты в документе.

10. Порядок оформления реквизита «Адресат».

11. Какими способами утверждается документы?

12. Что отражается в резолюции? Каков порядок ее оформления?

13. Правила оформления приложения.

14. Как оформляется подпись в письме, акте, протоколе?

15. Для чего необходима отметка о заверении копии? Способы ее

оформления.

16. Виды печатей. Правила проставления печати в реквизите «Под-

пись»?

17. Для чего необходимо согласование документа? Как оформля-

ются гриф и виза согласования?

18. Какие сведения указывают в справочных данных?

19. Из чего состоит регистрационный номер исходящего документа?

20. Перечислите этапы подготовки приказа.

21. Какие требования предъявляются к тексту письма?

22. Какие виды документов относятся к организационно-распоря-

дительным документам?

23. В чем особенность составления и оформления приказа по ос-

новной деятельности?

24. Для чего необходим протокол? Особенности его оформления.

25. Какие виды составляют группу справочно-информационных

документов?

26. Что отражает акт? Правила его оформления.

27. Какие требования предъявляются к служебным и докладным

запискам? В чем особенности их оформления?

28. Основные требования к оформлению служебных писем. Какие

разновидности писем вы знаете?

29. Что такое документооборот?

30. Основные правила документооборота.

31. Какие требования предъявляются к первичной обработке вхо-

дящих документов?

32. Этапы документирования.

33. Перечислите этапы работы с входящими документами.

34. Какие требования предъявляются к обработке исходящих до-

кументов?

35. Особенности работы с кадровыми документами.

36. Особенности заполнения трудовой книжки. Требования к хра-

нению и использованию.

37. Какие документы формируют личное дело работника?

38. Правила заполнения личных карточек.

39. В чем заключается особенность работы с конфиденциальными

документами?

40. Как правильно оформить адрес на конвертах и документах?

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 477; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!