Электронный архив

Документы, накопившиеся за годы работы предприятия, как в электронном, так и в бумажном виде, представляют своего рода «золотой информационный запас». Их изучение позволяет выявлять тенденции, проводить ретроспективный анализ финансово-хозяйственной деятельности, оценить значимость отдельных управленческих решений и формировать более достоверные прогнозы развития. Системы, предназначенные для хранения больших объемов информации и обеспечивающие удобный доступ к ней, принято называть электронными архивами. В рамках системы электронного документооборота предприятия электронный архив – это подсистема, обеспечивающая следующие возможности:

1. Хранение документов в единой базе данных.
2. Структурирование информации (Работа с неструктурированными документами поддерживается системами класса ЕСМ – Enterprise Content Management).
3. Быстрый поиск нужного документа.
4. Подготовку документов к передаче в архив.
5. Определение необходимого времени хранения для каждого документа в соответствии с действующими нормативами (например, в соответствии с Положением «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»).
6. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения.
7. Формирование необходимых аналитических отчетов по запросу пользователя.
8. Организацию резервной копии архива.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 196; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!