БИЛЕТ 30 Должностная инструкция

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:

· общие положения;

· должностные обязанности;

· права;

· ответственность;

Инструкция содержит следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

дата;

место издания;

заголовок к тексту;

гриф утверждения;

текст;

подпись.

Билет 31 Прием и первичная обработка документов. Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию, которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации.

Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки.

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Билет 32 Распределение поступивших документов..Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически время решения вопроса. Обычно в фирме эту работу проводит секретарь-референт.

Для того, чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача секретаря-референта на данном этапе - освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности учреждения в целом, по принципиальным вопросам или несущие информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться непосредственно

исполнителям-специалистам.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям

проводится вдень их поступления.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Билет 33 Регистрация документов..Системы регистрации..Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему учета документов, а дополнительным назначением — упрощение поиска документов.

В систему учета документов включена возможность классификации документов по типам. Примерами типа документа могут служить «Договор», «Дополнительное соглашение», «Служебная записка». Классификация по типам позволяет организовать быстрый поиск документов, относящихся к одному типу.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 147; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!