БИЛЕТ 44 Порядок составления описей дел, подлежащих передаче в архив

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи

Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Архивные описи составляются отдельно: на дела по личному составу, на дела постоянного хранения, дела временного хранения (свыше 10-ти лет); дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (следственные дела, судебные дела, научные отчеты).
Отдельная архивная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой нумерацией.
В организации, в каждом структурном подразделении архивные описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивной организации. По этим описям документы передаются в архив. Архивные описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
Архивные описи дел структурных подразделений составляются архивной организацией по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
-заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
-порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
-графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
-графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

БИЛЕТ 45 Схема прохождения входящих документов.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Этапы входящих потоков:

Приём корреспонденции

Первичная обработка документов

Предварительное рассмотрение - При предварительном рассмотрении проводится всесторонняя оценка документов (важность, срочность исполнения…)

Регистрация

Рассмотрение документа руководством - Руководитель должен рассматривать документы и возвращать их строго в определённый срок. Результаты рассмотрения документов руководителем отражаются в резолюции

Исполнение документа

Разнесение документов в дела

Формирование дела

Оформление дела

Передача в архив

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Документы направляются в дело тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель считает документ исполненным.

БИЛЕТ 46 Схема прохождения исходящих документов.

Этапы исходящих потоков:

Подготовка проекта документа

Согласование

Подписание, утверждение

Регистрация

Рассмотрение документа руководством

Для предварительного изготовления и согласования проект документа может быть размножен и одновременно передан всем участвующим в его подготовке организациям и лицам. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ предоставляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он изготовился. Исходящие документы подписываются руководителем. Документы, не требующие подписи руководителя, отправляют за подписью руководителей структурных подразделений.

Подписанные документы регистрируются и отправляются на почту.

Однако в последние годы с развитием передачи документов с помощью технических средств связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надёжность доставки.

Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи, то есть применения специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 173; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!