Технологии электронного документооборота и управления знаниями

Трудно представить область человеческой деятельности, которая не связана с созданием и обращением бумажных документов. Поиск нужного письма, копирование деловых документов, их сохранность, обеспечение коллективной работы с бумажными и электронными документами приводят часто к прямым финансовым потерям.

Переход к электронному документообороту радикально повышает производительность труда информационных работников, позволяя сотрудникам, взаимодействующим внутри подразделений предприятия, избежать дублирования функций и задач.

Первые системы электронного документооборота (СЭД) состояли из трех частей: системы управления документами, системы массового ввода бумажных документов, системы автоматизации деловых процессов.

Система управления документами обеспечивает интеграцию с приложениями, хранение данных на разных носителях, распределенную обработку данных, поиск, индексацию электронных документов, коллективную работу с электронными документами.

Разнообразие электронных документов на предприятии порождают используемые приложения. Интеграция с ними осуществляется на уровне операций с файлами, то есть операции приложения - открытие, закрытие, создание, сохранение и другие - замещаются соответствующими операциями системы управления документами. Интеграция выполняется автоматически. Это сложная работа, но ее достоинство в том, что сохраняются принятые на предприятии виды документов.

Следующей задачей является обеспечение хранения электронных документов на разных носителях(серверах, оптических дисках, библиотеках - автоматах и т. д.). К тому же надо обеспечить быстрый поиск и доступ к различным устройствам хранения информации, чтобы факторы доступности и стоимости хранения всегда были в оптимальном соотношении в зависимости от важности и актуальности информации. Для этого используют технологии информационных хранилищ:

• Data Migration - автоматической миграции документов

• систему HSM - информационного иерархического хранилища. Для хранения электронных документов используются SQL-серверы.

Для обеспечения распределенной обработки данных в режиме on-line можно напрямую присоединиться к офисной сети и получить доступ к информационному хранилищу посредством транзакций. Можно посредством сети интернет подсоединиться к Web-серверу предприятия и тем самым получить доступ к удаленным данным. Можно в режиме off-line по электронной почте послать запрос в информационное хранилище, задав критерии выбора. По этим критериям будет оформлен список документов и переправлен пользователю. Этим способом коммерческая служба может оказывать информационные услуги. Если для хранения документов организовано несколько информационных хранилищ, то используют сетевую СУБД.

Для организации быстрого поиска документов используется их индексация. Система индексации может быть атрибутивной или полнотекстовой.

При атрибутивной индексации электронному документу присваивается некий набор атрибутов, представленных текстовыми, числовыми или иными полями, по которым выполняются поиск и доступ к искомому документу. Обычно это выглядит как каталожная карточка, где сохраняются имя автора, дата, тип документа, несколько ключевых слов, комментарии. Поиск ведется по одному или нескольким полям либо по всей совокупности.

При полнотекстовом индексировании все слова, из которых состоит документ, за исключением предлогов и незначительных для поиска слов, заносятся в индекс. Тогда поиск возможен по любому входящему слову или их комбинации. Возможна комбинация методов, что усложняет систему, но упрощает пользователю работу с ней.

Ряд проблем возникает при коллективной работе с документами. Для предотвращения одновременного редактирования документа двумя или более пользователями приоритет отдается пользователю, первому открывшему документ. Все остальные пользователи работают с документом в режиме "только для чтения".

Так как многие пользователи могут редактировать и вносить изменения в документ, им выдаются полномочия на редактирование документа, все изменения протоколируются, чтобы дать возможность Администратору отследить этапы прохождения документа через инстанции и его эволюцию.

Каждому сотруднику назначается пароль и право доступа, чтобы документ оставался недоступным любопытным. Права доступа также разделяются. Одни могут выполнять полное редактирование и уничтожение документа, другие - только просматривать. Третьим разрешен доступ к отдельным полям документа.

Если приходится иметь дело с документом не в текстовом формате, а в виде факсимильного изображения, то его редактирование невозможно, перевод в текстовый формат не рационален. Тогда как бы накладывается второй, "прозрачный", слой с комментариями и изменениями. При этом комментарии поддаются редактированию обычным образом.

Для реализации большинства функций управления документами используют EDMS -сервер (Electronic Document Management System). Примером системы управления документами является DOCS OPEN корпорации PC DOCS.

Вторую часть электронного документооборота составляет система массового ввода бумажных документов. Эта система предназначена для массового ввода бумажных документов архива посредством сканера и перевода их в электронный вид.

В контексте обработки документы делятся на две группы — просто документы и формы. Формы, в отличие от просто документов, содержат массу избыточной, с точки зрения электронной обработки, информации. К ней относятся линии, пиктограммы, графление, подписи, кляксы и т.д.

Первой операцией является сканирование.Сканер должен обеспечивать приемлемое разрешение при высокой скорости сканирования и наличие системы автоподачи документов.

В случае перекосов, возникающих при сканировании, применяется операция выравнивания изображения документа.

Следующей операцией является чистка изображения документа. Многие бумажные документы содержит пятна, шероховатости, линии сгиба и другие дефекты, которые глаз не замечает. Они переходят в электронный образ документа и сильно мешают при электронной обработке. Поэтому проводится очищение изображения. Кроме того, зачастую документы имеют фон, одноцветный или разноцветный (например, на ценных бумагах), который необходимо снять посредством фильтрации и выделения.

Следующая операция подготавливает документ к распознаванию.Трудности возникают, когда элементы букв пересекаются с элементами форм, а также из-за дефектов бумаги и т.д. Системы распознавания удаляют элементы форм так, чтобы не пострадал текст.

Следующая операция- распознавание.Существует огромное число систем распознавания, которые можно разделить на два класса: системы оптического распознаванияOCR, которые работают только с полиграфическим текстом, и интеллектуальные системы распознавания ICR, работающие с рукописным текстом. Системы ICR распознают также штрих-коды, специальные метки. Системы распознавания относятся к OLTP системам (транзакционным).

Для каждого документа, прошедшего систему массового ввода, создается задание. Задания размещаются на сервере баз данных. Часть операций системы массового ввода реализуется программно, другая — сервером. Для обеспечения перечисленных операций выделяют сервер приложений, сервер сканирования и предварительной обработки изображений, сервер обработки изображений и распознавания (OCR-сервер или ICR-сервер). Число серверов может быть различным, для их координации используются серверы баз данных.

После того как документ распознан, он поступает в систему управления документами, где проводится его индексация. Во многих системах функции управления документами и массового ввода совмещены. Примером является система Ефрат корпорации Cognitive Technologies.

Третья часть электронного документооборота — автоматизация деловых процессов (АДП). Она предназначена для моделирования деятельности каждого сотрудника, работающего с электронными документами. Состоит из графического редактора, модуля преобразования карт деловых процессов в конкретное АДП -приложение, модуля управления деловыми процессами.

Для реализации сложных деловых процессов (бизнес - процессов) используются методы моделирования, способные учесть большинство ситуаций, которые могут возникнуть в реальной жизни. Бизнес — процесс определяет деловые операции и информационные потоки в процессе обработки электронного документа одним сотрудником. Моделирование означает метод исследования процессов и явлений на их моделях. Модель бизнеса дает образ основных хозяйственных процессов предприятия, рассматриваемых в их взаимодействии с информационной средой. Модель бизнеса изображается аналогично гипертекстовой модели.

Деловые процессы не имеют жесткой структуры и меняются по самым разным причинам - внешним и внутренним. Внутренние причины обусловлены желанием оптимизировать деловые процессы с целью высвобождения ресурсов и экономии средств. Внешние - определяются рынком, законами, конкуренцией и т.д.

Есть разные методы описания деловых процессов. Наиболее используемая -методология направленного графа. Разработаны графические редакторы, позволяющие в удобной форме проектировать и редактировать карты деловых процессов. Карты деловых процессов формируются на основании заданий, полученных из системы управления документами. Задания содержат их статус, параметры, маршрут движения документа (workflow). Изменение статуса задания означает переход к следующей операции: выбрано на исполнение, ожидает, получено адресатом, прочитано, активно, завершено и другие. Параметры задают роль сотрудника, его полномочия и права, срок исполнения задания, данные для контроля исполнения задания, применяемые бизнес - процессы (деловые операции и информационные потоки) и т.д. Каждая операция обработки документа оформляется как транзакция к серверу баз данных.

Маршрут движения содержит набор сведений о документе: перечень лиц, участвующих в его обработке, логику передачи документа от одного исполнителя к другому, или последовательный список исполнителей, сроки исполнения документа, штрафные санкции в случае нарушения сроков исполнения, бизнес - правила (действия), выполняемые в ходе делового процесса и т.д. Маршрут движения также изображается аналогично гипертекстовой модели, в которой вместо имени файла указывается должность сотрудника.

Графический редактор, обрабатывающий задания, размещает карты деловых процессов в базу карт деловых процессов.

Затем работает модуль преобразования карт деловых процессов в конкретное АДП — приложение (автоматизация деловых процессов). АДП - приложение моделирует деятельность одного сотрудника и ориентировано не на конкретного сотрудника, а на роль, которую он исполняет. Это дает возможность динамически переназначать сотрудников на роли, вводить новые, удалять ненужные, что позволяет гибко реагировать на изменения, происходящие на предприятии, гибко управлять заданиями, направляя их определенной ролевой категории сотрудников.

Затем АДП - приложения поступают на выполнение. Работает модуль управления деловыми процессами. Создается рабочее пространство сотрудников и их интерфейс: окно входящих заданий и окно исходящих заданий. Для каждого задания показываются его параметры и статус. Сотрудник может видеть всю иерархию документных баз и работать одновременно с несколькими из них. Он может осуществлять сквозной поиск документов в разных базах, строить маршрут движения (workflow), редактировать документы, выполнять деловые операции. При этом обеспечивается контроль исполнительской дисциплины и уведомление о штрафных санкциях.

Алгоритм модуля управления деловыми процессами показал возможность планирования и распределения работ между сотрудниками, отслеживания исполнения бизнес - процессов, назначения штрафных санкций в случае неисполнения работы в указанный срок, планирования производственных совещаний, встреч и других деловых мероприятий. Тем самым была реализована исполнительская управляющая система на уровне каждого сотрудника предприятия.

Модуль управления деловыми процессами обеспечивает сотруднику выполнение его рабочих функций, не зная местонахождения электронного документа, порядка прохождения его по инстанциям, этапов жизненного цикла документа, применяемых бизнес - операций и многого другого. В процессе своей деятельности сотрудник может использовать офисные и предметные приложения для выполнения профессиональных рутинных операций.

Модуль управления деловыми процессами автоматизирует разделение работ между сотрудниками на основании бизнес - процессов, автоматизирует маршрутизацию электронных документов, контролирует исполнение деловых операций сотрудниками, сокращает циркуляцию бумажного потока на предприятии. Тем самым модуль управления деловыми процессами автоматизирует работу всей корпорации.

Так как в основе таких систем лежат алгоритмы маршрутизации они получили название Workflow-систем. Примерами могут служить Action Workflow корпорации Action Technologies, StaffWare. Последняя ориентирована на технологию клиент-сервер. Для связи с сетью интернет разработаны инструменты Staffware Workflow on World Wide Web, Action Workflow Metro и другие.

Эксплуатация систем электронного документооборота, основанных на информационных хранилищах, привела к пониманию, что в документах содержится неструктурированная информация, представляющая до 80% корпоративных знаний. При этом информационные хранилища выполняют трансформацию (преобразование) скрытых знаний в явные, то есть выявляют скрытые закономерности, характеризующие процесс управления предприятием. Накопление исторических данных (оперативные данные за большой период времени) в информационных хранилищах снижает стоимость их хранения. Так как современные информационные технологии обеспечивают персональные вычисления, то становится возможной реализация индивидуального подхода в проектировании систем, ориентированных на индивидуальные требования заказчика.

Поэтому возникли системы управления знаниями, базирующиеся на информационных хранилищах и алгоритмах Workflow систем электронного документооборота. Произошла конвергенция двух направлений: обработка информации и знаний. Системы управления знаниями и базами знаний до этого существовали самостоятельно в силу их специфического представления и назначения.

В контексте излагаемого знания - это интеграция идей, опыта, интуиции, мастерства, обладающая потенциалом для повышения ценности предприятия, его персонала, продукции и услуг в глазах потребителей, клиентов и акционеров благодаря принятию информационно - обоснованных решений и эффективному функционированию предприятия. Знания выражаются в виде выявленных закономерностей и зависимостей в оперативных данных посредством экономико - статистических методов.

Информационные хранилища обеспечивают средства извлечения (добычи) знаний (скрытых закономерностей и зависимостей) из баз данных. При этом поиск закономерностей в данных рассматривается как процесс машинного самообучения.

Системы управления деловыми процессами Workflow обеспечивают автоматизацию выполнения бизнес - процессов и управление маршрутами движения документов и работ.

Управление знаниями подразумевает: идентификацию и анализ доступных и необходимых знаний, а также вытекающее из такого анализа планирование и управление действиями по созданию интеллектуального капитала, обеспечивающего достижение целей предприятия. Короче, речь идет о реализации поговорки "Знание - сила". Технологический процесс производства интеллектуального капитала заключается в преобразовании существующих в информации знаний в новые по форме и содержанию для использования их в системах поддержки принятия решений.

Некоторая часть таких преобразований может быть исполнена только людьми, другая - программными системами. Для этого к функциям электронного документооборота добавляются функции, свойственные именно управлению знаниями.

К традиционным функциям систем электронного документооборота относятся:

• библиотечные службы (хранение содержимого и атрибутов документов, регистрация изменений, обеспечение поиска, средства безопасности);

• интегрированное управление деловыми процессами (разработка маршрутов движения документов, автоматизация выполнения бизнес - процессов, контроль исполнения документов);

• работа с составными документами (определение структуры, формирование содержания, опубликование);

• интеграция с внешними приложениями (офисными и предметными приложениями, электронной почтой).

К ним добавляются функции управления знаниями:

• сквозная автоматизация жизненного цикла документов, являющихся носителями корпоративных знаний;

• поддержка принятия решений.

Поясним, что жизненный цикл документа и маршрут движения (workflow) -принципиально разные, хотя и тесно связанные между собой понятия. Маршрут движения показывает кто, что, в каком порядке делает в процессе движения документа. Система Workflow автоматизируют работу корпорации, поддерживая разделение работ по деловым операциям (бизнес - процессам), маршрутизацию работ и документов в сети исполнителей.

Жизненный цикл представляет собой описание стадий использования документа в ходе делового процесса (история жизни документа) в целях управления этим процессом. Примерами стадий существования документа являются: создание документа, согласование, использование, редактирование, уничтожение, хранение в архиве и др. Например, на стадии жизненного цикла - согласование документа - могут применяться разные маршруты движения. В то же время в ходе исполнения единственного маршрута документ может пройти несколько стадий своего жизненного цикла.

Модуль управления жизненным циклом документа содержит объекты и инструментальные средства, используемые для описания всех стадий жизненного цикла документа и управления его "взрослением", начиная с момента его создания, применения, устаревания до архивного хранения. Для каждой стадии жизненного цикла указываются бизнес - процессы и критерии, используемые модулем для продвижения документа из одной стадии в другую.

Функции поддержки принятия решений обеспечиваются технологией BIS (Business Intelligence Services). BIS реализует деловые интеллектуальные технологии получения аналитических данных. Они базируются на поиске и извлечении закономерностей и зависимостей данных в локальных базах посредством методов классификации, кластеризации, построения деревьев решений, нейронных сетей, статистических методов, искусственного интеллекта, генетических алгоритмов, а также методов отображения полученных знаний. Смысл использования сложного анализа данных сводится к формулировке «получение новой информации из данных».

Технологии интеллектуального анализа данных обеспечивают:

• извлечение и накопление информации из внешних источников (файл- серверов, серверов баз данных, почтовых систем, Web-серверов, принадлежащих различным информационным службам университетов, правительственных органов и даже конкурентов, доступным по интернету);

• анализ собранной информации с целью определения ее надежности и соответствия бизнесу на основании собственных внутренних баз данных;

• формирование и предоставление интеллектуального капитала сотрудникам предприятия в нужное время в требуемом формате и в соответствии с их ролями и задачами в контексте бизнеса для принятия решений.

Модуль поддержки принятия решений состоит из графических редакторов, систем безопасности жизненного цикла документов, средств визуального программирования и многого другого. Он также содержит наборы объектных компонент, элементы пользовательского интерфейса, описание типов жизненных циклов, шаблоны маршрутов движения документов.

Для реализации большинства перечисленных функций разработаны специальные серверы, например, EDMS-сервер (Electronic Document Management System).

Основоположник теории современного менеджмента П. Друкер сказал: " Когда мы применяем знания к задачам, которые уже умеем решать, мы называем это производительностью. Когда же учимся применять знания к новым задачам, мы называем это инновациями". Именно поэтому приложения, основанные на использовании систем управления документами и знаниями, назвали инновационными. Инновационные приложения развиваются по следующим направлениям:

• маркетинг и сбыт продукции;

• управление качеством;

• управление исследованиями;

• управление финансовыми рисками;

• управление проектами и командами разработчиков.

Отметим, что все последние разработки ориентированы на интернет/интранет технологии и Web-клиентов.

Во всех перечисленных направлениях работ требуется сбор и анализ «внешней» информации, такой как спрос, конкуренты, поставщики, ресурсы, заказчики, состояние исследований и новых разработок и т.д. Этим занимаются специальные службы на предприятии.

В то же время модуль поддержки принятия решений системы управления знаниями позволяет получить требуемую информацию из внешних источников, сравнить ее с внутренней информацией предприятия (производственные мощности, финансовые возможности, наличие складов, конкурентная способность продукции и т.д.) и передать проанализированную информацию соответствующим службам для принятия обоснованных решений. Этим и объясняется расширение круга новых задач, решаемых с использованием систем управления знаниями. Заметим, что как только эти направления будут реализованы, они перестанут быть инновационными, а им на смену придут другие.

Автоматизация процессов сбора и распространения знаний внутри предприятий и между ними позволяет глобальным компаниям значительно повышать конкурентоспособность и быстро извлекать выгоду из возможностей, предоставляемых рынком.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 161; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!