Документооборот

Система внутреннего документооборота Счётной палаты предназначена для управления процессами делопроизводства, хранения, поиска и архивирования документов.

Основные задачи блока документооборота:

1) Регистрация и хранение документов по категориям: входящие, исходящие, поручения, приказы, повестки заседаний, протоколы и решения коллегии, служебные записки, планы и отчеты о работе СПВО, прочие документы. Группировка по годам и другим требуемым реквизитам;

2) Хранение и учет документов по контрольным мероприятиям: акты, календарные планы, программы, паспорта, удостоверения, информация для СМИ, отчеты, аналитические записки, заключения, методические рекомендации. Группировка документов по контрольным мероприятиям и годам;

3) Отслеживание исполнения поручений и резолюций на документах посредством выборки документов, находящихся на контроле и автоматическим подсчетом количества оставшихся или просроченных дней;

4) Оперативная передача документов на резолюцию председателя и затем на регистрацию в канцелярию;

5) Возможность доступа к документам с любого компьютера СПВО и разграничение этого доступа;

6) Установка связей между документами и списками по определенным реквизитам;

7) Поиск и фильтрация документов, изменение представления списка документов.

Система создана на базе продуктов Microsoft SharePoint Portal Server и Microsoft Office InfoPath 2007. Первый из них приобретен в рамках реализации проекта создания региональной информационно-аналитической системы внешнего финансового контроля Владимирской области (РИАС ВФК).

Microsoft SharePoint Portal Server представляет собой программный продукт, предназначенный для организации общего доступа к информационным ресурсам путём использования веб-технологий. Следует отметить, что этот продукт изначально не содержит в себе никаких конкретных решений. Все программирование его под конкретные нужды, заполнение, разработка форм и библиотек производится конечным пользователем.

Система построена на основе библиотек документов:

1) Входящие документы

2) Исходящие документы

3) Поручения председателя

4) Приказы

5) Служебные записки

6) Решения коллегии

7) Контроль за исполнением

8) Повестки заседания

9) Протоколы заседания

10) Документы на резолюцию председателя

11) Документы на регистрацию

12) Акты и справки по контрольным мероприятиям

13) Программы контрольных мероприятий

14) Календарные планы проведения контрольных мероприятий

15) Отчеты о контрольных мероприятиях

16) Удостоверения на право проведения проверки

17) Паспорта контрольных мероприятий

18) Информация для СМИ

19) Другие документы по контрольным мероприятиям

20) Аналитические записки

21) Заключения

22) Методики и методические рекомендации

23) Командировочные удостоверения

24) Отчеты об эффективности деятельности сотрудников

25) Регламенты и должностные инструкции

26) Табели

27) Служебные контракты

28) Служебные задания на командировки

29) Отчеты о работе

30) Планы работы

31) Шесть библиотек, содержащих привязанные к карточкам документы.

Кроме того, система содержит в себе десять служебных списков (сотрудники, объекты проверки, виды документов и т.д.), которые используются при формировании карточек документов.

Первые названные семь библиотек документов представляют собой библиотеки форм (регистрационных карточек), поля которых заполняются при регистрации соответствующего документа. Кроме того, каждая из этих карточек имеет поле, содержащее ссылку на физический документ (файл документа), также размещаемый в базе данных.

Доступ к системе производится через обычный браузер. На главной странице представлены ссылки на все указанные библиотеки документов.

При поступлении входящего документа предпринимаются следующие шаги:

1) Создается пустая форма документа «На резолюцию». Полученный файл (в электронном виде) прикрепляется к ней. Затем форма отсылается в папку «На резолюцию». Форма документа «На резолюцию» показана на рис. 1. Отметим, что указанная форма есть не что иное, как особое представление регистрационной карточки входящего документа.

Рис. 1.

2) Председатель Счётной палаты со своего рабочего места, обнаружив в этой папке новый документ, открывает его, рассматривает и накладывает резолюцию, для чего указывает в форме ФИО исполнителей, текст резолюции и контрольный срок. Следует отметить, что возможна выборка нескольких исполнителей, а также наложение трех разных резолюций на один документ.

3) Далее он при желании может сохранить этот документ заполненным в папке «На резолюцию» при необходимости дальнейшего изучения, либо отправить его на регистрацию в канцелярию. Для выполнения одного из указанных действий в форме имеются кнопки отправки.

Рис. 2.

4) При отправке на регистрацию документ с помощью специальной программы-скрипта переносится в папку «На регистрацию». Должностное лицо, ответственное за ведение регистрации, извлекает его оттуда, переключает представление формы на «Регистрационная карточка», показанное на рис. 2, и заполняет остальные поля.

5) Заполненная форма нажатием кнопки (с помощью скрипта) переносится в папку «Входящие документы». Права доступа на документ назначаются автоматически с помощью специальной программы в соответствии с указанными в документе исполнителями.

Итоговая схема движения входящего документа в Счётной палате представлена на рис. 3.

В некоторых случаях один или несколько шагов могут отсутствовать. Например, председатель может отправить на регистрацию документ, предварительно создав для него форму самостоятельно и прикрепив файл.

Аналогично проходит регистрация служебных записок.

Для регистрации поручения председатель Счётной палаты может либо сообщить необходимые сведения в канцелярию устно, либо создать карточку поручения самостоятельно (в папке «На регистрацию»), указав в ней эти данные (ФИО исполнителя, контрольный срок и текст поручения). Далее специалист канцелярии обработает этот документ по тому же алгоритму, как и входящий.

Для ознакомления В дело

Контроль

Рис. 3. Схема движения входящего документа в Счетной палате Владимирской области.

Остальные виды документов, имеющие регистрационные карточки (то есть исходящие, приказы, решения коллегии) регистрируются в канцелярии путем заполнения полей карточки и привязки к ней документов. Помимо этого, в карточках решений коллегии делаются ссылки на приложения к ним, которые находятся в других папках (заключения, отчеты и др.).

Документы, которые не имеют карточек (заключения, документы по контрольным мероприятиям, удостоверения и др.), отправляются в базу непосредственно. Сразу после отправки задаются необходимые реквизиты (для каждого вида документов они разные, например, для акта указывается наименование контрольного мероприятия и объект проверки). Доступ к документу определяется общей политикой безопасности системы, которая вырабатывается в процессе опытной эксплуатации.

Каждый документ, имеющий регистрационную карточку, содержит так называемый флаг контроля. Этот флаг устанавливается при наложении резолюции и предназначен для отслеживания состояния документа специальной программой. Если он установлен, при запросе текущего состояния контроля соответствующий документ будет выведен в списке, автоматически будет подсчитано количество оставшихся или просроченных дней. Кроме того, информация о документе будет освещена в служебной записке об исполнительской дисциплине, которая генерируется по запросу оператора.

Флаг контроля может быть снят председателем Счётной палаты либо специалистом канцелярии. Следует отметить, что снятие флага не снимает документ с контроля до тех пор, пока состояние документа не будет изменено на «Исполнено в срок» или «Не исполнено в срок».

Структура для хранения документов по контрольным мероприятиям представляет собой список контрольных мероприятий. Этот список, помимо очевидных данных (наименования, даты проведения, исполнителей, объектов проверки) содержит ссылки на документы по нему. Документ каждой категории размещается в отдельном поле, допускается также множественность выбора (например, несколько актов в одном контрольном мероприятии).

Система документооборота реализует концепцию жесткой связи между документами разных категорий. Для этого в регистрационных карточках и реквизитах простых документов предусмотрены две дополнительные категории полей:

1) Ссылки на себя. Эти ссылки формируются автоматически программой и предназначены для ссылок на документы из других папок.

2) Перекрестные ссылки. Предназначены для установления связей между документами в обоих направлениях. При задании значения в одном поле этой ссылки обратное значение вычисляется автоматически. Указанный тип ссылок позволяет быстро найти нужную цепочку документов.

Для поиска документов используется фильтрация их списка по каким-либо полям. Список документов можно отображать в разных представлениях, что дает возможность просматривать документы как по годам, так и сплошным списком, таблицей, в форме навигатора и т.д. Простота и понятность интерфейса пользователя дает возможность быстро получить интересующую информацию.

Наконец, следует отметить, что специалистами областной Счётной палаты разработано также специальное программное обеспечение, позволяющее конвертировать базу Lotus Notes в карточки документов InfoPath и последующее их размещение на сервере SharePoint.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 326; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!