Организация документооборота

Документооборот – процесс движения документов, который включает:

Формальная проверка документов заключается в установлении правильности оформления документов путем проверки полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия подписей ответственных лиц, четкости представления измерителей, своевременности составления.

Неправильно (некачественно) составленныне документы не имеют юридической и доказательной силы, а поэтому проведенные по ним операции считаются недействительными или незаконными. Формальная проверка способствует повышению ответственности лиц составляющих и подписывающих документы.

Арифметическая проверка, или счетная проверка, проводится для определения правильности арифметических подсчетов (путем подсчета итогов, проверки правильности осуществления расчетных процедур, н-р, расчета распределения косвенных расходов, начисления амортизации, определения накидок, скидок и т.п.)

Проверка по существу заключается в установлении совершения хозяйственных операций, соответствия их требованиям экономической и хозяйственной целесообразности. При обнаружении ошибок бухгалтерия возвращает его для исправления или для пересоставления. Документы, в которых обнаружены подделки, не возвращаются, а лица, виновные в их совершении, могут быть привлечены к ответственности.

Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей проверке в бухгалтерии организации.

Таксировка – определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные измерители. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы.

Группировка – процесс учетной обработки документов. Цель группировки заключается в подготовке сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Н-р, документы по приходу материалов группируются в разрезе складов. Наименований источников поступлений и т.д. по расходу – в разрезе наименований и направлений в использовании (на производственные нужды, продажу и т.д.)

Контировка – бухгалтерская запись в первичном документе, т.е. проставление корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа.

Главный бухгалтер организации обеспечивает сохранность учетных документов (накладных, счетов, СФ, ПКО и РКО и т.д.), форм бухгалтерской отчетности, налоговых расчетов (налоговых деклараций), оформление и передачу в архив.

Чтобы можно было быстро найти нужные документы, необходима их систематизация, т.е. группировка документов в дела.

Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполнительного документа.

Рекомендованная форма номенклатуры дел содержится в Основных правилах работы архивов организации, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Она заводится на каждый год. По окончании года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы:

Ø в течение 4 календарных лет деятельности налогоплательщика по налоговому законодательству;

Ø не менее 5 лет по требования бухгалтерского учета.

Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 06.10.2000г., установлены следующие сроки хранения бухгалтерских документов:

Ø отчетов по налогам: годовых – постоянно; квартальных – 5 лет; месячных -1 год;

Ø бухгалтерских отчетов и балансов организации: сводных годовых – постоянно; годовых – постоянно; квартальных – 5 лет; месячных – 1 год.

Ø Первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственных операций и явившихся основанием для бухгалтерских записей (кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, табелей, извещений банков и переводных требований, актов о приеме, сдаче и списания имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, СФ, накладных, авансовых отчетов и др.) – 5 лет;

Ø Синтетических, аналитических, материальных счетов бухгалтерского учета – 5 лет;

Ø Бухгалтерских учетных регистров (Главной книги, ЖО, разработочных таблиц и др.) – 5 лет;

Ø Оборотных ведомостей – 5 лет;

Ø Перечней лиц, имеющих право подписи первичных документов, - «До замены новыми»;

Ø Образцы подписей МОЛ – «До минования надобности»;

Книги, журналы, карточки учета: ценных бумаг – постоянно; договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) – 5 лет; основных средств (зданий, сооружений) – 5 лет; расчетов с организациями – 5 лет; ПКО и РКО – 5 лет; подотчетных лиц, депонированной заработной платы, доверенностей – 5 лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны хранится не менее 5 лет после отчетного года, когда они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Отдельные документы по бухгалтерскому учету и отчетности можно уничтожить при условии завершения в организации всех проверок (ревизий) и при отсутствии по результатам этих проверок споров, разногласий, следственных и судебных дел. В противном случае документы должны храниться и после истечения сроков их хранения до урегулирования разногласий или вынесения окончательного решения по судебно-следственным делам.

Изъятие документов из архива возможно только на основании постановлений органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судов, налоговой инспекции, полиции. Изъятие копий документов производиться в присутствии должностных лиц. Персональная ответственность за соблюдением условий и порядка хранения бухгалтерских документов, регистров БУ и бухгалтерской отчетности лежит на руководителе предприятия. Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого приказом руководителя создаются постоянно действующие экспертные комиссии. В их состав входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений. Председатель комиссии – один из руководящих работников организации.

Защита информации – постоянная функция бухгалтерии на любом этапе учетных процедур На уровне первичных документов защита информации достигается несколькими способами.

Экземплярность. Практически все документы составляются в нескольких экз. Это делают для того, чтобы каждому пользователю иметь собственный экз. Наличие нескольких экз. уменьшает риск утраты информации.

Идентификация достигается наличием ранее упомянутых реквизитов, идентифицирующих документ: наименование, номер, дата и т.д. Идентифицирует документ также физическая принадлежность к общему носителю информации; н-р, чек и корешок чековой книжки, ПКО и квитанция к нему, облигация и купон к ней. Если подпись ответственного лица свидетельствует о достоверности содержания документа, то оттиск печати удостоверяет подлинность подписи.

Регламентация отношения к ошибкам. В денежных документах недопустимы никакие

исправления. В других случаях исправляют согласно правилам.

Регистрация документов. Каждый документ подлежит регистрации, Это значит, что основные реквизиты первичного документа при появлении его на предприятии заносят в специальный журнал.

Описи документов. С целью предотвращения утраты документов при передаче их от одного пользователя к другому составляют опись документов в двух экз.: по одному для каждого участника операции.

Для того чтобы система защиты информации в организации была работоспособной и эффективной, необходимо отсортировать служебную информацию и выбрать ту, защита которой действительно целесообразна. Каждая организация решает эту задачу самостоятельно исходя из действующего законодательства, и своих собственных интересов и возможностей.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 320; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!