Билет 21

Официальное письмо -- один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д. Официальные письма пишутся на специальных бланках соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов. Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая, что человеческому глазу легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документа следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю -- более «устойчивой». Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста. Реквизиты -- это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97. Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь определяет требования к бланку официального письма, вызванонеобходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет: организовать централизованное изготовление бланков для писем; уменьшить стоимость машинописных работ; сократить трудозатраты на составление и оформление писем; уменьшить визуальный поиск необходимой информации; расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем. Реквезиты: Государственный герб РФ; код организации по ОКПО, если он есть (для внутрироссийской переписки); наименование организации (полное или сокращенное); справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах ответах); адресат; заголовок к тексту; текст; подпись; фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 140; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!