Составление сопроводительной документации

Каждая компания, независимо от ее размеров и объемов деятельности, должна соблюдать деловую этику. Это не только говорит о ее юридической грамотности, но и подтверждает статус серьезного контрагента, который соблюдает все правила в бизнес-среде. Неотъемлемой частью взаимоотношений покупателей, продавцов и остальных участников рынка является сопроводительное письмо.

Сущность сопроводительного письма к документам

Отправляя документы по почте, Вы должны обязательно приложить к ним сопроводительное письмо.

Некоторые фирмы, которые не хотят тратить лишнее время, могут возразить и сказать, что такого рода работа бессмысленна. Будут ли они правы? Конечно же, нет.

Роль сопроводительных писем в современной бизнес-культуре велика:

Во-первых, увидев сопроводительное письмо, Ваш контрагент не оставит без должного внимания поступившую к нему корреспонденцию. Ведь в нем будет стоять исходящий номер. А это значит, что человек, получивший письмо, обязан записать его в свой журнал входящих документов. Поэтому Вы, как отправитель, можете спустя несколько дней набрать номер получателя и поинтересоваться, пришел ли к нему пакет документов с указанным исходящим номером.

Во-вторых, в сопроводительном письме Вы можете четко написать, какие документы должны быть отправлены к Вам обратно с подписями. Поверьте, Вы не только облегчите свою жизнь (как показывает практика, контрагент всегда забывает о каком-либо экземпляре документа), но и поможете получателю быстро собрать документы для отправки.

В-третьих, Ваш контрагент не скажет Вам, что не получил какого-либо документа. Указав в сопроводительном письме те приложения (с номером и датой), которые Вы отправляете, получатель не сможет заявить, что он, к примеру, не получил протокол разногласий к договору. Составление сопроводительного письма к документам

Составление сопроводительного письма не регламентировано нормативно-правовыми документами, поэтому единого образца не существует.

Данное письмо составляется в произвольной форме, однако нужно учесть некоторые моменты:

Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке.

В правом верхнем углу укажите, кому адресовано сопроводительное письмо.

В левом верхнем углу должен быть напечатан исходящий номер с датой составления письма.

Обязательно напишите то, для чего Вы отправляете документы контрагенту. Например, если Вы отправляете покупателю договор поставки, то укажите, что просите контрагента ознакомиться с его содержанием, а затем по почте прислать договор с печатью и подписью руководителя. Кроме этого упомяните, что в случае несогласия с некоторыми пунктами, покупатель может составить протокол разногласий и отправить его в двух экземплярах.

Не забывайте о деловой этике, включая в письмо такие слова и словосочетания, как «уважаемый», «просим Вас», «с уважением».

Если Вас интересует то, кто должен подписывать сопроводительное письмо, то тут существует несколько вариантов.

Когда письмо отправляет директор вместе с коммерческим предложением о сотрудничестве, то, конечно же, он и должен подписать его. Ведь, по сути, переписка осуществляется между двумя руководителями.

Если же сопроводительное письмо составляет бухгалтер, чтобы отправить контрагентам первичные документы, то подписывать его должен только главбух. При этом в письме нужно указать, что документы предназначены для главного бухгалтера предприятия-контрагента.

В конце сопроводительного письма необходимо предоставить свои контактные данные, чтобы получатель корреспонденции смог связаться с Вами в случае возникновения вопросов по полученным документам.

Заключение

Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету, по которой (чаще — совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие.

Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

Документ создается для хранения и передачи социальной информации во времени или пространстве.

Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.

В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино. Для понимания сущности документа в курсовой работе условно разделили информационную и материальную стороны документа и рассмотрели их отдельно.

В курсовой работе рассматривалась была описана подготовка к передаче дел архива организаций в государственный архив, характеристика документа как системного объекта, была описана структура документа, охарактеризована информационная составляющая документа, а также описана классификация документов по информационной составляющей документов.

Список использованной литературы и интернет ресурсов

1. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М.: Изд-во стандартов, 1998.

2. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов". - М.: Изд-во стандартов, 2003.

3. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93. Утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299.

4. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991.

5. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68. - М.: Росархив, 2001.

6. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.

8. Демин Ю.М. Делопроизводство и архивное дело. - СПб.: Питер, 2005.

9. Новиков Е.А. Комментарий к Федеральному закону от 22 октября 2002 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". - Система ГАРАНТ, 2007 г.

10. Офисная документация: Подготовка и оформление / Сост. И.Н. Кузнецов. – Мн.: Книжный Дом, 2004. – 832 с.

11. sledopit.ucoz.ua

Приложение1.

Иллюстрация – передача дел в архив

Приложение 2.

Иллюстрация- образец акта об уничтожение документов

Приложение 3.

Иллюстрация-образец описи дел

Приложение 4.

Иллюстрация – архивная опись по лицевым счетам

[1] Статус стандарта: утратил силу в РФ. Название рус.: Делопроизводство и архивное дело.

дело.

[3] журнал. Выходил с 1863 по 1917 (последняя книга — 2—3), содержал преимущественно публикации неизданных мемуарных, эпистолярных, литературно-художественных и ведомственных документальных материалов.

1 «Делопроизводство и архивное дело» Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области.

[5] Экспертно-проверочная комиссия

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 285; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!