КРАТКИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ. Программная среда Microsoft Outlook пришла на смену разнообразным видам бумажных носителей, которые использовали руководители и секретари для организации

Программная среда Microsoft Outlook пришла на смену разнообразным видам бумажных носителей, которые использовали руководители и секретари для организации своей работы. Так, для хранения сведений о различных людях и организациях использовались телефонные книжки, для планирования ежедневных встреч и дел — еженедельники, для временных записей — блокноты для заметок. На бумажных носителях составлялись также планы работы на неделю, на месяц, на год и т. д.

Сегодня для организации документов и отправки почты, планирования задач, встреч, событий и собраний, ведения списка контактов, а также учета всех выполненных работ используется программа Microsoft Outlook.

Информация в среде Outlook, организована в виде папок, аналогичных по назначению своим бумажным «предшественникам». Удобные способы представления и поиска информации, а так же средства напоминания, предлагаемые средой Outlook, помогут эффективно организовать работу руководителя, секретаря и других сотрудников.

Рассмотрите окно программной среды Microsoft Office Outlook 2010 (рис. 1). В левой части окна находится область перехода, где расположены основные группы объектов среды Outlook – Outlook, Почта и др. группы папок. Сами объекты представляют собой папки с информацией определенного вида. Рабочее поле окна программы занимает информация открытой в данный момент папки. Основными объектами информации, с которыми работает среда Outlook, являются папки Контакты, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник.

Рис. 3.1. Окно программы Microsoft Office Outlook 2010

Папка Контакты является хранилищем сведений и данных о людях, с которыми вы поддерживаете деловые и личные отношения (сотрудниках вашей организации, работниках других фирм и др.). В папке Контакты могут храниться следующие сведения о контактном лице: адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и некоторые другие сведения, например, день рождения или годовщина какого-либо события. На основе папки Контакты формируется Адресная книга для пересылки электронной почты.

Для описания сведений о задаче и организации решения задач используется папка Задачи.

Телефонные звонки, а также вся работа по созданию и обработке различных документов на компьютере фиксируются в папке Дневник.

Группа папок, включающая папки Входящие, Исходящие, Черновики и Отправленные, предназначена для организации обмена электронной почтой с партнерами по работе.

Основными информационными элементами этих папок являются сообщения. Сообщение — документ, отправленный или полученный по электронной почте. Папка Входящие предназначена для приема сообщений. Папки Исходящие и Черновики служат для подготовки сообщений к отправке. Папка Отправленные предназначена для сохранения отправленных сообщений.

Основные действия, которые можно выполнять над элементами в среде Outlook:

- создать;

- установить и изменить параметры;

- выделить, скопировать, вставить копию, удалить;

- пометить как выполненный;

- переслать другому лицу;

- прикрепить документ;

- связать с контактом.

Представленная система папок позволяет деловому человеку организовать планирование своего рабочего времени и отслеживать временные затраты на выполнение работы.

Дата добавления: 2015-07-26; просмотров: 182; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!