Информационное обеспечение в области торговой деятельности. Автоматизация торговли

Информация в современной рыночной экономике – это один из наиболее ценных ресурсов. Своевременная точная информация позволяет предпринимателям принимать эффективные управленческие решения, получать экономические выгоды от владения ею. Информация может являться одновременно и ресурсом для принятия управленческих решений, и продуктом – результатом деятельности, и предметом коммерческой деятельности.

Информация – это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. Информация, используемая в предпринимательской деятельности разнообразна и подразделяется два вида: промышленную и коммерческую. К промышленной относиться информация о технологии и способе производства, технических открытиях и изобретениях, ноу-хау, конструкторская документация, программное обеспечение и т.п.. Коммерческая информация – это финансово-экономическое положение предприятия (бухгалтерская отчетность), кредиты и банковские операции, заключаемые договора и контрагенты, структура капитала и планы инвестиций, стратегические планы маркетинга, информация о клиентах, деловая переписка и т.д.

Информационное обеспечение – это важнейший аспект управления коммерцией, который включает получение, передачу, обработку, накопление и реализацию информации. Информационное обеспечение представляет собой поток информации, поступающей из различных источников. Взаимодействие коммерческой службы с внешней и внутренней средой дает возможность получать информацию, необходимую для принятия решений в области коммерции.

Все источники информации подразделяются на две группы:

- источники внешней информации, получаемой и средств массовой информации (законодательные, правительственные материалы, нормативные и регламентирующие акты, официальная государственная статистика, отраслевые и периодические информационные журналы) и аналитических источников (маркетинговые исследования рынка товаров, торгово-промышленные выставки, практические конференции и т.д.);

- источники внутренней информации, получаемой из отделов коммерческой службы и взаимосвязанных отделов (информация производственных цехов, отделов продаж, отделов маркетинга, отдела кадров и т.д.).

К информации предъявляются следующие требования, подтверждающие ее качество и ценность для субъектов предпринимательской деятельности:

- достоверность – общая точность и полнота информации;

- надежность – способность постоянно накапливаться в достаточном объеме и обновляться;

- оперативность – информация должна быть конкретной и качественной, чтобы обеспечить своевременное принятие решений;

- систематичность – систематический и непрерывный сбор информации;

- комплексность – способность отражать в комплексе деятельность торгового предприятия, а также данные рынке и внешней среде.

По направлению информационных потоков информация подразделяется на:

- входящую;

- исходящую;

- внутреннего пользования.

По стабильности движения относительно управляющей системы:

- первичная;

- промежуточная;

- итоговая.

По значимости управленческих решений:

- стратегического характера;

- тактического характера;

- оперативная информация.

Информационные системы могут функционировать с применением технических средств и без их применения – это вопрос об экономической целесообразности.

В настоящее время большинство коммерческих предприятий используют автоматизированную информационную систему управления, имеющую ряд преимуществ:

- возможность целостно, комплексно представить все, что происходит с организацией, поскольку все экономические факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных.

- ускорение процессов поиска и получения информации в несколько раз;

- высвобождение персонала, необходимого для переработки информации на бумажных носителях;

- сокращение площадей, необходимой для хранения информации.

Проектирование и функционирование автоматизированной технологии основывается на ряде принципов:

- адаптированность и расширение возможностей используемых технических средств и программно- математического обеспечения;

- единство информационного обеспечения, т.е. функционирование унифицированных информационных массивов данных на любом иерархическом уровне коммерческой организации;

- согласованность пропускных способностей сопряженных элементов технических средств обеспечивает заданные скоростные режимы ввода, обработки и выдачи информации.

- комплексность автоматизированного процесса, что позволяет выполнить разные варианты целевых задач;

- сочетаемость методического, организационного и технологического обеспечения.

Автоматизированная система – это система управления объектом в том случае, если она реализует управление в темпе протекающих на объекте бизнес – процессов, если в выработке и реализации управленческих решений участвуют вычислительная техника, специальные технические средства и человек – оператор. Автоматизированная система состоит из технического обеспечения, информационного обеспечения, организационного обеспечения, математического и лингвистического обеспечения, а также правового обеспечения.

Технические средства включают комплексные средства вычислительной техники, специальный комплекс технических средств, программное обеспечение. Информационное обеспечение объединяет внемашинную информацию (система классификации кодирования и все исходные данные) и внутримашинную информацию (информационная база и информационные потоки).

Коммерческая информация торгового предприятия подлежит защите от посягательств со стороны конкурентов. Согласно статье 139 ГК РФ «информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности».

Сведениями, относящимися к коммерческой тайне торгового предприятия, являются коммерческие данные конфиденциального характера; ценообразование и стоимостные показатели на закупаемую и реализуемую продукцию; планы коммерческой и хозяйственной деятельности предприятия; обязательства и контрактные соглашения с субъектами рынка; информация, касающаяся коммерческих нововведений; информационный процесс и коммерческие сведения, накопленные в компьютерах.

При работе с документами, представляющими коммерческую тайну, следует соблюдать следующие правила: разработка инструкций об использовании защищаемой информации, назначение ответственных лиц за делопроизводство, строгий контроль за допуском работников к служебной документации, принятие работниками письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны, стимулирование и поощрение исполнителей, имеющих дело с информацией, представляющей коммерческую тайну; внедрение автоматизированной технологии защиты коммерческих сведений, а также повседневный контроль со стороны администрации предприятия за обеспечением безопасности использования конфиденциальной документации.

Дата добавления: 2015-07-26; просмотров: 289; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!