Wykorzystanie przygotowanych informacji

Date: 2015-10-07; view: 384.

Pamiętaj, że prezentacja jest czymś dynamicznym. Za każdym razem działa inaczej. Liczba plansz tylko z grubsza przekłada się na czas prezentacji. Ten sam zestaw 15 slajdów jednemu prezenterowi posłuży do zilustrowania 10-minutowej prezentacji a inny wykorzysta go jako podstawę 2-godzinnego wystąpienia.

Najważniejsza część przygotowań odbywa się w twojej głowie i nie jest dokumentowana wydrukami. Staraj się wiedzieć o czym będziesz mówił w kolejnych krokach prezentacji ale nie zapamiętuj słów, którymi to powiesz. Słowa przyjdą same.

ęłęóDobrze rozpocząć...

ęłęóNawiązanie kontaktu z publicznością jest jednym z podstawowych warunków udanego wystąpienia. Początek wystąpienia to jeden z tych momentów, gdy uwaga publiczności jest całkowicie skupiona na tobie. Wykorzystaj to. Masz wtedy trzy podstawowe zadania: dobrze się zaprezentować (efekt pierwszego wrażenia), nawiązać dobry kontakt z publicznością (o tym poniżej) i zainteresować ją tematem wystąpienia (uzasadnić, że dobrze zrobili przychodząc na prezentację i dać nadzieję, że nie będą się nudzić).

Ludzie łatwiej nawiązują kontakt kiedy mają ze sobą coś wspólnego. Poszukaj czegoś wyjątkowego co może łączyć cię z widownią, przed którą występujesz. Czegoś poza tym, że przebywacie w jednej sali.

Nawiązywanie dobrego kontaktu z audytorium (przez starożytnych retoryków nazywane captatio benavolantiae = zaskarbienie przychylności) nie powinno być tylko prawieniem komplementów publiczności, przymilaniem się i wazeliniarstwem. Z drugiej strony - równie złe wrażenie robi wprowadzenie kreujące mówcę na najlepszego na świecie fachowca i sugerowanie, jakie to wielkie szczęście spotyka publiczność, że jest jej dane wysłuchać tego, co On ma do powiedzenia.

Jak nie rozpoczynać?

Odradzam więc rozpoczynanie w stylu zbyt uniżonym:

Jestem niezwykle szczęśliwy, że będę miał zaszczyt przedstawić przed tak wspaniałym gronem słuchaczy wyniki mojej pracy.

Albo:

Zdaję sobie sprawę jak bardzo cenny jest Państwa czas i tym bardziej jestem wdzięczny, że zechcieli go Państwo poświęcić na przybycie tutaj.

Nie polecam również dziękczynienia za obecność mimo bardzo późnej (lub bardzo wczesnej) pory:

Cieszę się niezmiernie, że tak wiele osób pozostało na sali mimo późnej pory i zmęczenia. Zdaję sobie sprawę, że ostatnie wystąpienie przed kolacją to wielkie wyzwanie dla mnie jako mówcy i będę robił wszystko, aby Państwo nie żałowali, że pozostali tutaj zamiast udać się na odpoczynek.

Złe wrażenie robi na mnie przepraszanie publiczności i tłumaczenie się na wstępie z braku wiedzy lub umiejętności:

Nie tłumacz się
Nie przepraszaj

Ale także:
Nie wywyższaj się

Jest z pewnością wielu mówców, którzy lepiej niż ja przedstawiliby ten temat. Postaram się jednak mimo mojego niewielkiego jeszcze doświadczenia nie zanudzić Państwa

Albo:

Z pewnością mój kolega, pan Iksiński, który jest najlepszym fachowcem w tej dziedzinie lepiej przedstawiłby ten referat, ale postaram się godnie go zastąpić.

Z zasady dobre jest nawiązywanie do miejsca i sytuacji, ale nienajlepszym sposobem jest stawianie się na z góry straconej pozycji takim wstępem:

Bardzo trudno będzie mi mówić po tak wspaniałym wystąpieniu jak poprzednie... Albo: Nie jestem tak doskonałym mówcą jak mój poprzednik...

Nie jestem również zwolennikiem podkreślania tego, że zostaliśmy tu zaproszeni:

Zostałem poproszony przez organizatorów o wygłoszenie tego referatu gdyż problematyką tą zajmuję się już od lat.

Jak poznać publiczność?

Powinieneś wiedzieć jak najwięcej o swoje publiczności. To zawsze ułatwia nawiązanie kontaktu.

Każda publiczność lubi być zaskakiwana tym, ze prezenter wie o niej więcej niż można się tego spodziewać. Postaraj się wywołać takie zaskoczenie.

Jeżeli występujesz przed dużą publicznością (na przykład w czasie konferencji) to porozmawiaj z kilkoma osobami przed rozpoczęciem sesji lub w czasie przerwy. Jeśli twoje wystąpienie jest po obiedzie to masz okazję na przeprowadzenie dłuższej rozmowy w czasie obiadu. Możesz oczywiście zjeść obiad wśród znajomych z twojej firmy, ale to nie powiększy twojej wiedzy na temat audytorium - lepiej wybierz stolik z nieznajomymi i spróbuj z nimi pogawędzić o tym jak im się podoba konferencja, czego spodziewali się przyjeżdżając tutaj itd.

Jeśli twoja prezentacja przeznaczona jest dla węższego grona odbiorców (na przykład pracowników firmy) dowiedz się jak najwięcej o osobach, które będą cię słuchać. Jeśli jest to twoje pierwsze wystąpienie i pierwsza wizyta w tej firmie i nie znasz tam nikogo poświeć trochę czasu na przejrzenie ich strony www. Dobre wrażenie zrobisz włączając do swojej wypowiedzi kilka faktów na temat firmy, z którą rozmawiasz: jeśli będziesz wiedział czym się zajmuje, ilu ma pracowników, gdzie ma swoje przedstawicielstwa, jakie ostatnio wygrała ważne kontrakty itp. a wszystko to są informacje, którymi firmy zazwyczaj chwalą się na swoich stronach.

Jeśli jeszcze na swoich planszach umieścisz logo twojego klienta, wizerunek jego siedziby, schemat sieci sprzedaży czy obraz najbardziej znanego na rynku wyrobu - to zrobisz właściwy krok w kierunku przychylnego przyjęcia przez gospodarzy.

ęłęóDobrze zakończyć...

ęłęóZakończenie jest jednym z najważniejszych elementów prezentacji. Podobnie jak pozostałe, powinien być dobrze zaplanowany. Zanim rozpoczniesz prezentację powinieneś wiedzieć jak ją zakończysz. Zakończenia typu: "To właściwie wszystko, co chciałem Państwu powiedzieć..." nie robią najlepszego wrażenia.

Podsumowanie powinno być wyraźnie zaznaczoną częścią prezentacji. Publiczność na wieść o tym, że prezentacja się kończy ożywia się i skupia uwagę.

Oddziel podsumowanie od części głównej prezentacji (jest na to kilka sposobów: zrób dłuższą kilkusekundową przerwę, powiedz, że będzie to podsumowanie, wyświetl slajd z takim napisem...)

Spędziłeś ze swoją publicznością co najmniej kilkanaście minut, więc coś już z takiego spotkania powinno wynikać.

· Podziękuj za wspólnie spędzony czas (ale bez przesady, nie trać dwóch minut na rozpływanie się w zachwytach nad tym jaka to publiczność jest uprzejma, że poświęciła swój czas, że nie usnęła, że nie poszła na inną sesję itd). Dziękuj krótko i z przekonaniem.

· Podsumuj to, co powiedziałeś w czasie prezentacji w kilku zdaniach (jakkolwiek nawet dosłowne powtórzenia nie są błędem, postaraj się powtórzyć to, o czym mówiłeś w skondensowanej formie).

· Powiedz jakiego efektu oczekiwałeś po prezentacji: jeśli była to prezentacja sprzedażowa, po prostu "poproś o zamówienie", jeśli prezentacja miała charakter edukacyjny powiedz, co uczestnicy powinni wiedzieć lub umieć po jej wysłuchaniu, jeżeli miała charakter przekonujący - powiedz do czego chciałeś przekonać.

Ostatnie wrażenia publiczności, jakie odnosi ona z zakończenia prezentacji rzutują na opinię o całym wystąpieniu.

Oddziel wyraźnie swoje podsumowanie od sesji pytań i odpowiedzi. Nie uciekaj w uproszczenia typu "To wszystko, co chciałem Państwu powiedzieć, może są jakieś pytania?".

Dobrze jest mieć przygotowane dwa podsumowania: jedno na zakończenie właściwej prezentacji a drugie na podsumowanie sesji pytań i odpowiedzi. Tego drugiego używasz po udzieleniu odpowiedzi na ostatnie pytanie lub, jeśli to możliwe - umiejętnie łącząc z tą odpowiedzią. Dzięki temu będziesz pewien, że ostatnie wrażenia jakie publiczność wyniesie ze spotkania będą wynikać z twojej, zaplanowanej wypowiedzi a nie z przypadkowego dialogu z ostatnim pytającym (nie masz wielkiego wpływu na to jakie będą pytania, nie możesz więc wykluczyć sytuacji, że padnie pytanie trudne, niewygodne, takie na które nie będziesz chciał lub mógł odpowiedzieć).

Do podsumowania odnoszą się wszystkie podstawowe zasady dotyczące całej prezentacji, tak więc: mów zrozumiale, krótko i z przekonaniem. Pamiętaj, kto jest twoją publicznością, czego oczekuje, jaki jest cel prezentacji. Bądź zaangażowany i zadowolony.

ęłęóTrudne pytania po prezentacji

ęłęóKłopotliwa sytuacja, kiedy po zakończonej prezentacji (lub co gorsza w jej trakcie) ktoś z publiczności zadaje trudne pytanie jest jedną z największych obaw wszystkich prezenterów.

Są dwie wiadomości: zła i zła. Pierwsza jest taka, że nie ma uniwersalnych recept na odpowiadanie na trudne pytania; są co najwyżej pewne zasady, wskazówki, dobre zwyczaje, których przestrzeganie może pomóc wybrnąć z trudnej sytuacji. Druga wiadomość jest taka, że rzadko udaje się te wskazówki zastosować w momencie, gdy właśnie trzeba odpowiedzieć na trudne pytanie. Potem - owszem. Po kwadransie, po godzinie, następnego dnia następuje olśnienie: no przecież mogłem powiedzieć to i to. Mogłem zareagować taki i tak. Ależ byłem głupi...

I tu zaczynają się dobre wiadomości. Jeżeli doświadczasz takiej właśnie sytuacji, to bardzo dobrze. To znaczy, że jednak było jakieś wyjście z opresji. Jeżeli nawet nienajlepiej poradziłeś sobie tym razem, to następnym może być już lepiej. Wszystkie recepty, przepisy, reguły nie są nic warte bez ich wypróbowania, zastosowania i przećwiczenia.

Jeżeli więc masz taką myśl (przecież mogłem odpowiedzieć tak...) to natychmiast wykonaj następujące ćwiczenie: Przywołaj w myślach tę sytuację, którą przeżywałeś przed kwadransem, godziną czy wczoraj - sytuację trudnego pytania. Usłysz je jeszcze raz z ust tej samej osoby, która je zadała. I zobacz siebie jak odpowiadasz na nie w sposób, który już teraz znasz. Zobacz jak dobre sprawia to wrażenie. Jak logiczna, przejrzysta i jednoznaczna jest twoja odpowiedź. Jak dobre wrażenie robi na publiczności. Powtarzaj sobie ten obraz wielokrotnie.

Ćwiczenie czyni mistrza itd...

Takie ćwiczenie pozwala wytrenować pewien mechanizm reagowania nie tylko na to konkretne pytanie (szansa na to, że dokładnie takie samo pytanie padnie na następnej prezentacji jest niewielka). Ale wszelkie pytania oparte na podobnym schemacie będziesz mógł "obsłużyć" analogicznie.

Poza tym wyobrażanie sobie, jak zwycięsko wychodzisz z opresji zaciera powoli wspomnienie tej nieprzyjemnej chwili, kiedy nie mogłeś sobie zbyt dobrze poradzić. Po co zamartwiać się czymś co już nastąpiło i czego zmienić już nie możesz? Ważne, że już wiesz jak z podobną sytuacja radzić sobie w przyszłości.

Jeśli natomiast nie masz takiego olśnienia (no przecież mogłem odpowiedzieć tak...) to spróbuj znaleźć odpowiedź metodami tradycyjnymi: poszukaj w literaturze, popytaj bardziej doświadczonych kolegów, posiedź chwilę nad kartką papieru i wygeneruj jakieś rozwiązanie. A potem przeprowadź opisane wcześniej ćwiczenie.

I końcowa dobra wiadomość: trudne i kłopotliwe pytania nie są czymś nagminnym, czymś co zawsze musi nastąpić. Naprawdę w większości przypadków publiczność jest nastawiona pozytywnie i nie ma intencji sprawiania kłopotu prezenterowi.

ęłęóJeden przykład to za mało

ęłęóIlustrowanie prezentacji przykładami jest zawsze bardzo dobrze odbierane przez publiczność. Ma też istotne walory dydaktyczne.

Przykład jest tym rodzajem środka retorycznego, który stosujemy zazwyczaj intuicyjnie. To zresztą stanowi o jego sile - jego użycie jest naturalne a efekt, prawie zawsze dobry. Dzięki przykładom prezentacja zyskuje na obrazowości, staje się bliższa życia i bliższa publiczności, która w niej uczestniczy.

Stąd wynika pierwsza zasada dobierania przykładów - powinny przemawiać do publiczności, dla której przeznaczona jest prezentacja. Wtedy mają największą siłę. Dodatkowo, siła ta powinna być wzmocniona odpowiednim sposobem przekazu - opowiedzenia o przykładzie. 'Opowiedzenia' właśnie, nie tylko 'przytoczenia' jak zwykło się mówić o przykładach. Opowiadanie, wprowadzając do prezentacji pewną fabułę, dodatkowo ją ożywia i czyni ciekawszą.

Najlepsze przykłady pochodzą z życia, nie z książek. Szukaj takich przykładów w swoim życiu i stosuj je w swoich prezentacjach.

Jak opowiadać? Przede wszystkim - naturalnie. Tak jak o własnym przeżyciu, jak o zdarzeniu, które dopiero co nastąpiło i jego obraz jest żywy.

Skąd brać przykłady? Z życia. Najlepiej z własnego doświadczenia. To co sam zrobiłeś lub sam przeżyłeś potrafisz opowiedzieć najlepiej. Angażujesz się w opowieść, bo jeszcze raz przeżywasz to, co się stało. I to zaangażowanie jest widoczne dla publiczności.

Nie przywiązuj się zbytnio do jednego, konkretnego przykładu. Ciągłe powoływanie się na ten sam przykład robi złe wrażenie.

W tym miejscu musisz jednak wystrzegać się pewnej pułapki. Właśnie to, że jesteś tak zaangażowany w sytuację opisywaną w twoim przykładzie może spowodować, że publiczność odniesie wrażenie, ze jest to jedyna rzecz jaką dotychczas zrobiłeś w praktyce. Jeżeli twoja prezentacja jest przeznaczona dla jednego klienta (na przykład przedstawiasz twoją propozycję zarządowi firmy-klienta lub zespołowi projektowemu) wystrzegaj się powoływania na jeden konkretny przykład (powiedzmy, projektu wdrożonego u innego klienta) - to robi złe wrażenie.

Słuchacze tego nie lubią, bo od razu czują się porównywani z tamtym przykładem. Zwłaszcza, jeżeli posuwasz się do stwierdzeń "w naszym projekcie dla klienta X było trochę inaczej, bo..." . I nie kręć teraz głową z dezaprobatą "co to za rada, przecież nikt tak nie mówi, a już na pewno ja tak nie mówię!". Otóż mówi - wielokrotnie byłem świadkiem takiej sytuacji i dyskomfortu jaki wywoływała u słuchających.

Na konferencjach i seminariach słuchacze najbardziej lubią prezentacje poparte praktyką. Studium przypadku (case study) zawsze się dobrze sprawdza.

Natomiast jeżeli przemawiasz na konferencji lub seminarium - wtedy powołanie się na konkretny przykład jest jak najbardziej na miejscu. Im więcej danych możesz podać, tym lepiej.

Najlepsze wrażenie robi przykład poparty prawdziwymi liczbami. Jeżeli przykład dotyczy twojej pracy nad jakimś projektem to trzeba powiedzieć: kiedy projekt był prowadzony, jak długo trwał, ile miał kosztować a ile kosztował w rzeczywistości, jakie przyniósł rezultaty, jakie były problemy w czasie realizacji.

Przykłady powinny być prawdziwe. Nie wolno ich koloryzować.

Nie powinieneś się bać mówić o problemach. To dodaje wiarygodności. Żadne poważne przedsięwzięcie nie obywa się bez pułapek, problemów lub problemików, nieprzewidzianych wcześniej sytuacji. To jest właśnie najcenniejsza wiadomość, którą możesz przekazać słuchającym. To jest twoje doświadczenie, którego oni nie mają, a które pozwoli im lepiej przygotować się do tego, co ich może czekać.

Dobre przykłady, porównania ilustracje przychodzą do głowy często w nieoczekiwanych momentach. Bądź na to przygotowany. Zapamiętuj i wykorzystuj takie pomysły.

Może się zdarzyć, że w czasie prezentacji, w chwili w której akurat dobrze byłoby posłużyć się jakimś przykładem doświadczasz "pustki w głowie". Bezradnie szukasz w myślach jakiejś dobrej ilustracji przedstawionego rozumowania i nic nie przychodzi ci do głowy. Z czego to może wynikać? Są dwie podstawowe przyczyny: kłopoty z pamięcią lub brak wcześniejszego przygotowania do prezentacji.

W ogromnej większości przypadków jest to ten drugi powód. Jeżeli dobrze przygotujesz się do wystąpienia i przemyślisz a najlepiej opowiesz sobie wszystkie przykłady, których chcesz użyć to prawdopodobieństwo ich zapomnienia jest bardzo małe. Przykłady przecież, jako barwna ilustracja, mają zapadać w pamięć słuchaczy i jeżeli takie właśnie są to na pewno sam ich też nie zapomnisz.

Przygotowanie przykładów ilustrujących twoje rozumowanie stanowi niezbędny element przygotowania prezentacji. Nie licz na to, że coś przyjdzie ci do głowy w trakcie wystąpienia.

Ważne jest abyś jeszcze przed prezentacją wiedział, jakich przykładów użyjesz. Jeżeli wymagają one podania jakichś liczb czy przytoczenia danych, których nie musisz pamiętać - możesz posłużyć się notatkami (pod warunkiem, że będą uporządkowane i czytelne i nie będziesz w kulminacyjnym momencie przerzucał kartek "na pewno gdzieś to miałem..."). Niezależnie od tego - ćwiczenia pamięci nigdy nie zaszkodzą. Dobra pamięć bardzo pomaga w konstruowaniu i prowadzeniu wywodu.

Nie jest także wykluczone, ze dobry przykład przyjdzie Ci do głowy właśnie w trakcie prezentacji. Wykorzystaj to. Zależnie od twojej pewności siebie możesz albo od razu - na gorąco podzielić się tym przykładem z publicznością albo tylko go zapamiętać i użyć w następnej prezentacji na ten sam temat. Takie doświadczenie przekładane z jednej prezentacji na drugą jest bardzo pożyteczne - podnosi jakość twojej pracy, zapobiega znużeniu (wprowadzasz zmiany, więc twoja prezentacja rozwija się, nie jest ciągle taka sama).

Podsumowując: Po pierwsze staraj się używać wielu przykładów. Po drugie, przemyśl wszystkie przykłady przed prezentacją. Po trzecie opowiedz o nich tak jak o własnych ważnych przeżyciach angażując się w opowieść.

ęłęóKto tu rządzi? - Przygotowanie miejsca prezentacji

ęłęóPrezenterzy często nie przywiązują wagi do tego, w jakim miejscu występują. Przyjmują, że ustawienie sali konferencyjnej jest nietykalne i to oni muszą się dostosować. Nic bardziej błędnego...

Jeżeli masz wpływ na przygotowanie miejsca prezentacji i sposób jej prowadzenia - wykorzystaj to. Pamiętaj, że to ty prowadzisz prezentację i ty wiesz najlepiej jak trafić do twojej publiczności. Jeśli możesz wybrać salę, w której odbędzie się prezentacja kieruj się następującymi zasadami:

1. Komfort publiczności (wygodne krzesła, dobra widoczność sceny i ekranu, łatwy dostęp do sali i miejsc, oświetlenie, wyposażenie)
2. Komfort prezentera czyli twój
3. Wielkość sali i wyposażenie

Publiczność siedzi w czasie twojej prezentacji. Dobrze jest, jeśli może siedzieć wygodnie. Najważniejsze są więc wygodne krzesła i ich dobre ustawienie. Krzesła z podłokietnikami są zawsze wygodniejsze od tych bez. Ustawienie stołów powoduje wprawdzie większą izolację publiczności od prezentera (może stwarzać niepotrzebne bariery), ale daje publiczności znacznie większą wygodę jeśli trzeba prowadzić notatki, rozłożyć materiały itd. Nie próbuj jednak ustawiać po 3 krzesła przy dwuosobowych stołach, żeby zaoszczędzić miejsce - wygoda publiczności jest ważniejsza.

Zapewnienie komfortu publiczności to podstawowe kryterium sposobu umeblowania i ustawienia sprzętów w sali konferencyjnej.

Równie ważne jest przewidywanie odpowiedniej wielkości miejsca dla każdego uczestnika w typowej dla konferencji i seminariów konfiguracji sali: same krzesła, bez stołów. Chociaż hotele i ośrodki szkoleniowe stosują określenie "ustawienie teatralne" nie ma ono z teatrem zazwyczaj nic wspólnego. Nazwałbym je raczej ustawieniem "czekoladowym". Krzesła ustawiane są w rzędy i kolumny (jak w tabliczce czekolady), najczęściej w minimalnej możliwej odległości od siebie. To nie zapewnia ani komfortu zajmowania miejsc (wąskie przejścia) ani komfortu siedzenia (mało miejsca na nogi i obijamy się o ramiona sąsiadów).

Jeżeli ustawienie krzeseł lub innych mebli nie odpowiada ci - zmień je. Bądź zdecydowany. Nie bój się wymagać komfortu dla swojej publiczności i dla siebie.

Nie słuchaj tłumaczeń w rodzaju "zawsze tak ustawiamy", bo przecież nie chcesz mieć prezentacji takiej "jak zawsze" - chcesz żeby była wyjątkowa. Ty jesteś tu szefem.

Prawdziwe ustawienie teatralne to takie, gdy wszystkie krzesła zwrócone są w stronę środka sceny. Kolejne rzędy tworzą więc łuki o coraz większym promieniu. Jeśli możesz tak ustawić krzesła - zrób to. Bądź odpowiednio wcześniej przed prezentacją i poproś personel hotelowy o pomoc, albo poproś o pomoc kolegów (a jeśli krzeseł jest niewiele - możesz zrobić to sam - korekta ustawienia 50-100 krzeseł nie zajmie ci więcej niż 10 minut a przy okazji będziesz miał ćwiczenie fizyczne przed prezentacją.

Nie rób bałaganu. Bałagan źle świadczy o gospodarzu, a w czasie twojego wystąpienie ty nim jesteś. Zadbaj o porządek odpowiednio wcześnie.

Zadbaj o porządek (w dosłownym tego słowa znaczeniu). Porozrzucane po okolicy walizki z rzutnika i komputera, twoja teczka, papiery, folie, dokumenty itd. nie robią dobrego wrażenia. Schowaj wszystko, co nie będzie ci potrzebne do końca prezentacji a rzeczy, których możesz potrzebować ułóż przyzwoicie. Zupełnie niedopuszczalne jest, aby twój płaszcz i parasol leżały gdzieś na widocznym miejscu na przykład na stole lub jednym z krzeseł. Ich miejsce jest w szatni, w szafie lub na wieszaku.

Unikaj picia w czasie prezentacji. Nie będziesz wtedy musiał obstawiać się butelkami, szklankami i filiżankami. Pomijając fakt, że szklanka lub butelka może przewrócić się w najmniej oczekiwanym momencie i zalać wodą materiały lub komputer, popijanie przerywa tok wypowiedzi i odwraca uwagę publiczności.