Мониторинг процесса выполнения проекта

11.1. Ввод фактических данных

При переходе к отслеживанию работ относительно зафиксированного базового плана проекта следует определиться с периодичностью процесса обновления информации и конкретными сотрудниками, которые должны предоставлять информацию о фактическом ходе выполнения проекта.

Параметры, влияющие на процесс расчета затрат и составления календарного плана можно просмотреть и изменить на вкладке «Расписание» (рисунок 59) диалогового окна «Параметры» в разделе «Расчет», а также на вкладке «Дополнительно» в разделе «Параметры расчета для этого проекта».

Рисунок 59. Вкладка «Расписание» диалогового окна «Параметры»

Если установлен флажок «Обновлять состояние ресурса при обновлении состояния задачи», это приводит к тому, что при изменении процента завершения задачи Ms Project автоматически изменит процент завершения для ресурса и его назначения.

Ввод фактической информации осуществляется в поля, предназначенные для организации процесса отслеживания хода проекта: фактическая дата начала, фактическая дата окончания, фактическая длительность, оставшаяся длительность, процент завершения, физический процент завершения.

Существуют и другие варианты полей, которые можно использовать для отображения фактической информации, например, фактические трудозатраты и

оставшиеся трудозатраты.

При вводе фактической информации в большинство перечисленных полей Ms Project выполняет автоматический перерасчет связанных полей базы данных.

В стандартном представлении диаграммы Ганта показаны только плановые данные начала и окончания работ. Для ввода фактических дат можно использовать комбинированное представление «Диаграмма Ганта» + «Форма сведений о задачах» (Вид-Другие представления-Создать-Комбинированное представление). В верхней части экрана можно выбирать задачу для ввода фактических дат начала и/или окончания. В нижней форме нужно установить переключатель в положение «Фактич.», после чего ввести фактическую дату (рисунок 60).

Рисунок 60. Ввод фактических данных в форме сведений о задачах

До первого ввода данных поля фактических значений имеют значения «НД» (не определено).

При вводе фактической даты окончания Ms Project изменяет и другие поля: процент выполнения, фактическую длительность, оставшуюся длительность, фактический объем работ и фактические трудозатраты.

Для ввода и просмотра фактических данных удобно использовать представление «Отслеживание», настроив соответствующим образом структуру полей (рисунок 61).

Столбец «Оставшаяся длительность» показывает, сколько времени осталось до завершения работ. Если ввести другие параметры хода выполнения работы, например, значение процента завершения работы, то этот параметр будет рассчитан автоматически.

При вводе значения в столбец «Оставшаяся длительность» Ms Project будет полагать, что работа над задачей началась и будет завершена в течение указанного промежутка времени.

Если внести в поле «Оставшаяся длительность» значение, больше запланированного, Ms Project изменит календарный план, полагая, что увеличилась запланированная длительность работы.

Рисунок 61. Ввод фактических данных в таблицу «Отслеживание»

Для отображения хода выполнения работ можно использовать параметр «% завершения». Указанное в этом поле значение меньше 100% говорит о том, что задача еще не завершена. Так же как и многие другие данные, процент завершения можно вводить различными способами, как при помощи настроенных таблиц, так и других представлений, например, «Формы сведений о задачах».

После изменения значения процента завершения Ms Project назначит дату фактического начала (если она не была введена ранее), и вычислит значения фактической и оставшейся длительности. Если установлен параметр обновления статуса ресурсов при обновлении статуса задач, будут также вычислены фактические затраты и фактические трудозатраты.

Ввести значения, равные 0, 25, 50, 75 или 100% можно при помощи соответствующих кнопок в группе «Планирование» на вкладке ленты «Задача» (рисунок 62).

Рисунок 62. Копки для ввода % завершения вкладки ленты «Задача»

Кроме поля «% завершения» для отслеживания хода выполнения работ может быть использовано поле «Физический % завершения». Если поле «% завершения» является результатом деления фактической длительности задачи на ее общую длительность, то поле «Физический % завершения» является личной оценкой менеджера проекта степени выполнения задачи, вводится вручную, и не имеет отношения к длительности задачи.

Ввод трудозатрат по исполнителям можно выполнять в представлениях «Использование задач» или «Использование ресурсов» (рисунок 63).

Рисунок 63. Ввод фактических трудозатрат в представлении «Использование задач»

Ввод фактических трудозатрат приводит к автоматическому перерасчету других параметров задачи (% завершения, дата начала/окончания, оставшаяся длительность и др.).

Окончательные затраты по проекту складываются из затрат всех ресурсов и фиксированных затрат. При установленных по умолчанию параметрах («Обновлять состояние ресурса при обновлении состояния задачи» и «Фактические затраты всегда вычисляются Ms Project») Ms Project осуществляет автоматический расчет затрат, который нужно постоянно контролировать. Просмотреть базовые и фактические затраты можно в разрезе задач или ресурсов.

Для просмотра затрат в разрезе задач нужно установить представление «Диаграмма Ганта», а затем выбрать таблицу «Затраты». Для просмотра затрат в разрезе ресурсов, нужно выбрать представление «Лист ресурсов», а затем выбрать таблицу «Затраты» (рисунок 64).

Рисунок 64. Просмотр затрат по ресурсам

При необходимости после завершения задачи фактические затраты можно вводить вручную, для этого следует отключить флажок «Фактические затраты всегда вычисляются Ms Project» в окне параметров проекта.

11.2. Обновление проекта

В процессе отслеживания может быть обнаружено, что часть работ для уже прошедших дат остались невыполненными. В этом случае можно изменить текущий календарный план, чтобы, начиная с текущей даты, все незавершенные задачи были перепланированы на будущий период. Для этого нужно выбрать команду «Обновить проект» в группе «Состояние» вкладки ленты «Проект», установить переключатель в состояние «Перепланировать незавершенные трудозатраты с началом после…» в диалоговом окне «Обновление проекта», показанном на рисунке 65, и указать дату для перепланирования. Перепланировать можно весь проект, или только выбранные задачи. Если перепланируются только выбранные задачи, они должны быть предварительно выделены в таблице, соответствующей представлению «Диаграмма Ганта».

Рисунок 65. Диалоговое окно обновления проекта

Диалоговое окно «Обновление проекта» позволяет также автоматически вводить сведения о завершенных трудозатратах для выделенных задач или всего проекта до даты отчета о состоянии или текущей даты. Дата отчета о состоянии устанавливается командой «Дата отчета о состоянии» в группе «Состояние» на вкладке ленты «Проект».

Упражнения

1. Введите для нескольких первых несуммарных задач проекта фактические даты начала и окончания работ. Проследите за автоматическим изменением поля «Процент завершения».

2. Установите для следующей задачи только дату начала работ.

3. Измените таблицу представления «Диаграмма Ганта», добавив поле для ввода фактической длительности.

4. Введите фактическую длительность для 3-4 следующих задач проекта «Ремонт квартиры».

5. Проверьте расчет параметров «% завершения» и «Оставшаяся длительность» для отредактированных задач.

6. Введите для нескольких задач проекта значение в поле «Оставшаяся длительность». Проанализируйте внесенные Ms Project изменения параметров задачи.

7. Введите для нескольких задач проекта процент завершения различными способами.

8. Введите для следующих задач фактические трудозатраты по исполнителям.

9. Проанализируйте результаты автоматического изменения связанных параметров.

10. Просмотрите затраты проекта «Ремонт квартиры» в разрезе задач, затем в разрезе ресурсов.

11. Внесите изменения в значения, рассчитанные Ms Project. Вернитесь в режим автоматического расчета затрат.

Контрольные вопросы

1) Где можно изменить параметры расчетов для организации процесса отслеживания выполнения плана?

2) Какие основные поля базы данных Ms Project используются для ввода фактических данных в процессе отслеживания?

3) Как в Ms Project организовать ввод дат фактического начала/окончания работ?

4) Как в Ms Project можно внести значения фактической длительности задач?

5) На какие другие параметры задачи может повлиять изменение значения «Оставшаяся длительность»?

6) Как ввести значения фактических трудозатрат в базу данных Ms Project? К изменению каких связанных значений это приводит?

7) В чем заключается отличие между полями «Физический % завершения» и «% завершения» в Ms Project?

8) Как можно определить фактические затраты по проекту?

9) Что нужно сделать, чтобы Ms Project перепланировал невыполненную работу?

Дата добавления: 2014-10-14; просмотров: 943; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!