Главная страница Случайная лекция Мы поможем в написании ваших работ! Порталы: БиологияВойнаГеографияИнформатикаИскусствоИсторияКультураЛингвистикаМатематикаМедицинаОхрана трудаПолитикаПравоПсихологияРелигияТехникаФизикаФилософияЭкономика Мы поможем в написании ваших работ! |
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. Делопроизводство, или документационное обеспечение управления, представляет собой деятельность, охватывающую вопросы документирования и организации работы с
Делопроизводство. Делопроизводство, или документационное обеспечение управления, представляет собой деятельность, охватывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих функций. Различают следующие виды делопроизводства : общее, специальное, по делам и обращениям граждан, секретное. Задачами делопроизводства в организациях являются: • изготовление необходимых документов; • отражение работы организации в документах; • обеспечение быстрого поиска нужной информации; • контроль за своевременным исполнением и правильным оформлением документов; • сохранность коммерческой (государственной, служебной) тайны; • экономия затрат времени и сил работников организации. Структура делопроизводства включает документирование и документооборот. В свою очередь документирование состоит из двух частей: системы документации и системы документирования. Документирование строго регламентировано нормативными актами, основными из которых в настоящее время являются: 1) Указ Президента Республики Беларусь от 18 июня 2000 г. № 357 “Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь”; 2) стандарт республики Беларусь СТБ 6.38-95 “Унифицированные систем документации Республики Беларусь. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов”: Утвержден и введен в действие постановлением Белстандарта от 20 октября 1995 г. № 11. Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Система документации - это совокупность документов, определенным образом упорядоченных, взаимосвязанных и составляющих целостное системное образование. В учреждениях и организациях система документации определяется номенклатурой дел - систематизированным перечнем наименований дел, оформленных в установленном порядке, образующихся в процессе деятельности организации (учреждения), с указанием сроков их хранения. Документооборот - это процесс прохождения документа по инстанциям с момента его создания (получения) и до завершения исполнения (отправки). Процесс документооборота состоит из следующих стадий: 1. Прием и первоначальная обработка документов и корреспонденции (ознакомление, сортировка, регистрация, рассмотрение документов руководителями, наложение резолюций). 2. Непосредственное исполнение документов. Указанная стадия в свою очередь имеет несколько этапов: подготовительный (включающий в себя составление черновиков (проекта), согласовательный (визирование, утверждение и т.п) и завершающий (техническое изготовление, размножение). При этом следует учитывать, что на подготовительном и согласовательном этапах осуществляется документирование (создание нового документа, необходимого для исполнения поставленных задач). Возникает вопрос о том, в какой момент времени процесс документирования пере- ходит в процесс документооборота. Таким переходным моментом следует считать регистрацию вновь созданного документа, поэтому под регистрацией принято считать фиксацию факта создания или поступления в организацию документа. Этот вывод имеет существенное значение, поскольку только исполнитель несет ответственность за создание нового документа и он может считать свою задачу выполненной лишь после регистрации документа, который до этого момента времени теоретически не существует. В связи с этим неопытный исполнитель может попасть в невыгодную для себя ситуацию, если потеряет контроль над проектом документа до его регистрации, в результате чего он будет утерян. 3. Отправка документов и корреспонденции. 4. Контроль и проверка исполнения документов. 5. Хранение документов. Выполнение задач делопроизводства возлагается на секретариаты (канцелярии), которые обеспечивают прием и регистрацию документов; учет документации, поступающей в организацию, отправляемой или хранящейся; передачу документов исполнителям; контроль за исполнением Документов.
Дата добавления: 2014-12-09; просмотров: 188; Нарушение авторских прав Мы поможем в написании ваших работ! |