КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Документы используются в различных областях зна­ний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Система документирования представляет собой составление, оформление и изготовле­ние документов.

Слово “документ” в переводе с латинского означает “свидетельство”. В широком смысле слова документом принято считать материальный носитель данных с запи­санной на нем информацией, предназначенной для ее пе­редачи во времени и пространстве. Документ в узком смысле слова - это деловая бумага, юридически подтвер­ждающая какой-либо факт или право на что-либо.

В правовом отношении под документом понимаются письменные доказательства, факты, события, имеющие значение для правильного разрешения дела. В граждан­ском процессе и праве документом признается составлен­ная по соответствующей (или произвольной) форме бумага, подтверждающая чьи-либо права на что-либо. В управленческой деятельности документом считается со­ответствующим образом оформленный материальный носитель информации, имеющий юридическую силу.

В процессе управления для передачи информации ис­пользуются различные материальные носители: бумага, магнитная лента, фотопленка, дискеты и др. Потребность в переносе информации на какой-либо материальный носитель обусловлена необходимостью постоянно пере­давать ее во времени и пространстве. Информация исполь­зуется для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, является основанием для обобщений, а также материалом для справочно-поиско

вой работы. В управленческой деятельности документ вы­ступает и как предмет труда, и как результат труда.

Все основные функции управления выражаются по­средством соответствующих документов: учет - в виде статистической документации; анализ - в виде аналитичес­ких справок; планирование - посредством подготовки различных планов; организация - в виде уставов, положе­ний, инструкций и др.; контроль - путем сбора отчетов, составления актов и т.п. В процессе управления составля­ется множество различных документов, классификация которых осуществляется по различным основаниям. На­пример, по направлениям деятельности, по месту созда­ния и направлению движения, по ограничению доступа, по срокам хранения, по форме и др.

В зависимости от назначения различают следующие управленческие документы:

• организационные (уставы, инструкции, положения, планы, штатные расписания);

• распорядительные (постановления, приказы, распо­ряжения, указания, решения);

• справочно-информационные (акты, письма, доклад­ные записки или рапорта, протоколы, справки, отчеты, объяснительные записки, заявления, заключения, сводки, телеграммы, телефонограммы, факсограммы и др.).

В зависимости от места возникновения и направления движения документы подразделяются на исходящие, вхо­дящие и внутренние. Исходящими являются документы, которые отправляются гражданам или из одной органи­зации в адрес другой. Документы, поступающие в органи­зацию из других адресов, называются входящими. Документы, созданные в самой организации и не подле­жащие отправлению, являются внутренними.

В зависимости от количества лиц, участвующих в соз­дании документов, последние бывают односторонними и двухсторонними(многосторонними) По ограничению доступа к документам различают сек­ретные и несекретные документы. Секретные по содержа­щейся в них информации подразделяются на документы особой важности, совершенно секретные и секретные.

По форме документы могут быть: индивидуальные (со­здаются в произвольной форме), типовые (представляют собой образец, на основе которого строятся тексты доку­ментов аналогичного содержания), трафаретные (часть документа отпечатана заранее).

По способу фиксации информации документы подраз­деляются на. рукописные, печатные, электронные, графичес­кие, звуковые, видео- и фотодокументы.

По срокам хранения различают документы постоян­ного и временного хранения. Документы временного хра­нения в свою очередь подразделяются на хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет.

Кроме того, различают документы-подлинники и доку­менты-копии. Подлинник - это документ, соответствующим образом оформленный и подписанный (утвержденный) автором (исполнителем, руководителем). Копия - это документ, воспроизводящий подлинник.

Различают следующие виды копий:

• факсимильная копия - это копия документа, отража­ющая все без исключения особенности подлинника (фото­копия, ксерокопия);

• свободная копия, содержащая всю информацию подлинника, но без графического соответствия последне­му (воспроизводится лишь содержание подлинника);

• выписка - копия, содержащая полное воспроизведе­ние какой-либо части документа (выписка из протокола, инструкции, положения);

• дубликат - копия, создаваемая взамен утраченного или поврежденного подлинника и имеющая юридическую силу подлинника.

Дата добавления: 2014-12-09; просмотров: 269; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!