ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

В целях сокращения времени, затрачиваемого на со­ставление документов, повышения культуры документационного обеспечения управления применяются бланки.

Под бланком понимается стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведе­но место для информации переменной.

Документы государственных организаций должны оформляться на бланках с изображением Государственно­го герба Республики Беларусь, содержать комплекс обя­зательных реквизитов (юридически значимых сведений о нем) при соблюдении порядка их расположения (см. Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 “Об упорядочении изготовления и использования блан­ков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь” и Стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-95 “Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распоря­дительной документации. Требования к оформлению до­кументов”: Утвержден и введен в действие постановлением Белстандарта от 20 октября 1995 г. № 11). .

Оформление отдельных документов допускается не на бланках (например, внутренние документы структурных подразделений), но с обязательным сохранением необхо­димых реквизитов. Документы оформляются, главным образом, на бумаге формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Изготовление бланков по видам документов считается целесообразным, если их объем превышает 200 доку­ментов в год. Рукописное оформление документов долж­но соответствовать его машинному оформлению, то есть должны быть сохранены состав и расположение реквизи­тов, нумерация страниц.

Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.

Для документов установлены размеры технических полей: с левой стороны - не менее 30 мм; с правой сторо­ны - не менее 8 мм; верхнее и нижнее поле - не менее 20 мм. Меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но поля большие по размеру допустимы.

Число реквизитов, характеризующих документы, оп­ределяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для многих документов число реквизитов строго определено. Отсутствие или не­правильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает его недействительным. Для ряда доку­ментов, выдаваемых государственными органами, состав реквизитов документов установлен в законодательных и иных нормативных правовых актах.

В структуре документа любого вида выделяются три составные части - заголовочная, основная и офор­мляющая.

Реквизитами заголовочной части документа являются:

Государственный герб;

эмблема организации;

изображение наград;

код организации; код документа;

наименование министерства или иных республиканских органов государственного управления;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

почтовый адрес;

коммуникационные данные;

название вида документа;

дата документа;

индекс документа;

ссылка на индекс и дату входящего документа;

место составления или издания документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения;

резолюция;

заголовок к тексту;

отметка о контроле. .

В основной части располагаются текст документа и отметка о наличии приложений

В состав реквизитов оформляющей части входят:

подпись;

гриф согласования;

визы;

печать;

отметка о заверении копии;

фамилия исполнителя и номер его телефона;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о переносе данных на машинный носитель; регистрационный штамп документа.

На практике для составления управленческих доку­ментов используется значительно меньшее количество реквизитов. Оно зависит от места организации в системе органов государственного управления, вида документа (входящий, исходящий, внутреннего пользования), ряда других факторов.

Схемы бланков государственных организаций для организационно-распорядительных документов и писем с продольным расположением реквизитов на белорусском _и русском языках представлены в приложениях 1 и 2.

Схема расположения основных реквизитов на внутренних документах, не требующих размещения Госу­дарственного герба, представлена в приложении 3 (распо­ложение реквизитов угловое).

Возникает вопрос о том, какие изменения Указ Пре­зидента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 вно­сит в практику делопроизводства, определяемую до его подписания стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38- 95 Внимательное изучение обоих нормативных актов пока­зывает, что применение положений стандарта частично ограничено предписаниями названного Указа в части офор­мления организационно-распорядительных документов государственных организаций, на которых обязательно расположение Государственного герба Республики Бела­русь. Однако положения стандарта остаются в силе для оформления всех видов документов, на которых изобра­жение Государственного герба не требуется. Таким обра­зом, Указ Президента корректирует существующую практику оформления документов с изображением Государственного герба.

Стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-95 предусмат­ривал как угловое, так и центрированное расположение Государственного герба в зависимости от выбранного вида расположения реквизитов. Оформление остальных реквизитов допускалось на одном из государственных языков: русском или белорусском по выбору. Использо­вание двух государственных языков не предусматрива­лось.

В соответствии с Указом Президента Республики Бела­русь № 357 организационно-распорядительные докумен­ты и письма государственных организаций составляются только на бланках установленной формы с изображени­ем Государственного герба. Условленная форма бланка организационно - распорядительного документа предусматривает:

1) размещение Государственного герба строго посере­дине рабочего поля документа;

2) оформление на обоих государственных языках (рус­ском и белорусском) следующих реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов: наиме­нование вышестоящей организации; наименование организации; наименование вида документа; место состав­ления документа. При этом реквизиты располагаются: на русском языке - справа; на белорусском языке - слева (приложение 1);

3) оформление на обоих государственных языках (рус­ском и белорусском) следующих реквизитов на бланках для писем: наименование вышестоящей организации; наименование организации; почтовый адрес; коммуника­ционные данные. При этом реквизиты располагаются аналогично расположению реквизитов на бланках орга­низационно-распорядительных документов: на русском языке - справа; на белорусском языке - слева (приложе­ние 2). Исключение составляют такие реквизиты, как дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа (если требуется), которые размещаются только слева (со стороны размеще­ния реквизитов на белорусском языке).

Возникают вопросы о том, как оформлять остальные реквизиты, требуемые для составления конкретного вида документа: на обоих государственных языках, только на русском либо только на белорусском языке, как разме­щать эти реквизиты. При документировании это имеет большое значение, поскольку организационно-распоря­дительные документы могут содержать много других рек­визитов, которые наносятся на бланк составителем документа:

в заголовочной части - это гриф ограничения доступа; адресат; гриф утверждения; резолюция; заголовок к тексту;

в основной части - это текст и отметка о наличии приложений;

в оформляющей части - это подпись, гриф согласо­вания; визы; отметка о заверении копии; фамилия испол­нителя и номер его телефона; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о переносе данных на машинный носитель; регистрационный штамп документа.

В связи с тем, что из положений упомянутого Указа Президента прямой ответ на выше поставленные вопросы не вытекает, следует использовать положения стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-95. Правильность такого вывода не только обоснована юридически, но и очевидна с точки зрения практической целесообразности. Оформле­ние большого количества оставшихся реквизитов на двух языках (русском и белорусском) необоснованно услож­нит составление организационно-распорядительных до­кументов, а в ряде случаев сделает это невозможным. Тексты, составленные на двух языках и оформленные в две колонки, могут вызвать разное толкование, потребуют специальных филологических знаний работников.

Так как же оформлять оставшиеся реквизиты? Во-пер­вых, на одном из государственных языков: либо русском, либо белорусском. Во-вторых, использовать определен­ные стандартом правила углового либо продольного расположения реквизитов.

Продольное расположение оставшихся реквизитов целе­сообразно при составлении и оформлении распорядительных документов: приказов, распоряжений, указаний, решений.

Угловое расположение оставшихся реквизитов целесообразно при составлении и оформлении других видов организационно-распорядительных документов, требую­щих большого количества реквизитов, когда угловое рас­положение становится не просто целесообразным, но и единственно возможным.

Для распорядительных документов (приказов, распо­ряжений, решений, указаний) на бланке потребуется раз­местить следующие реквизиты: гриф ограничения доступа (если он необходим), заголовок к тексту, текст, подпись. Данные реквизиты следует оформлять на одном из госу­дарственных языков (по выбору) и размещать в соответ­ствии с принятой практикой продольно (центрировано).

В приложении 4 показана схема расположения вышепере­численных реквизитов на бланке.

В приложении 5 показана схема углового расположе­ния основных реквизитов на бланке организационно-рас­порядительных документов.

Дата добавления: 2014-12-09; просмотров: 451; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!