Особенности оформления управленческих документов с помощью компьютерных печатающих устройств

Документы печатаются на одной стороне листа; на двух сторонах допускается печатать только документы со сроком хранения до трех лет.

Длина печатной строки должна соответствовать 64 пе­чатным знакам; максимальное количество печатных строк для формата А4 -41.

Максимальная длина строки многострочных реквизи­тов - 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 печатных зна­ков (5 строк), его допускается продлевать до границы 5-го стандартного положения табулятора (две трети строки).

Страницы документа нумеруются по середине верхне­го поля листа арабскими цифрами без сокращения “стр.”. Расстояние от номера страницы до обреза листа не долж­но превышать 15 мм.

Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй страницы; первая страни­ца не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.

Каждому реквизиту документа отводится определен­ное положение в соответствии со стандартными положе­ниями табулятора.

От 0-го положения табулятора (граница левого поля) , располагаются следующие реквизиты: наименование организации - автора документа; почтовый и телеграф­ный адрес организации; название вида документа; дата документа (два печатных знака оставляются для числа, пе­чатается месяц и год: “03.93”; ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления; заголовок к тексту; текст (без абзацев); слова “Приложение”, “Приме­чание”, “Основание”; наименование должности в рекви­зите “Подпись”; первый ряд грифов (виз) согласования, если их несколько; заверительная отметка (слово “Верно” и дата заверения копии или выписки из документа); фамилия составителя документа и номер его телефона, а также сло­ва “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “РЕШИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”, “ПРИКАЗЫВАЮ”, “ПРЕДЛАГАЮ”.

От 1-го положения табулятора (после 5 печатных зна­ков от границы левого поля) начинаются абзацы и номе­ра пунктов текста.

От 2-го положения табулятора (после 16 печатных зна­ков от границы левого поля) печатается переменная инфор­мация вводной части протоколов и актов, расшифровка подписи в грифах согласования (первый ряд), печатаются таблицы и трафаретные тексты.

От 3-го положения табулятора (после 24 печатных зна­ков от границы левого поля) печатаются таблицы и тра­фаретные тексты.

От 4-го положения табулятора (после 32 печатных зна­ков от границы левого поля) располагается реквизит “ад­ресат”.

От 5-го положения табулятора (после 40 печатных зна­ков от границы левого поля) следует печатать: гриф утвер­ждения, второй ряд подписей, грифов (виз) согласования (если их несколько); грифы ограничения доступа к документу (“Совершенно секретно”, “Секретно” - без кавы­чек); отметку на документе-приложении, связываюшую его с основным документом.

От 6-го положения табулятора (после 48 печатных зна­ков от границы левого поля) печатается: расшифровка подписи в реквизите “Подпись”, в заверительной надписи на копии (выписке) документа и в грифе утверждения.

От 7-го положения табулятора (после 56 печатных зна­ков от границы левого поля) печатаются слова “Копия”, “Выписка”, “Таблица” (без кавычек).

2-е, 3-е (после 24 печатных знаков от границы левого поля) и 7-е положения табулятора используются при оформлении таблиц и конструировании бланков с трафа­ретными текстами.

Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, следует печатать через один межстроч­ный интервал. Составные части реквизитов (“Адресат”, “Гриф утверждения”, “Отметка о наличии приложения”, “Гриф согласования”) отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Один реквизит отделяется от другого 2-3 межстроч­ными интервалами: первая строка текста от последней строки заголовка к тексту, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой или один адресат от дру­гого и т.д.

Текст документа печатается через 1,5 межстрочного ин­тервала. Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы делать не следует.

Текст документа, оформляемого на бланке (бумаге) формата А5, допускается печатать через один межстроч­ный интервал с абзацными отступами в 1,5 - 2 интервала.

Документы, предназначенные для типографского изда­ния или устного прочтения, тексты телеграмм и телефо­нограмм следует печатать через 2 интервала.

Примечания, приложения и ссылки в тексте следует пе­чатать через 1 межстрочный интервал столбцом, оставляя

открытыми слова: “Примечание”, “Приложение”, “Осно­вание”.

В реквизите “Подпись” инициалы и фамилию должно­стного лица, подписавшего документ (расшифровку под­писи), следует печатать на уровне последней строки наименования должности (без скобок).

В конце реквизитов (кроме текста) точки не ставят; в середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.

В документах не рекомендуются различные текстовые выделения: подчеркивания, печатание вразрядку, печата­ние на регистре (прописными буквами), кроме перечис­ленных исключений.

На регистре следует печатать: наименование вида до­кумента; слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, СОГЛА­СОВАНО (без кавычек) - в грифах утверждения и согласования; ПРИКАЗЫВАЮ - в приказах; ОБЯЗЫ­ВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ - в распоряжениях и указаниях; РЕШИЛИ - в протоколах; заголовки разделов в инструк­циях; фамилии в тексте приказов по личному составу (в тексте других документов, в реквизитах “Подпись”, “Адре­сат” выделять фамилии прописными буквами не следует).

При переносе слов в тексте не допускается отделять со­кращенные слова от слов, к которым они относятся, еди­ницы измерения от цифр, инициалы от фамилий, знак тире (дефис) следует указывать один раз, оставляя его в конце строки.

В реквизитах типа “Адресат”, “Заголовок к тексту” пе­реносы слов не рекомендуются.

Новую страницу документа не начинают последней неполной строкой абзаца.

При печатании бланков применяются типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля. Для оформления реквизита “Наименование организации” допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля.

Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм.

Если сплошной связный текст документа содержит не­сколько решений, выводов и т.п., его следует делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нуме­руются арабскими цифрами. Нумерация разделов долж­на быть сквозной, начиная с 1. Каждый раздел может быть разделен на любое число подразделов, кбторые, в свою очередь, могут иметь дальнейшее дробление на составные части.

Дата добавления: 2014-12-09; просмотров: 257; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!