Табель унифицированных форм документов

Унифицированные формы документов включаются в Табель унифицированных форм документов - перечень разре­шенных к применению форм документов (приложение 6). Табель утверждается руководителем организации. Веде­ние табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляется службой документационного обеспечения управления (секретариаты, канцелярии).

Выбор конкретной формы табеля зависит от задач, сто­ящих перед его разработчиками. Если задача табеля - оп­тимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержа­щие сведения о наименовании формы, периодичности издания документа, правовых основаниях и подразделе­нии, ответственном за подготовку документа.

Если в задачи табеля входит оптимизация процедуры подготовки документов организации, названные выше графы должны быть дополнены сведениями об основных этапах оформления документа.

Если разработка табеля преследует более широкие цели - регламентацию процедур подготовки и обработки документов и в целом - документооборота организации, то табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необ­ходимости и указывать тираж документов.

Для установления последовательности расположения форм документов в табеле необходимо решить вопрос о его внутренней структуре, поскольку именно она опреде-ляет группировку форм документов по соответствующим разделам.

Разделами табеля могут быть наименования структур­ных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельно­сти учреждения. Построение табеля по функциональному признаку - в соответствии с управленческими функциями и задачами является предпочтительным, поскольку исклю­чает необходимость корректировки табеля при изменени­ях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности.

Примерный перечень разделов Табеля унифицированных форм документов, построенного по функциональному принципу:

1. Организация системы и процессов управления

1.1. Организационно-правовое обеспечение деятельности организации

1.2. Обеспечение законности деятельности

2. Прогнозирование и планирование деятельности

2.1. Прогнозирование деятельности организации

2.2. Планирование деятельности организации

3. Регулирование деятельности

3.1. Информационное обеспечение деятельности организации

3.2. Оперативное управление деятельностью орга­низации

4. Контроль за деятельностью

4.1. Статистическая отчетность

4.2. Ведомственная отчетность

4.3. Внутренняя отчетность (контроль за деятельно­стью подразделений и работников)

5. Финансовое обеспечение

5.1. Бухгалтерский учет

5.2. Бухгалтерская отчетность

6. Материально-техническое обеспечение

6.1. Обеспечение помещением, материалами, обору­дованием, транспортом

6.2. Эксплуатация помещения, материалов, обору­дования, транспорта

6.3. Обеспечение сбыта продукции

7. Научно-техническое обеспечение

7.1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность

7.2. Внедрение и эксплуатация технических средств

7.3. Охрана окружающей среды

7.4. Научно-техническая информация

8. Международное сотрудничество

8.1. Командирование сотрудников за рубеж

8.2. Прием зарубежных делегаций

8.3. Информационно-справочное обслуживание международных связей

9. Обеспечение кадрами (персоналом)

9.1. Подбор, расстановка и использование кадров

9.2. Учет личного состава

9.3. Аттестация работников

9.4. Повышение квалификации сотрудников

9.5. Командирование сотрудников

9.6. Нормирование труда

9.7. Охрана труда

10. Документационное обеспечение

10.1. Учет и контроль исполнения документов

10.2. Хранение и использование документов.

Предлагаемый перечень разделов табеля включает ти­повые функции управления, присущие всем органам уп­равления, независимо от конкретного содержания их основной деятельности. При разработке табеля конкрет­ной организации предложенный перечень разделов должен бы ть дополнен функциями и задачами, отражающими основное, целевое назначение деятельности организации. В разделах и подразделах табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к част­ному или от наиболее значимых к менее значимым (напри­мер: протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, информационные справки, письма и др.).

Дата добавления: 2014-12-09; просмотров: 300; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!