Альбом унифицированных форм документов

Альбом унифицированных форм документов - это сбор­ник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности орга­низации.

Унифицированная форма документа - это бланк с рек­визитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом.

Цель разработки альбома - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Разработка альбома предполагает унификацию форм документов организации. Унификация форм документов заключается в:

• определении информации, необходимой и достаточ­ной для решения конкретных задач управления;

• установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;

• унификации текста документа.

В основе разработки унифицированных текстов доку­ментов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупнос­ти; переменная - информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, пере­менная информация вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например текст в форме трафарета и таблицы и др.

Трафарет - форма представления грамматически связ­ного текста, содержащая постоянную информацию и про­белы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характе­ристикой ряда объектов по определенному набору при­знаков.

Анкета - форма представления текста, содержащая ха­рактеристику одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщен­ные наименования признаков, конкретной - их показатели. Текст в форме анкеты строится по принципу “вопрос -ответ”, например:

Фамилия_________________________________________

Имя__________________________________________________

Отчество__________________________________________

Дата рождения_________________________________

Место рождения________________________________

Пол___________________________________________________

Образование____________________________________

Все унифицированные формы документов группируются в Альбом унифицированных форм документов, порядок их расположения должен соответствовать Табелю унифицированных форм документов. Формы документов, включенных в альбом, должны проходить экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений' альбом утверждается руководителем организации.

Дата добавления: 2014-12-09; просмотров: 672; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!