Номенклатура дел

Для систематизации, учета и распределения исполнен­ных документов в дела составляется номенклатура дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, создающихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформлен­ный в установленном порядке.

Номенклатура дел является классификационным спра­вочником, обязательным для составления во всех госу­дарственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразде­лениями.

Номенклатура дел является схемой построения спра­вочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Различают три вида номенклатур: типовая, примерная и конкретная номенклатура дел отдельной организации.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабаты­ваются службами документационного обеспечения уп­равления (ДОУ) министерств и других республиканских органов управления для подведомственных организаций и утверждаются их руководителями.

Перед утверждением типовые и примерные номенкла­туры дел согласовываются с Центральной экспертной] комиссией (ЦЭК) и Национальным центром по архива и делопроизводству Республики Беларусь.

Типовая номенклатура дел составляется для однород ных по характеру деятельности и структуре организации

Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает пример­ный состав дел и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений службой ДОУ, подписывается руководите­лем организации, согласовывается экспертной комиссией архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждается руководителем органи­зации не позднее ноября - декабря текущего года. Форма сводной номенклатуры дел представлена в приложении 7.

Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В номен­клатуру дел включаются все документы, составляемые в данной организации и поступившие в нее из других орга­низаций. При этом изучаются положения (устав) органи­зации и ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные инструкции сотрудни­ков, типовой ведомственный перечень документов с ука­занием сроков хранения номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и временного хранения, документы, характеризующие основную деятельность организации. В номенклатуру дел включаются также до­кументы общественных организаций.

Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия ее структурных подразделений, распо­ложенных в соответствии с утвержденной структурой организации.

В первой графе номенклатуры дел указываются индек­сы дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса струк­турного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения, например: 01-1,01-2, ...,02-1,02-2, ...и т.д.

Во второй графе номенклатуры указываются заголов­ки дел. При этом в разделе может быть использована сле­дующая последовательность наименований дел:

• организационно-распорядительная документация;

• плановая документация;

• отчетная документация;

• документация, относящаяся к выполнению вопро­сов основной деятельности;

• документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;

• документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел рекомендуется систематизировать по уровням: документация вышестоящих организаций, до­кументация руководства организации, документация кол­легиального органа и т.д.

Третья графа номенклатуры дел заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, по­этому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей.

В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел в соответствии с определенными перечнями.

Пятая графа номенклатуры дел “Примечание” заполняется в течение срока действия номенклатуры дел служ­бой ДОУ. В ней проставляются отметки о заведении дел о переходящих делах, о сотрудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных под разделениях, о передаче дел в другую организацию, о местонахождении подлинника, о передаче дел в ведомственный архив и т.п. Использование главы “Примечание” повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

Дата добавления: 2014-12-09; просмотров: 191; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!