Оформление реквизитов заголовочной части документа

Расположение основных реквизитов показано в при­ложениях 1, 2, 3.

Реквизит “Государственный герб” изображается на бланках документов учреждений, организаций и пред­приятий только в случаях, предусмотренных законода­тельством. Использование печатей, бланков документов и угловых штампов с изображением Государственного гер­ба Республики Беларусь учреждениями, организациями, предприятиями, основанными на негосударственной и смешанной формах собственности, не допускается. Диа­метр изображения герба составляет не более 17 мм.

Реквизит “эмблема организации” - это условное (сим­волическое) графическое изображение, зарегистрирован­ное в установленном порядке. В качестве эмблемы может быть использован рисунок, аббревиатура, комбиниро­ванное буквенно-графическое изображение, товарный знак и т.п. „

Реквизит “наименование организации” указывается в строгом соответствии с наименованием, зарегистрирован­ным в учредительных документах: уставе предприятия, учредительном договоре, свидетельстве. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении (уставе) "Организации. Код организации - автора документа дол- жен соответствовать наименованию и коду Общегосудар­ственного классификатора предприятий и организаций

Реквизит “индекс документа” - это условное обозначенние документа, присваиваемое ему при регистрации (на­пример, порядковый номер). Индекс, (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах организации рядом с реквизитом “дата”. По­рядковые номера с начала года в возрастающей последо­вательности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, контракты (напри­мер: № 1, № 2, № 3...).

.. Республики Беларусь. Реквизит“наименование организвции” распологается под реквизитом“эмблема организации” указывается в соответствии с требованиями ,изложенными в Почтовых правилах,Праиняты Советом глав Администраций связи Региональности содружества в области связи 22 апреля 1992г.,сведеньем с 1 октября 1992 .Реквизит “коммуникационные данные” может содер­жать: номер телефона, факса (электронной почты); номер телетайпа; адрес в сети Интернет; коммерческие данные (номер счета в банке и др.).

Реквизит “название вида документа”. Данный реквизит проставляется на всех документах, кроме писем и факсов (для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: Гарантийное письмо). Он распо­лагается в заголовочной части документа после реквизита “наименование организации” и адресных данных пред­приятия и печатается прописными буквами (например: АКТ, ПРИКАЗ).

Реквизит “дата документа” - один из основных рекви­зитов документа, обеспечивающих его юридическую силу Датой документа является:

• дата его подписания (для приказов, писем, факсов,справок);

• дата его утверждения (для планов, отчетов, правил,инструкций);

• дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

• дата подписания последней организацией (для документов, составленных совместно несколькими организациями).

Дата указывается в заголовочной части документ; ниже реквизита “вид документа”. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также дата, содержащаяся в тексте, должна оформляться цифровым способом;

элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число (два зна­ка), месяц (два знака), год (четыре знака).

Например, дату 14 апреля 2002 года необходимо оформлять следующим образом: 14.04.2002 гу-п .

В текстах документов, содержащих сведения финансо­вого характера, допускается применять словесно-цифро­вой способ оформления дат: 14 апреля 2002 г. (такой способ оформления дат применяется и в документах выс­ших органов государственной власти и управления).

Дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каж­дой организацией-составителем. Номера пишутся через косую черту (например, 136/57/98). Реквизит “ссылка на индекс и дату входящего документа ” указывается только на письмах-ответах и факсах. Дата и номер для ссылки берутся из инициативного пись­ма и оформляются следующим образом: На № 15/1-3 от 08.06.01. Эти ссылки помогают организации-инициатору быстро находить копии инициативных писем. реквизит “гриф ограничения доступа к документу” проставляется в документах, содержащих секретную ин­формацию или информацию, включенную в “Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия”. Реквизит располагается в верхнем правом углу каждого листа документа выше реквизитов “адресат” и “гриф утверждения” и состоит из слова (грифа) “Конфиденциально” или “Особой важности”, “Совершенно секретно”, “Секретно” (приложение 3). Под этим грифом необходи­мо поставить № экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков

(10 см) от границы левого поля, например:.

Секретно,

Экз. № 2

или

Конфиденциально

Экз.№1

Реквизит “адресат” содержит указание почтового ад­реса получателя (адресата). Он находится в правом верх­нем углу (приложение) под грифом утверждения и печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля.

Полный состав этого реквизита состоит из следующих частей:

• наименование организации в именительном падеже:

• структурное подразделение в именительном падеже;

• должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

почтовый адрес.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение их наименования пишут в именительном падеже, например:

Министерство статистики и анализа

Республики Беларусь

Экономический отдел

пр, Партизанский, 12,

220033, г. Минск-33

При направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

Министерство образования

Республики Беларусь

Начальнику отдела кадров

Сидорчику Т.С.

220010, г. Минск-10

При адресовании документа руководителю организа­ции наименование организации входит в состав наимено­вания должности адресата, например:

Начальнику УВД облисполкома

полковнику милиции

Збруеву А.В.

При адресовании документа в несколько однородных организаций, их названия следует указывать обобщенно:

Директорам предприятий

Полный почтовый адрес указывается при направле-1 нии документа разовым корреспондентам в соответствии с установленными правилами, например:

Министерство иностранных дел

Республики Беларусь

220030, Минск,

пр. Ф. Скорины, 19

При адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с Почтовыми правилами - вначале ука­зывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:

Столяровой Н.М.

ул. П. Глебки, д. 16, кв. 27

2231120, п/о Логоза

Логойского р-на

Минской области

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы - в этих случаях] целесообразно применять конверты с заранее напечатан­ными адресами. Документ не должен содержать более четырех адресов, каждый экземпляр такого документам должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре указывается только один адресат! или обобщенное наименование адресатов.

При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не до пускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в текс документа дается ссылка на дату и номер поручения).

Каждая составная часть адресата (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (со­ставных частей) адресата знаки препинания не ставятся. При написании адресата допускаются сокращения: п/я (почтовый ящик), в/ч (воинская часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), ул. (улица), пер. (пере­улок), пр. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира) и т.д. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак “№” не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).

Адресаты внутренних документов имеют сокращенный вид. Они содержат только должность, фамилию и инициалы лица, которому адресованы (в силовых структурах указывают дополнительно специальные либо воин­ские звания).

Реквизит “гриф утверждения” необходим для удосто­верения документа после его подписания.

Руководителями утверждаются, как правило, следую­щие виды документов: планы, отчеты, инструкции, поло­жения, штатные расписания и др. Существуют два способа утверждения документов:

• утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или

• утверждение распорядительным актом (приказом, решением, протоколом).

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается в том случае, если утвер­ждаемый документ приобретает юридическую силу при Дополнительных предписаниях и разъяснениях или назва­ние утверждаемого документа не предусмотрено действу­ющим законодательством.

Реквизит “гриф утверждения” располагается в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков (10 см) от границы левого поля (приложение 3). При утверждении Документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова “Утверждаю”, наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Ректор института

подпись К.М. Кузнецов

26.03.2002

Если документ утверждается решением, приказом, гриф утверждения состоит из слова “УТВЕРЖДЕНО”, названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ ректора института

26.08.2002 № 48

Реквизит “резолюция” - письменное указание руково­дителя о порядке исполнения или использования доку­мента.

Резолюция размещается в правом верхнем углу пер­вого листа документа (приложение 3), на письмах - под реквизитом “Адресат”. Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблемам или вопросам, поставленным в документе.

В состав реквизита “резолюция” должны входить сле­дующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, сроки его испол­нения (при необходимости), подпись руководителя и дата. Задание, содержащееся в резолюции, должно быть конк­ретно; например:

Корнелюку В.А.

Прошу подготовить

заключение к 26.06.2002

Подпись дата

В резолюции не следует повторять содержание доку­мента. Не допускаются предварительные указания: “Про­шу переговорить”, “Прошу зайти ко мне” и т.п. При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей. Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответ­ственным за исполнение документа является лицо, указан­ное первым.

Для определенных категорий документов существуют типовые сроки исполнения, в основном же срок исполне­ния документа устанавливается руководителем исходя из его содержания. На документах, не требующих дополни­тельных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполни­тель, подпись автора резолюции, дата. Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются обычным циф­ровым способом.

Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения (ответственный за контроль). Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пун­ктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку об этом.

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).

При отсутствии на документе места допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа.

Реквизит “заголовок к тексту” должен максимально кратко и точно отражать содержание документа, грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос “о чем” или “чего?”. Например: “Приказ о назначении на должность”, “Акт приема-переда­чи...”, “Протокол заседания Ученого совета”.

Заголовок располагается после реквизитов “дата” и “индекс документа”. Он должен формулироваться испол­нителем документа и печатается от границы левого поля. Заголовок значительно облегчает работу с документом: дает представление о содержании, помогает его зарегист­рировать, направить на исполнение, правильно включить в дело и облегчить его поиск. В конце заголовка точка не ставится.

Реквизит “отметка о контроле” обозначается буквой “К” и наносится от руки красным фломастером или спе­циальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. Реквизит располагается на ле­вом поле документа на уровне заголовка.

Дата добавления: 2014-12-09; просмотров: 841; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!