Главная страница Случайная лекция Мы поможем в написании ваших работ! Порталы: БиологияВойнаГеографияИнформатикаИскусствоИсторияКультураЛингвистикаМатематикаМедицинаОхрана трудаПолитикаПравоПсихологияРелигияТехникаФизикаФилософияЭкономика Мы поможем в написании ваших работ! |
Оформление реквизитов основной части документа
Реквизит “текст документа” - главный реквизит документа. Он должен быть кратким, отвечать юридическим и эстетическим требованиям и соответствовать заголовку к тексту. Для стиля служебных документов характерно употребление устойчивых словосочетаний, поскольку в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. Служебные документы отличает официально-деловой стиль, переписка ведется от третьего лица, местоимения заменяются существительными. В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся рапорта, заявления, объяснительные записки. Кроме того, в служебных документах часто используются аббревиатуры, сокращенные слова и словосочетания, что уменьшает объем документов и ускоряет восприятие информации. Текст документа делится на абзацы - простейшие его компоненты, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной смысловой законченностью. Начало абзаца печатается после 5 печатных знаков от границы левого поля. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений, с него начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при его чтении. Тексты сложных, больших по объему документов (инструкции, протоколы, справки и др.) делятся на части (разделы, подразделы, пункты и подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Текст управленческого документа может быть унифицированным и представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы. Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информации. Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать. При этом нет необходимости составлять черновики, исключается пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие. Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Для всех таблиц в тексте, за исключением таблиц приложений, используется сквозная нумерация арабскими цифрами. Таблицы используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах. Реквизит “отметка о наличии приложений”. В основной части документа после текста ставятся отметки о наличии приложений, если они имеются. Приложениями могут стать любые направляемые с сопроводительным письмом документы: • утвержденные или введенные в действие распорядительными документами (уставы, инструкции, положению и т.п.); • дополняющие или поясняющие содержание основного документа (таблицы, справки и т.п.). Реквизит располагается непосредственно от границы левого поля после текста перед подписью. Если полно< наименование приложения к документу упоминается тексте, то отметка о наличии приложения оформляется сокращенной форме, например:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Приложения к документу могут не указываться в тек сте, в этом случае в отметке о приложении дается перечень документов, входящих в приложение, с ем количества листов и экземпляров, например:
Приложение: 1. План работы отдела на 20 л. в 2 экз. 2. Справка о состоянии оперативной обстановки на 15л. в 2 экз.
Приложением к документу может являться и док с приложением, в этом случае отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание его приложении и общее количество листов, например
Приложение: устав института и приложение к нему, всего на 25
Если приложение к документу составлено в единствен ном экземпляре или приложения сброшюрованы, то количество экземпляров или листов можно не указываться например:
Приложение: “Графические материалы” в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз., в первый адрес.
Документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись и др. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на ;его связь с основным документом, например: Приложение 1 к приказу начальника АО “Гранит” 17.08.2002 № 12
Дата добавления: 2014-12-09; просмотров: 176; Нарушение авторских прав Мы поможем в написании ваших работ! |