Главная страница Случайная лекция Мы поможем в написании ваших работ! Порталы: БиологияВойнаГеографияИнформатикаИскусствоИсторияКультураЛингвистикаМатематикаМедицинаОхрана трудаПолитикаПравоПсихологияРелигияТехникаФизикаФилософияЭкономика Мы поможем в написании ваших работ! |
Реквизиты оформляющей части документа
Реквизит “подпись”. Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, провезенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он вставлен. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка - (инициалы и фамилия). Например: При оформлении документа не на бланке, в наимено-вание должности включается наименование организации. Например: Начальник Академии МВД Республики Беларусь подпись В.В. Смирнов
При подписании документа несколькими должностны ми лицами их подписи располагаются одна под другой последовательности, соответствующей занимаемой долж- ности. Например: Директор института подпись СВ. Морозов Главный бухгалтер подпись П.А. Сидоров
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одной уровне. Например: Заместитель директора Заместитель директора по экономическим вопросам по производству подпись подпись П.А. Лосев А.В. Морозов
Реквизит “подпись” проставляется после реквизито “текст”, “приложение” и печатается следующим образом^ • должность указывается от границы левого поля; • расшифровка подписи после 48 печатных знаков; (12 см) от границы левого поля. Реквизит “гриф согласования” используется при внешнем согласовании документа, которое в зависимости о содержания документа осуществляется: • с подведомственными, однородными и сторонним организациями (если они выступают обязательной crop ной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или если издание документа затрагивает интересы); • общественными организациями (в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законо дательства); • органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.); .вышестоящими органами (если законодательством усматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов). Реквизит “гриф согласования” включает в себя слово “СОГЛАСОВАНО”, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подпись с расшифровкой и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Министр внутренних дел Министр обороны Республики Беларусь Республики Беларусь Подпись А.П.Смирнов Подпись В.Г. Афанасьев 16.05.2002 21.09.2002
Если согласование производится с коллегиальным органом, гриф согласования имеет вид: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии МВД Республики Беларусь 07.07.2002 № 9
Согласование может подтверждаться письмом, в этом случае гриф согласования следующий: СОГЛАСОВАНО Письмо следственного комитета Республики Беларусь 18.10.2001 № 12-15/124
При наличии одного грифа согласования его следует располагать под реквизитом подпись от края левого поля Документа; два грифа согласования - на одном уровне; несколько грифов согласования размещаются на документе или листе согласования двумя вертикальными рядами. Реквизит “виза” оформляется при внутреннем согласовании проекта документа с каким-либо должностным лицом. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером). В организациях, имеющих юридическую службу, документы согласовываются с указанной службой. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Кроме того, в учреждениях и организациях должны быть перечни важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их согласовании. Такие перечни целесообразно приводить в приложениях к инструкциям по делопроизводству. Реквизит “виза” включает в себя указание должности визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; располагается ниже реквизита “подпись” от границы левого поля. Например: Юрисконсульт подпись В.П. Лосев 23.06.2002
Отказываться от визирования или делать какие-либо исправления в документе не разрешается. Замечания и до- полнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: “Замечания прилагаются”. Например: Начальник отдела кадров полковник милиции подпись А.П. Иванов 23.11.2002 Замечания прилагаются
Визы проставляются на экземплярах документов, о тающихся в организации. Проекты приказов, распоряжений „ указаний, решений коллегиальных органов визиру-' а первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа и при размножении документа на копиях не воспроизводятся. Письма и другие документы визируются на копиях, остающихся в деле. При необходимости оформления нескольких виз и отсутствии на документе свободного места допускается прилагать к нему отдельный лист согласования. Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать 2-3 дней (для каждой согласующей инстанции); остальные документы следует рассматривать в день их поступления на согласование (визирование). Для ускорения процесса согласования документ может быть размножен и разослан в копиях. При наличии внутренней компьютерной сети согласование текста документа можно производить одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.
Реквизит “печать”. На документах, требующих удостоверения их юридической силы, ставится гербовая печать для подтверждения подлинности)прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, санкционирования расходования денежных средств и материальных ценностей. Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.
Реквизит “отметка о заверении копии”. Организация может засвидетельствовать копии (выписки) только тех документов, которые создаются в самой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Как исключение! разрешается изготавливать копии (выписки) документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формич ровании личных дел работников (копии дипломов, свиде- тельств об образовании, трудовых книжек и др.). Копия (выписка), снятая с документа, должна воспро- изводить все реквизиты этого документа. Ее следует офор- млять на бланке или обычной бумаге с воспроизведение полного текста бланка подлинника. На первом листе ко пии (выписки) в правом верхнем углу указывается слов “Копия” или “Выписка” (без кавычек). На документе, с которого снята копия, проставляется отметка о том, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о место нахождении подлинника (название организации, выдав шей копию). Копии документов (выписки) должны иметь заверительную отметку, проставляемую под реквизитом “подпись”. Отметка оформляется по образцу: Верно Инспектор отдела кадров подпись А.П. Лосев 16.08.2002
В случае подписания руководителем только первог экземпляра документа остальные заверяются секретарем референтом (начальником секретариата). Например: Верно Начальник секретариата подпись А.П. Иванов 25.03.2002
При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостове ряют печатью.
Реквизит “фамилия исполнителя и номер его телефона" располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов “подпись)! “виза”. Например: Колобкова 284 85 38 'Этот реквизит очень важен для оперативной связи с „ кто составил документы составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов. Ниже фамилии исполнителя могут указываться первые буквы имени и фамилии машинистки (пользователя компьютера), количество напечатанных экземпляров и дата выполнения работы. Например: Соловьев 220 65 88 ГР 3 16.05.2002
Реквизит “отметка об исполнении документа и направлении его в дело” ставится исполнителем на нижнем поле первого листа документа, слева. Отметка включает слово “в дело”, номер дела, в которое подшивается документ (определяется исполнителем), личную подпись исполнителя или руководителя подразделения и дату направления документа в дело. При наличии документа, свидетельствующего об исполнении, в состав отметки включаются данные о документе (вид, дата, номер). При отсутствии документа фиксируется краткая справка об исполнении (подробные справки составляются отдельно и прилагаются к документу). Например: В дело 02-4 Протокол согласования от 04.11.1999 № 16 Подпись 04.11.2002
или
В дело №12-17 24.03.2001 передано по телефону об отгрузке продукции Подпись 25.03.2002
Реквизит “отметка о переносе данных на машинный носитель”_ ставится на нижнем поле документа и включает запись “Информация перенесена на машинный носитель” подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса. Этот реквизит необходим для исключения пов- вторного ввода документа в компьютер; быстрого поиска документа в компьютере по имени файла; использования текста и других реквизитов документа при составлении ot-i вета на него; установления лица, осуществившего набор.
Реквизит “регистрационный штамп документа” (отметка о поступлении) проставляется на нижнем поле первого листа поступившего документа справа. Штамп содержит сокращенное наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату поступления и регистрационный индекс (номер) документа. Например, ПО “Гранит” Дата 03.05.02 Вх.№0001
Примечание. При поступлении секретного документ регистрационный штамп проставляется на оборотное стороне первого листа данного документа.
Дата добавления: 2014-12-09; просмотров: 465; Нарушение авторских прав Мы поможем в написании ваших работ! |