Система информации в органах внутренних дел, требования, предъявляемые к информации, ее количественные и качественные характеристики

Роль и значение информации в управлении. Информационные процессы составляют основу управления и единственно возможным объяснением факта сохранения организованности систем является непрерывное поступление к ним информации, характеризующей как явления, происходящие в окружающем ми­ре, так и процессы, происходящие в данных системах.

Следовательно, основой возникновения и одним из главных признаков процесса управления является информация, которая беспрерывно циркулирует как между компонентами самой системы, так и между системой и окружающей ее средой функционирования. То есть, об управлении, как таковом, можно го­ворить только в такой системе, где ее элементы и объекты внешней среды свя­заны между собой и находятся в постоянном информационном взаимодействии. Сама же информация, составляя основу управления, является также и опреде­ляющим фактором характера самих процессов управления, протекающих в сис­теме органов внутренних дел, которые осуществляются лишь в пределах посту­пающей в систему информации. Поэтому характер этой информации определяет не только способ решения поставленных задач, но и оптимальность решений в целом. В связи с этим широко известно такое выражение: "Плохая информация — плохое решение, недостаточная информация — недостаточно эффективное решение".

Однако не всякая информация представляет ценность для осуществляе­мых в системе органов внутренних дел процессов управления, а лишь та, кото­рая соответствует задачам и функциям системы органов внутренних дел.

Являясь непременным атрибутом управления, информация присуща всем этапам управленческого цикла. Действительно, выработка и принятие управ­ленческого решения начинается, как правило, с получения, а затем переработки задающей информации, информации об ограничениях и информации о состоя­нии объектов управления и внешней среды. Функция организации исполнения управленческих решений также не мыслится без наличия информации о состоя­нии системы органов внутренних дел и условий их функционирования, облег­чающих или затрудняющих выполнение поставленных задач. Информация, сиг­нализирующая о результатах деятельности органа, меняющейся оперативной обстановки и ходе выполнения принятых решений, является основой для осу­ществления таких функций процесса управления, как регулирование и коррегирование, учет и контроль. В конечном счете, вся эта информация является осно­вой для подготовки нового управленческого цикла.

Таким образом, можно сделать вывод, что любой процесс управления, осуществляемый в социальных системах, по своей сути является информационным процессом, связанным с получением, переработкой и передачей информа­ции. Информация, как таковая, в данном случае выступает непосредственным инструментом управления.

Сам же процесс управления в информационном аспекте можно рассмат­ривать как:

- восприятие системой информации о состоянии объекта управления и внеш­ней среды;

- переработка принятой информации согласно алгоритма управления в коман­ды, соответствующие целям функционирования системы;

- передача данных команд объектам внутриорганизационного управления.

Понятие информации и системы информации. В самом общем понимании информация представляет собой сведения или сообщения, заключающие в себе новые данные, которые воспринимаются, перерабатываются и используются людьми для организации своей деятельности. В кибернетике и науке социального управления понятие информации тесно увязывается с двумя факторами. Во-первых, с наличием определенной системы и происходящими в ней процес­сами управления; во-вторых, поскольку любая система является средством ре­шения определенных задач, информацией являются лишь те сведения, которые полезны для решения этих задач.

Таким образом, к информации относятся лишь те сведения, форма и со­держание которых поняты и восприняты системой, необходимы ей и использу­ются в осуществляемых ей процессах управления.

Сообщения, хотя принятые и переработанные системой, но не имеющие значения для решения поставленных перед ней задач (т.е. не несущие информа­ции), называются информационным шумом. К дезинформации относятся те со­общения, которые отклоняют систему от правильного решения и создают в ней субъективное представление об уменьшении неопределенности (получатель не знает, что это неверная информация).

Применительно к деятельности системы органов внутренних дел понятие информации можно сформулировать как сведения, характеризующие:

— состояние и деятельность системы органов внутренних дел и объектов ее внешнего воздействия;

— состояние и воздействия внешней среды, определяющие ее деятельность.

Нетрудно заметить, что данное определение носит самый общий характер. Наполнить его конкретным содержанием возможно путем рассмотрения систе­мы информации, которая представляет собой совокупность видов информации, используемой в процессе управления органами внутренних дел, и ее классифи­кации.

Всю совокупность сведений, составляющих систему информации органов внут­ренних дел по их роли и участию в процессах управления системой, можно раз­бить на следующие виды:

Информация, характеризующая установки концептуальной среды (задающая информация). Эта информация, во-первых, определяет цели и задачи органов внутренних дел как объекта их управления и, во-вторых, задает ограничения в их функционировании, определяет положения об их деятельности. Сюда отно­сятся законы, указы, решения и постановления федеральных органов госу­дарственной власти, органов государственной власти субъектов Федерации, ор­ганов местного самоуправления, наделенных соответствующей компетенцией.

Информация, характеризующая географические, политические, социаль­но-экономические и демографические условия, в которых протекает деятель­ность органов внутренних дел. Это информация о факторах, определяющих и как само состояние правопорядка (как социального явления), так и характер деятельности системы органов внутренних дел. К этому виду относятся сведения о:

— географических характеристиках (размерах, рельефе, климатических услови­ях и пр.) региона обслуживания, его административно-территориальном делении и т.д.;

— политической и экономической ситуации, складывающейся в регионе;

— состоянии и развитии производительных сил, промышленности, агропро­мышленного комплекса, строительства, транспорта, связи, здравоохранения, образования, культуры, торговли, быта и пр.

— численности населения, его половозрастной структуре, занятости, уровне об­разования, размещении, миграционных процессах, наличии лиц, ранее судимых, страдающих аномальными проявлениями (алкоголизм, наркомания, психиче­ские и венерические заболевания, суициды и пр.).

Источниками данного вида информации являются статистические органы, органы образования, культуры, здравоохранения, предприятия, учреждения и т.п.

Информация, характеризующая состояние объектов внешнего воздействия сис­темы органов внутренних дел.— правонарушения, причины и условия их со­вершения, явления, выходящие за рамки установленного общественного порядка, лиц, совершивших противоправные деяния, отбывающих наказание и про­чие сведения:

— о состоянии, уровне, динамике и структуре правонарушений (имеются в виду преступления и административные правонарушения), их географии времени, месте и обстоятельствах совершения и условиях, способствующих совершению, объектах преступного посягательства и т.д.;

— о лицах, совершивших правонарушения, их половозрастной структуре, заня­тости общественно-полезным трудом, месте работы и жительства, образова­тельном цензе, прошлых судимостях, нарушении общественного порядка. Основным источником данного вида информации являются органы внутренних дел, так как они главным образом ведут данную регистрацию и учет. Дополни­тельно, в незначительном объеме эти сведения регистрируются судебными органами (в основном дела частного обвинения), прокуратурой, административными комиссиями администраций и товарищескими судами по месту работы и жительства граждан.

Информация, характеризующая состояние и результаты деятельности самой системы органов внутренних дел. Этот вид информации определяет про­цесс внутриорганизационного функционирования системы и эффективность ее деятельности по выполнению функций внешнего управления. Соответственно этому сведения составляют две группы:

1. Сведения о состоянии органов внутренних дел:

- структурное построение органа внутренних дел;

- его штатную численность (в целом и по службам), укомплектованность, каче­ственный состав кадров (образовательный и возрастной ценз, стаж работы в органах внутренних дел вообще и в данной службе в частности), расстановку личного состава и т.д.;

- техническую оснащенность органа средствами транспорта, криминалистической и оперативной техники и пр.;

2. Сведения о деятельности органов внутренних дел:

- организаторской деятельности органа в целом, ее характере и направленности;

- раскрытии и расследовании преступлений;

- работе по общей и индивидуальной профилактике;

- разыскной работе;

- работе со спец. аппаратом;

- работе с подучетным элементом;

- административно-юрисдикционной деятельности;

- соблюдении законности;

- работе по жалобам и заявлениям граждан;

- использовании оперативной и криминалистической техники;

- правовой пропаганде и пр.

Источниками данного вида информации, как видно из перечня, также яв­ляются в основном органы внутренних дел, а также органы, осуществляющие всевозможные проверки системы, общественные организации, органы местного самоуправления, граждане и средства массовой информации.

Информация, характеризующая состояние и результаты функ­ционирования взаимодействующих с органами внутренних дел в поддержании правопорядка объектов внешней среды. Этот вид информации отражает дея­тельность правоохранительных органов, не входящих в систему органов внут­ренних дел (суд, прокуратура, ФСБ и налоговая полиция, таможенные органы; органы юстиции), и общественных формирований, которые участвуют в под­держании правопорядка.

К этому же виду можно отнести и данные, характеризующие состояние и результаты деятельности транспортных и специальных органов внутренних дел, а также подразделений внутренних войск, которые на обслуживаемой террито­рии также в той или иной степени участвуют в поддержании общественного по­рядка.

С некоторой степенью условности к этому виду информации можно отне­сти и сведения научного и методического характера, которые используются системой органов внутренних дел при организации охраны общественного по­рядка и борьбе с преступностью.

Источниками данного вида информации, как видно из перечня, являются вышеуказанные органы.

Таковы в общих чертах основные виды информации, используемой в дея­тельности органов внутренних дел, и основные источники ее поступления. Группировка этой комплексной информации в вышеназванные блоки отражает в значительной степени и ее классификацию, основанием которой является уча­стие в процессах управления системой органов внутренних дел. Вся со­вокупность этих видов информации составляет систему информации.

Требования, предъявляемые к информации в органах внутренних дел. Рассмотрев систему информации органов внутренних дел, необходимо остано­виться на требованиях, предъявляемых к информации, и некоторых вопросах ее количественной и качественной оценки.

В научной и специальной литературе довольно полно и всесторонне рас­смотрены общие требования, предъявляемые к информации, используемой в управлении. Поэтому рассмотрим лишь те из них, которые имеют наиболее су­щественное значение для деятельности органов внутренних дел:

1. Строгое соответствие информации компетенции субъекта управления, а так­же его месту в организационной структуре управления, означающее, что вся по­ступающая в систему информация, должна отражать специфику ее деятельно­сти, быть связанной с содержанием ее функционирования и обеспечивать вы­полнение поставленных перед ней общих задач и функций, а также соответст­вующих разовых задач.

2. Оптимальность (необходимость, достаточность) - соответствие объема, со­держания и качества информации, возможности принятия решения, обеспечи­вающего эффективное функционирование системы. То есть всякая информация должна отражать состояние объектов системы и внешней среды с необходимой степенью полноты и репрезентативности, соответствующей задачам управле­ния. Оптимальность информации выражается в ее количественных и качествен­ных характеристиках, и суть ее состоит в том, чтобы минимальные объемы и виды информации позволили устранить неопределенность субъекта по тому или иному вопросу или решить конкретную задачу управления.

Однако при определении оптимальности необходимо учитывать, что она не является постоянной величиной, а зависит, во-первых, от характера решаемых системой задач и, во-вторых, от опыта и уровня квалификации сотрудни­ков.

3. Необходимая достаточная достоверность и точность информации означает, что информация должна объективно отражать состояние системы и внешней среды с требуемой в данном случае степенью точности. Однако при соблюде­нии этих принципов необходимо учитывать, что, как правило, повышение сте­пени полноты, достоверности и точности информации увеличивает время на ее получение (снижается оперативность), а зачастую увеличивается и ее стоимост­ная оценка (увеличивается количество сотрудников занятых ее сбором и пр.).

4. Своевременность(или требуемая периодичность) состоит в том, что как за­держка с поступлением информации в систему, так и преждевременный ее сбор приводят к снижению или потере ее актуальности и, как следствие, к значи­тельному понижению эффективности принимаемых решений. Следовательно, задача субъекта управления состоит в том, чтобы исходя из характера решае­мых задач и выполняемых функций наиболее правильно установить требуемую периодичность и сроки поступления отдельных видов информации, учитывая при этом необходимую степень полноты и точности содержащихся в них сведе­ний.

5. Комплексность, систематизированность и прогностический характеринфор­мации означает, что сведения должны в минимальном объеме выражать всю со­вокупность явлений, их взаимообусловленность и взаимосвязь с другими явле­ниями, относящимися к рассматриваемому вопросу, быть систематизированны­ми и обобщенными по определенным критериям, соответствующему характеру решаемых задач и отражать не только текущее состояние системы и объектов внешней среды, но и перспективы их изменения (эволюции) в будущем.

6. Коммуникативность информации — требование к информации, связанное с ее восприятием и усвояемостью, как системой управления, так и объектами внешней среды. Это означает лаконичность и логичность построения сообще­ния, его непротиворечивость, однозначное и последовательное изложение, ис­ключающее возможность разночтения. Еще в древности считали, что о том или ином явлении можно достаточно полно судить, если известны ответы на сле­дующие вопросы: кто и что сделал, где, когда и какими средствами, зачем и кто сообщает об этом.

Это требование может выполняться унификацией, формализацией и стан­дартизацией наиболее распространенных в деятельности органов внутренних дел документов (различных протоколов, актов и пр.).

Количественные и качественные характеристики информации.Рассмат­ривая требования, предъявляемые к информации, необходимо кратко остано­виться и на вопросах ее количественных и качественных характеристик.

Согласно математической теории информации, разработанной Клодом Шенноном, считается, что чем неочевидное сообщение, чем менее оно вероят­но, тем больше оно несет информации. Однако такая оценка сообщения ввиду ряда объективных причин не всегда приемлема для социальной информации, более нуждающейся в качественных характеристиках. Основной из них являет­ся ценность информации, критерий которой - сообщение, наиболее прибли­жающее систему к решению поставленных перед ней задач.

Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод, что количественные и качественные оценки информации связаны с ее полнотой и ценностью. Степень полноты информации определяется, как правило, соотношением той информа­ции, которую субъект управления считает необходимой для выполнения по­ставленных перед ним задач, и той, которой он располагает на данный момент. Однако в данном случае субъекту всегда необходимо помнить о таком требова­нии, предъявляемом к информации, как ее оптимальность, а также необходимая и достаточная достоверность и точность — то есть четко представлять опреде­ленный ее предел. Ценность информации определяется, во-первых, степенью того, насколько устраняется неопределенность субъекта по решаемому вопросу, а, во-вторых — важностью сообщения для решения поставленных задач и его достоверностью.

Вывод по первому вопросу

Рассмотрев первый вопрос лекции, можно сделать вывод, что в теории социального управления понятие информации неразрывно связано с конкретной системой и происходящими в ней процессами, причем, к информации относятся лишь те сведения, которые полезны для решения поставленных задач управления. Таким образом, информация расценивается как основа возникновения и главный признак процесса управления.

Под управленческой информа­цией будем понимать любые сведения (сообщения, данные), которые использовались, используются либо предполагаются к возможному использованию при осуществлении функций уп­равления.

Виды информации: информация, характеризующая установки концептуальной среды; информация, характеризующая географические, политические, социально-экономические и демографические условия, в которых протекает деятельность органов внутренних дел; информация, характеризующая состояние объектов внешнего воздействия системы органов внутренних дел; информация, характеризующая состояние и результаты деятельности самой системы органов внутренних дел; информация, характеризующая состояние и результаты функционирования взаимодействующих с органами внутренних дел в поддержании правопорядка объектов внешней среды.

Требования, предъявляемые к информации: полезность; оптимальность; полнота; точность; достоверность; своевременность; актуальность; систематизированность; комплексность; соответствия уровню управления системы и компетентности субъекта управления; регулярность; лаконичность; логичность изложе­ния информации; унификация, формализация и стандартизация.

Дата добавления: 2014-12-09; просмотров: 629; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!