Вопрос 2. Информационное обеспечение управления в органах внутренних дел и основные принципы его организации

Сбор и накопление информации в ОВД является первоочередным элементом органи­заторской работы, направленной на создание условий, необходимых для вы­полнения возложенных действующим законодательством и нормативными ак­тами МВД России оперативно-служебных задач. Таким образом, задача инфор­мационного обеспечения управленческой деятельности органов внутренних дел является одной из первоочередных, и от ее успешного решения во многом зави­сит решение возложенных на органов внутренних дел задач по обеспечению ох­раны общественного порядка и борьбы с преступностью.

Что же собой представляет само содержание понятия информационного обеспечения управления органами внутренних дел и какие задачи оно решает?

Под информационным обеспечением органов внутренних дел понимается деятельность субъектов управления, направленная на обеспечение процесса управления совокупностью сведений, необхо­димых им для осуществления возложенных на них задач и функций, и удовле­творяющая определенным требованиям. Непосредственно же задачу, связанную с организацией информационного обеспечения, выполняют информационные системы, представляющие собой совокупность методов и средств удовлетворе­ния заданных информационных потребностей органа и его служб, которые со­стоят из информационных связей, обеспечивающей циркуляцию управляющей и осведомительной информации; сбора, обработки, хранения и выдачи данной информации компонентам системы управления в видах и объемах, соответст­вующих характеру решаемых ими задач.

В отличие от информационной системы, где, главным образом, ее компо­нентом является деятельность субъекта, направленная на удовлетворение за­данных информационных потребностей, система информации представляет со­бой лишь совокупность видов информации, используемых в процессе управле­ния.

Таким образом, исходя из данных определений, задачи информационного обеспечения и информационной системы органов внутренних дел можно сфор­мулировать следующим образом:

- определение необходимых для управления видов и объектов информации, форм ее представления и сроков поступления в систему, а также ответственных за это компонентов системы;

- обеспечение информационного взаимодействия служб и подразделений органа внутренних дел с объектами внутриорганизационного управления и внешней среды;

- организация регистрации заданных параметров (показателей) функционирова­ния системы и состояния объектов внешней среды;

- обработка первичной информации, поступившей в систему, систематизация ее и обобщение в виды и формы, необходимые для осуществления процесса управления;

- распределение поступившей и обработанной информации между звеньями системы управления (службами, подразделениями, исполнителями) согласно выполняемым ими функциям или конкретно решаемым задачам;

- обеспечение хранения поступившей информации, ее своевременный и реле­вантный поиск и выдача, согласно запросам, компонентов системы и внешней среды;

- организация своевременной передачи информации объектам внутриорганизационного управления и внешней среды;

- внедрение технических средств сбора, обработки, хранения и выдачи инфор­мации в целях ускорения этих процессов и улучшения их качества.

Параметры, определяющие характер информационных потребностей субъектов управления системы органа внутренних дел. Органам внутренних дел и входящим в них службам и подразделениям, как и всякой социально управ­ляемой системе, свойственна объективная конкретность информационных по­требностей, вытекающая, во-первых, из принадлежности их к определенному звену системы государственных органов, во-вторых, от уровня, занимаемого ор­ганом в иерархической системе управления МВД России, и в-третьих, от кон­кретно выполняемых задач и функций.

Рассмотрим подробнее взаимосвязь информационных потребностей с ос­новными, определяющими их факторами: уровнем управления, задачами и функциями органа, применяемыми методами управления и стадиями самого процесса управления. Здесь важно предварительно сделать несколько замеча­ний общего характера. Во-первых, при определении информационных потреб­ностей необходимо учитывать, что информационные потребности органа и его служб не являются чем-то постоянным и устоявшимся и определяются зачастую изменяющимися условиями функционирования органа и изменением актуаль­ности тех или иных задач, поставленных перед органом внутренних дел. Во-вторых, в значительной степени на характер информационных потребностей влияет и такой фактор, как специализация и квалификация сотрудников органа.

Как отмечалось нами ранее, чем шире творческий диапазон исполнителей, тем выше их информационные потребности, то есть с развитием специализации и повышением квалификации сотрудников возрастают и их потребности в более глубокой и разносторонней информации по различным аспектам деятельности органов внутренних дел.

Взаимозависимость видов информации и уровней управления, согласно науке управления, определяется различием «соотношения эмпирического и тео­ретического в используемой в управлении информации». Данный принцип, применительно к системе органов внутренних дел означает, что чем выше уро­вень управления, чем большей степени общности (и обобщенности) исполь­зуемая им информация, тем значительнее удельный вес комплексной и научной информации в информационных потребностях занимает, тем разносторонне и сам характер потребляемой информации, ее тематическая широта. Таким обра­зом, можно сделать вывод, что хотя объемы потребляемой информации по уровням управления примерно одинаковы (они определяются физическими и интеллектуальными возможностями человека), тематическая широта и степень общности информации, используемой в управленческой деятельности, различ­ны.

Однако определяющим фактором информационных потребностей любой системы является конкретное содержание регламентированных ее задач, функ­ций или разовых целевых установок, поставленных перед ней вышестоящей системой либо выработанных самим органом. Такой подход позволяет из ог­ромного массива разносторонней информации выделять, собирать и анализиро­вать лишь те сведения, которые необходимы для решения задач управления. Четкое соответствие поступившей в орган внутренних дел информации постав­ленным перед ним задач, регулируемым параметрам, вытекающим из соответ­ствующих критериев оценки, а также регламентируемый характер внутрисис­темных взаимосвязей и взаимосвязей с объектами внешней среды позволяет устранить как избыточность, так и недостаточность информации, то есть орга­низовать наиболее рациональное течение всех информационных процессов в системе в целом и обеспечение ее всеми оптимально необходимыми для управ­ления сведениями.

Развитием данного основополагающего принципа информационного обеспечения является соответствие поступающих в орган видов и объемов ис­ходной информации характеру ее выходных документов и решений, принимае­мых согласно их компетенции (соответствие уровня сбора и обработки инфор­мации уровню принятия решение по данному вопросу). Соблюдение данного принципа во многом исключает такие нарушения в функционировании системы органов внутренних дел, как подмена компетенции нижестоящего подразделе­ния органа внутренних дел вышестоящим (и наоборот) и связанное с этим за­прашивание вышестоящим органом информации по тем вопросам, компетенция рассмотрения которых возложена на нижестоящий орган.

Однако жестко регламентированная структура органов внутренних дел и нормативно закрепленные в примерных положениях задачи и функции их служб и подразделений являются определяющим фактором для поступления в них тех или иных видов информации и организации в них соответствующих информационных массивов. Следует отметить, что сложность удовлетворения информационных потребностей структурных подразделений различных служб МВД, ГУМВД, УМВД и ГРОВД состоит в том, что многие виды поступающей в ор­ган информации полифункциональные, потребность в них испытывается одновременно многими подразделениями и службами органов.

Кроме этого, на характер информационных потребностей накладывает отпечаток и тот факт, что ГРОВД, являясь объектами управления вышестоящих системных образований (МВД России, МВД республик РФ, ГУМВД (УМВД) иных органов госу­дарственной власти, вынуждены зачастую заниматься сбором для них тех видов информации, которые не предусмотрены нормативными актами, и учет показателей по которым службами и подразделе­ниями органов внутренних дел не осуществляется.

Определенное влияние на характер информационных потребностей ока­зывает также существующая в системе степень централизации и децентрализа­ции управления. При большей самостоятельности низовых подразделений сис­темы горрайорганов и расширении круга вопросов, решаемых ими без согласо­вания с субъектами отраслевого управления, значительно сокращается объем как командной, так и осведомительной информации, циркулирующей в системе. Внимание субъектов в данном случае сосредотачивается на решении лишь ос­новных, проблемных ситуаций.

Несколько слов следует сказать также и об изменении информационных потребностей в зависимости от стадий управленческого цикла. Наиболее емкой, с точки зрения информационных потребностей, является стадия выработки и принятия управленческого решения, на которой необходима сгруппированная и проанализированная информация, отражающая целевые установки, стоящие пе­ред системой, конкретные задачи и критерии оценки, сложившуюся ситуацию, тенденции развития самой системы и окружающей среды (прогностическая ин­формация), а также информация, отражающая ход научных разработок по дан­ной проблематике или опыт решения аналогичных задач, накопленный как са­мим органом, так и другими органами внутренних дел (методическая информа­ция и информация о передовом опыте). На этой стадии управленческого цикла, как показывают исследования, перерабатывается от 50% до 90% всей входящей в орган информации.

Большое значение для качественного и своевременного информационного обеспечения системы управления органами внутренних дел имеет вопрос о снижении уровня существующих в системе «информационных шумов» и пре­одоление «информационных барьеров», затрудняющих течение информацион­ных процессов. Устранение «семантических шумов» (сообщение принято, но не понято) и «прагматических шумов» (сообщение принято, понято, но не оценено как ценное для органа) достигается путем повышения общего и специального уровня подготовки работников органов внутренних дел, введением единой сис­темы и значения показателей функционирования служб и подразделений орга­нов, применением единой терминологии управленческих документов, а также совершенствованием и углублением изложения задач и функций органов внут­ренних дел и функциональных обязанностей сотрудников.

Под «информационными барьерами»в науке управления понимаются всевозможные причины, препятствующие нормальному течению информацион­ных процессов. В связи с этим в системе органов внутренних дел различают:

- географические барьеры, связанные с разобщенностью источника и приемника информации и локализуемые с помощью улучшения работы каналов связи;

- квалификационные барьеры, связанные с различием уровня общей и про­фессиональной подготовки источника и приемника информации, ликвидируемые путем повышения уровня подготовки личного состава, а также введением в радикально новые сообщения некоторого количества избыточной информации, способствующей лучшей усвояемости основного содержания сообщений;

- ведомственные барьеры, относятся к ведомственной разобщенности систем органов внутренних дел и объектов внешней среды, либо различных объектов внутри самой системы. Устраняются эти барьеры путем улучшения взаимодей­ствия компонентов системы между собой и с объектами внешней среды;

- экономические барьеры, связанные с недостаточной обеспеченностью служб и подразделений органов внутренних дел современными средствами связи, об­ работки информации и прочей оргтехники;

- физические барьеры, связанные с определенными физическими возможно­стями человека в восприятии и переработке информации.

Таким образом, при данных ситуациях задача руководства органов внут­ренних дел состоит в том, чтобы в каждом конкретном случае максимально учесть и минимизировать всеми возможными методами и средствами действия вышеуказанных барьеров, затрудняющих течение как вертикальных, так и гори­зонтальных информационных потоков и снижающих, в итоге, общую эффек­тивность функционирования системы их информационного обеспечения.

Основные принципы организации информационного обеспечения органов внутренних дел. В настоящее время наукой управления разработан ряд наибо­лее общих принципов организации информационного обеспечения, использова­ние которых возможно не только в экономических системах управления, но и в сфере социального управления и, в частности, в сфере управления органами внутренних дел. Все эти принципы, в основном, вытекают и определяются тре­бованиями, предъявляемыми к организации системы управления.

Так, требование оптимальности, непрерывности и оперативности управ­ления выдвигает аналогичные требования и к организации систем их информа­ционного обеспечения. Задача состоит в том, чтобы система информации вы­полняла функцию максимально высокой информационной обеспеченности сис­темы управления при выполнении ею возложенных на нее задач и решений проблем управления.

Соответствующая задачам управления информационная обеспеченность системы сведениями о состоянии объектов управления и внешней среды дости­гается рядом организационных мер, которые базируются на таких принципах как: интенсификация информационных процессов; единство (общность) ин­формационного обеспечения; функциональный; оптимальности и интеграции информационного обеспечения и др.

Рассмотрим эти принципы более подробно:

Интенсификация информационных процессов, входя составной частью в процесс интенсификации системы управления в целом, является наиболее об­щим принципом организации информационного обеспечения. Использование его предполагает максимально возможное устранение или нейтрализацию су­ществующих в системе органов внутренних дел информационных барьеров, а также устранение других всевозможных помех и шумов.

Принцип единства информационного обеспечения предпола­гает методическое единство организации и информационную совместимость массивов информации органов внутренних дел на всех уровнях управления, а также возможность их взаимосвязи с информационными массивами других пра­воохранительных органов, а также государственных и общественных организа­ций путем применения унифицированных форм обмена информацией. Исполь­зование этого принципа позволяет органам внутренних дел более полно и все­сторонне использовать в организации борьбы с правонарушениями весь ком­плекс оперативной, учетной и отчетной информации, имеющейся как в системе органов внутренних дел, так и концентрирующейся в других правоох­ранительных органах, а также органах здравоохранения, образования и пр. Осо­бое значение этот принцип приобретает в связи с созданием общегосударствен­ных системы сбора и обработки данных и таких их отдельных подсистем, вкладчиками и заемщиками, информации которых будут государственные орга­ны, учреждения и организации.

Функциональный принцип организации информационного обеспеченияпредполагает строгое соответствие поступающей к субъекту информации вы­полняемым им задачам и функциям и соответствующим этому управляющим параметрам. Определяющим, в данном случае, является компетентность субъ­екта, то есть каждый документ должен доставляться тому, кто наделен правом принимать по нему решение, либо тому, кто, согласно возложенным на него за­дачам и функциям, должен знать о содержащейся в нем информации или приня­том решении.

Принцип оптимальности информационного обеспечения, является одним из наиболее существенных принципов. Он вытекает из принципа оптимально­сти управления в целом. Многими исследователями отмечается, что в настоя­щее время управляющие органы наряду с испытываемым ими информационным голодом (отсутствием необходимой для управления информации) страдают от обилия ненужной информации, создающей в своей массе так называемый ин­формационный взрыв, который точнее можно назвать взрывом избыточной ин­формации.

Оптимальность информационного обеспечения управления органами внутренних дел достигается решением двух основных задач: определением оп­тимально необходимой системе управления информации и определением опти­мальных режимов функционирования информационных систем.

Пути совершенствования информационного обеспечения управления ор­ганами внутренних дел. Как показывают материалы общетеоретических и при­кладных исследований, основным условием оптимальности информационного обеспечения является организация его в строгом соответствии с характером вы­полнения органами внутренних дел функций-задач с нормативно закрепленной их компетенцией и применяемыми при этом конкретными методами управле­ния. Несоблюдение этих принципов ведет к сбору ненужной информации и от­сутствию действительно полезной информации, а также к хаотичному ее дви­жению.

Поэтому первым и основным условием оптимизации информационного обеспечения управленческой деятельности органов внутренних дел является построение информационного фонда органа и порядка движения информации в строгом соответствии с характером и объемом задач, возложенных на каждое конкретное подразделение или службу, в соответствии с их местом в иерархи­ческой структуре управления, структурой органа и соответствующими крите­риями оценок их деятельности.

Для выполнения этой задачи, то есть для упорядочения информационных правоотношений, требуется упорядочение управленческих правоотношений, которое должно найти свое отражение в более углубленной разработке и дета­лизации типовых и примерных положений об органах внутренних дел и их ве­дущих служб. Эти нормативные документы должны содержать четкое разгра­ничение задач и функций служб по различным уровням управления, порядок их взаимодействия, а также их взаимодействие с объектами внешней среды. Кроме этого, в указанных нормативных актах должны содержаться четкие, обоснован­ные и однозначные критерии оценки деятельности по каждой службе органа всех уровней управления.

Существенным резервом уменьшения потоков информации является так­же разработка в данных положениях системы построения отчетной информации с использованием принципа увеличения коэффициента сжатия информации. Выражается это соотношением количества показателей о деятельности служб, концентрируемого на уровне территориального отдела полиции и поступающего, например, в МВД, ГУМВД, УМВД. В настоящее время это соотношение близко к единице, что ведет к перегрузке субъектов управления излишне детализированными и неукрупненными сведениями.

Целесообразно в положениях оговаривать также четко и состав информа­ционных фондов по каждой службе органа и по каждому уровню управления.

Наиболее детально вопросы информационного обеспечения должны быть определены в непосредственных функциональных обязанностях сотрудников по каждой из выполняемых ими задач.

В связи с возрастанием циркулирующих в системе органов внутренних дел объ­емов и видов разнообразной управленческой информации, а также в связи с большим количеством решаемых органами внутренних дел комплексных задач по борьбе с правонарушениями, целесообразным является также решение во­проса о так называемом распарралировании функций, то есть создании в служ­бах МВД, ГУМВД, УМВД и горрайорганах в целом специальных информационно-аналитических групп, на которые были бы возложены функции по сбору, обоб­щению и анализу входящей информации, ведению информационного фонда службы или органа (ИАЦ собирает далеко не всю информацию, циркулирующую в органах внутренних дел). Это позволит в значительной степени освободить инспекторский состав оперуполномоченных от излишней документации, обес­печить более квалифицированную обработку, хранение и выдачу информации, однократность сбора первичной информации, а также функциональность и многократность ее использования¹.

Кроме этого, централизация и интеграция информационных систем в масштабах всего органа и создание единого комплекса криминологической, оперативно-разыскной, справочной и вспомогательной информации позволит значительно повысить эффективность предупредительной, оперативно-разыскной, административно-юрисдикционной и уголовно-процессуальной деятельности органов внутренних дел.

Использование же для обработки такой информации средств вычислительной техники даст возможность не только сокращать время для поиска необ­ходимых сведений, но и производить расчеты всевозможных соотношений и относительных показателей (уровня преступности, нагрузке, географии право­нарушений и пр.), а также улучшить контроль за исполнением управленческих решений.

Другим важным направлением совершенствования информационного обеспечения является максимально возможная стандартизация и унификация используемых документов. Это, в первую очередь, касается отчетных и запросно-ответных документов. Проведение этих работ позволяет в определенной степени сократить разнообразие документов, ускорит процесс их подготовки, повысит степень восприятия, а также позволит применять для их передачи ме­тод «кодирования формулы», то есть передачи лишь условного значения пока­зателей, расположенных в определенной последовательности.

Вывод по второму вопросу лекции.

При рассмотрении второго вопроса лекции Мы выяснили, что под информационным обеспечением органов внутренних дел понимается деятельность субъектов управления, направленная на обеспечение процесса управления совокупностью сведений, необхо­димых им для осуществления возложенных на них задач и функций, и удовле­творяющая определенным требованиям.

Под «информационными барьерами»в науке управления понимаются всевозможные причины, препятствующие нормальному течению информацион­ных процессов. В связи с этим в системе органов внутренних дел различают: географические барьеры; квалификационные барьеры; ведомственные барьеры; экономические барьеры; физические барьеры.

Соответствующая задачам управления информационная обеспеченность системы сведениями о состоянии объектов управления и внешней среды дости­гается рядом организационных мер, которые базируются на таких принципах как: интенсификация информационных процессов; единство (общность) ин­формационного обеспечения; функциональный; оптимальности и интеграции информационного обеспечения.

Дата добавления: 2014-12-09; просмотров: 571; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!