I. Знакомство с существующим АИС электронного документооборота

Лабораторная работа № 1,2

АИС электронного документооборота.

Цель:

Знакомство с АИС электронного документооборота.

Результат обучения:

После успешного завершения занятия пользователь должен:

· уметь работать с пакетом Microsoft Office 2003.

Используемые программы:

Microsoft Office 2000,

Internet Explorer 4.0

Используемые файлы:

Str.jpg, doc. htm, doc_start. htm, doc0.htm, smbi. html, smbi_docwork.html,

Smbi_input.html, smbi_search.html, smbi_security.html, smbi_structur.html

План занятия:

I. Знакомство с существующими АИС электронного документооборота

II. Работа с пакетом Microsoft Office 2003

III.Самостоятельная работа

I. Знакомство с существующим АИС электронного документооборота

Развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющих автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать, отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами. Современные организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы:

- ввод информации в систему,

- хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,

- коллективная работа с документами,

- вывод информации из системы.

Существуют различные способы ввода информации в систему:

- сканирование документов и сохранение их в виде графических образов;

- оптическое распознавание символов OCR (Optical Character Recognition); после сканирования и ввода документа в систему его графический образ "переводится" в текст;

- использование электронных форм, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления;

- импорт файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).

Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки. Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. Однако, в таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.

В некоторых системах для хранения документов используются базы документов. База документов может хранить как однотипную, так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к текстовым документам.

Для хранения документов широко используется Web- технология. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и организацией внутренних гипертекстовых ссылок. Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, для определения местонахождения документов служит контекстный поиск. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее важно при разработке информационных приложений для руководителей.

Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.

Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

- сетевой доступ к файлам и базе данных;

- локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);

- терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

- просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах, для них характерно:

- поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;

- четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

- обработка текста,

- электронные таблицы,

- деловая и презентационная графика,

- планирование работ и совещаний,

- генерация отчетов из базы данных,

- мультимедиа.

Вывод информации осуществляют путем печати документов, публикация их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылке по телекоммуникациям.

Ознакомьтесь с существующими АИС электронного документооборота.

1. Найдите файл РабФайлы\К ЛабРаб 1-2 \doc_start.htm.

2. Дважды щелкните по нему мышкой. Запустится программа Internet Explorer.

3. Изучите содержимое файла.

4. Аналогичным образом изучите содержимое файлов doc0.htm, doc.htm, smbi.html.

5. Завершите работу программы Internet Explorer.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 214; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!