Объем документооборота

Объем документооборота — количество документов всех потоков, поступивших в организацию и созданных ею за год, квартал, месяц. Подсчет ведется по регистрационным формам. Служба ДОУ обязана периодически составлять сводки по объему документооборота.

Объем документооборота зависит:

- от значимости организации;

- ее функций и уровня решаемых задач;

- связей с внешними организациями.

Знание объема документооборота необходимо:

а) для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

б) расчета эффективности применения средств автоматизации делопроизводства;

в) определения загруженности делопроизводственного персонала и всего управленческого аппарата в целом.

Чтобы определить объем документооборота, необходимо отдельно подсчитать подлинники и копии документов за определенный промежуток времени, например 10814/15375 (хотя, нужно заметить, чаще всего эти цифры занижаются, так как, во-первых, не все документы регистрируются, во-вторых, трудно учесть копии). При количественном анализе документооборота определяется также и цикличность (периодичность) потоков документов для правильного распределения рабочего времени работников-документоведов.

Для деления предприятий по объему документооборота и последующего выбора той или иной формы работы с документами предлагается их градация (категории):

1-я категория — предприятия с объемом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;

2-я категория — предприятия с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

3-я категория — предприятия с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;

4-я категория — предприятия с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Структуру службы делопроизводства предприятий, как правило, устанавливают на основе четырех типовых структур, зависящих от объема документооборота.

Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) – называется структурное подразделение, на которые возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т.п.)

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объемов документов являются:

- управление делами;

- управление делопроизводства;

- канцелярия;

- отдел ДОУ;

- секретариат (дирекция);

- инспекция при руководителе.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 295; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!