Регистрация документов

Регистрация документов – это запись данных о документе в журнале, по установленной форме фиксирующий факт его создания, отправления или получения.

Регистрация проводится с целью учета, контроля, создания базы для последующей справочной работы с документами, кроме того она определяет юридическую силу документа. При регистрации документ получает свой порядковый номер (на документе проставляется регистрационный штамп), под которым он вносится в регистрационную форму.

Регистрационный штамп проставляется на нижнем поле в правом углу первой страницы поступившего документа, он является самостоятельным реквизитом «отметка о поступлении документа в организацию».

ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

· автор документа (корреспондент);

· наименование документа;

· дата документа;

· номер документа;

· дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

· номер, присвоенный документу при его поступ­лении в организацию (для входящих документов);

· заголовок документа и его краткое содержание;

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);

· отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое под­шит исполненный документ). Кроме этого в состав обя­зательных реквизитов могут быть включены и другие (расписка исполнителя в получении документа; наличие приложений и др.).

На сегодняшний день регистрация осуществляется в трех формах:

1. Журнальная регистрация – наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов (например: в секретном делопроизводстве). Она удобна в тех случаях, когда в организации мало входящих документов (до 1000 в год). Ее преимущества состоят также в том, что она исключает возможность регистрации задним числом. Недостаток – медленный поиск в журнале, особенно при больших объемах документов, а также по журналу неудобно осуществлять контроль за исполнением документа.

2. Карточная регистрация – дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т.п.

Преимущества:

- копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам;

- поиск по картотеке, более оперативен, чем при журнальной форме;

- обеспечивает однократность регистрации (потом можно делать копии);

- по картотеке удобно организовывать контроль, справочно-информационную работу;

- она может вестись несколькими сотрудниками одновременно.

Недостаток – возможны потери карточек.

3. Компьютерная регистрация – наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т.к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа.

Недостаток: возможны потери информации из-за технологических причин (вирусы, сбои в работе). Для этого проводят резервное копирование регистрации файлов.

Существуют три системы регистрации документов:

1. Централизованная система – представляет собой проведение всех регистрационных операций в одном месте (например: в службе делопроизводства) или одним работником (например: секретарем-референтом). Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

2. Децентрализованная система – предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).

3. Смешанная система – предполагает централизованную регистрацию одной части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

- входящие документы (внутри входящих документов регистрация происходит по видам документов: письма, приказы, договоры и т.д.);

- исходящие документы;

- внутренние документы;

- контракты коммерческие;

- документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 140; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!