Основные базовые понятия и термины

Термин «документ» происходит от латинского слова “documentum”

– доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые пись-

менные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому

имеющие юридическую силу.

В словаре русского языка С.И. Ожегова даются различные толко-

вания понятия «документ»:

1) деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на

что-либо (расходные документы, проездные документы);

2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (пас-

порт, справка, удостоверение);

3) письменное свидетельство о чем-нибудь (пр.: древнерусские

грамоты являются историческими документами, договор свидетельствует

о заключении соглашения в сфере услуг или производства и т.д.)1.

Термин «делопроизводство»в России возник во второй половине

XVIII века. С этого времени его употребление фиксируют лингвистиче-

ские словари. Термин был образован от сочетания слов «производство

дела». Вначале он означал решение судебного или административного

вопроса и понимался как деятельность, связанная с принятием решений,

т. е. с производством дел. Именно это и было заложено в основу понятия

«делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относя-

щихся к какому-либо вопросу, – более позднего происхождения по срав-

нению с первым значением.

Современную терминологию делопроизводства регламентирует

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре-

деления», в котором «делопроизводство»определяется следующим об-

разом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и

организацию работы с официальными документами.Наряду с терми-

ном «делопроизводство»в последние годы употребляется синонимич-

ный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Его возникновение обусловлено изменением организационно-техничес-

кой базы делопроизводства в связи с внедрением в ДОУ компьютеров,

современных информационных технологий создания, сбора, обработки,

накопления, хранения, поиска и использования информации.

Делопроизводство базируется на документировании,под которым

понимается регламентированный процесс записи информации на различ-

1 Ожегов С.И. Словарь русского языка. – М.: Русский язык, 1984. – С. 148.

ных носителях с соблюдением определенных норм, установленных пра-

вовыми и нормативными актами РФ.

Результатом документирования является документ– зафикси-

рованная на материальном носителе информация с реквизитами. Рекви-

зит– это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (пе-

чать, подпись, дата, номер и т.д.). Совокупность таких элементов позво-

ляет опознать документ, т.е. идентифицировать.

Формулярдокумента – это совокупность реквизитов документа и

схема их расположения на стандартном листе бумаге. Наличие формуля-

ра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство

документирования и документации как в рамках одного учреждения, так

и в целом по стране. Формуляр, характерный для определенного вида

документов, называют типовым формуляром.

В качестве носителявыступает материальный объект, используе-

мый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобрази-

тельной информации. Носитель – это всегда результат технических дос-

тижений эпохи. В древности в качестве материального носителя для соз-

дания документов использовались различные материалы: в Месопотамии

– глиняные таблички, в Египте – папирус, в странах Малой Азии, в Евро-

пе и на Руси – пергамент – особым образом выделанная бычья или теля-

чья кожа, получившая на Руси название «хартия» или «телятина». В

Древнем Новгороде, как известно, применялись береста, доска.

В течение многих веков и до настоящего времени наиболее рас-

пространенным носителем документной информации во всем мире явля-

ется бумага.

Наряду с бумагой в наши дни широко используются и новые носи-

тели: магнитные ленты, диски.

Соблюдение определенных правил записи информации придает

документам юридическую силу. Юридическая сила– это свойство офи-

циального документа, передаваемое ему действующим законодательст-

вом РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным

комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления.

Обеспечение документирования – это лишь одна составляющая де-

лопроизводства, вторая его составляющая – это организация работы с

документами, которая предполагает весь спектр действий по созданию и

обработке документов.

Организация работы с документами предполагает проектирование документооборота учреждения, т. е. движения документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения.

В обществе документы являются основными носителями различной (управленческой, научной, технической, статистической) социально значимой информации. Документы – носители первичной информации. В них информация фиксируется впервые, в то время как книги, газеты, журналы и др. содержат переработанную, вторичную информацию.

Возможность сохранения информации во времени позволяет различать документы как носители оперативной и ретроспективной информации.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 249; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!