Бланки документов

Как правило, документы оформляются на бланках, которые изго-

тавливаются либо типографским способом, либо моделируются на ком-

пьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций.

Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отображена по-

стоянная информация и отведено место для переменной. Применение

бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, по-

вышает культуру документационного обеспечения управления.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного

лица установлены следующие виды бланков документов: общий бланк,

бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для создания любых видов документов,

кроме писем, и содержит реквизиты: 01(02, 03), 08,11, 14.

Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в нем

необходимо указывать наименование организации, адрес, справочные

данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В зависимости от учредительных

документов организации он может включать реквизиты: 01 (02 или 03),

код по ОКПО, наименование министерства или ведомства. Ограничи-

тельными отметками отмечают места для реквизитов: дата, индекс

____________ №___________; ссылка на индекс и дату входящего доку-

мента На №__________ от __________; место адресата,

заголовок к тексту ⎡ О выделении кредита ⎤.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости

от учредительных документов организации может включать в себя рекви-

зиты: 01, (02 или 03), 08,10,14 и (при необходимости) ограничительные

отметки для границ зон расположения реквизитов 11,12,13, 18, 19.

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение

реквизитов.

При продольном расположении реквизиты адресанта – автора до-

кумента – располагают по центру вдоль верхней части листа, а информа-

цию об адресате – в правом углу ниже реквизитов автора документа.

При угловом варианте на бланке создаются две зоны: левую отводят

для реквизитов адресанта, а правую – для реквизитов адресата. Вариант

бланка с угловым расположением реквизитов считается наиболее удобным

и экономичным по использованию площади листа и рекомендуется для

всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, доклад-

ных, пояснительных записок, справок и т.д.). Угловое расположение рекви-

зитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют

утверждения, резолюции; располагают их в правом верхнем углу.

В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом

в целях экономии площади листа справочные данные организации можно

располагать на нижнем поле бланка.

Если бланк предприятия или фирмы составлен на нескольких язы-

ках, рекомендуется использовать продольные бланки, при этом бланко-

вые надписи на русском языке располагают ниже или справа от наимено-

вания на государственном языке Российской Федерации.

Большинство служебных документов оформляется на бумаге фор-

мата А4 (210х297) и А5 (248х210). Допускается использование бланков

формата А3 и А6.

Бланки документов, согласно стандарту, должны иметь поля:

левое – не менее 20 мм;

верхнее – не менее 20 мм;

правое – не менее 10 мм

нижнее – не менее 20 мм.

Расстояние между отдельными реквизитами – от 1–1,5 до 3 меж-

строчных интервалов. Если один реквизит растягивается на несколько

строк, то его текст печатается через один интервал.

Если документ имеет более одной страницы, то начиная со второй

страницы они нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Соглас-

но стандарту номер страницы проставляется в центре верхнего поля стра-

ницы.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 201; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!