Организация работы с документами

Все документы организации представляют собой единый докумен-

топоток, который «рождается, живет и умирает» по своим законам. Все

группы документов в нем подчиняются определенным правилам, которые

закреплены инструкциями по делопроизводству, и сложившимися в орга-

низации традициями. Соблюдение их обеспечивает бесперебойную рабо-

ту предприятия.

Организация работы с документами – это создание оптимальных

условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или по-

лучения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное

хранение. В общем массиве документов организации прослеживаются

обособленно три группы: внутренние, предназначенные для решения

внутренних проблем и задач предприятия, исходящие, создаваемые для

передачи информации, и входящие, получаемые от сторонних организа-

ций и частных лиц.

Для каждой группы документов характерны определенные виды

работ (операции), исполнение которых обязательно. Последовательность

выполнения операций обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласо-

вание, утверждение, подписание документа. Нарушение этого процесса

может не только лишить документ юридической силы, но и привести к

сбою производства, нанести экономический ущерб и т.д.

От четкой организации документационного процесса зависит опе-

ративность работы. Задержка исполнения документов может сделать ин-

формацию неактуальной, а значит бесполезной.

Хорошая организация ДОУ дисциплинирует не только работника,

но и руководителей, так как исполнение документа напрямую связано с

исполнительской дисциплиной как непосредственного исполнителя –

конкретного работника, – так и руководителя. Необоснованная задержка

документа руководителем ставит в сложное зависимое положение испол-

нителя и задерживает окончание работы.

Основные виды работ можно представить в виде таблицы4 (см. стр.

50).

Таким образом, организация работы с документами или управле-

ние документацией – это, прежде всего, создание условий, обеспечиваю-

щих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею

потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.

4 Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизвод-

ству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: Издательский

Дом «Герда», 1999. – С. 10.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 231; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!