Главная страница Случайная лекция Мы поможем в написании ваших работ! Порталы: БиологияВойнаГеографияИнформатикаИскусствоИсторияКультураЛингвистикаМатематикаМедицинаОхрана трудаПолитикаПравоПсихологияРелигияТехникаФизикаФилософияЭкономика Мы поможем в написании ваших работ! |
Организация документооборота и его основные этапы. «Документооборот– это движение документов с момента их по-
«Документооборот– это движение документов с момента их по- лучения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение» (ГОСТ Р 51141 – 98). Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подраз- деления, организации, отрасли и даже целого государства. Нормативные акты и методические пособия, Государственная система документацион- ного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объек- та документооборот организации в целом. Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (ру- ководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, ко- пировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотокисливаются в еди- ный поток корреспонденции. Проектирование рациональной системы документооборота проис- ходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формиро- вании аппарата управления происходит разделение обязанностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном доку- ментообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одно- го пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого- либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирую- щие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции. Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри органи- заций должны обязательнооформляться в виде схем. Они разрабатыва- ются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организа- ций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомен- дуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории докумен- тов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу. К факторам, характеризующим режим движения документов, отно- сятся объем документопотока в физических величинах, пропускная спо- собность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабаты- вающих информацию, и ее конечных потребителей. Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (перемен- ной) документации5. Их необходимо учитывать при планировании доку- ментооборота. Организация рационального документооборота учреждения или предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном под- разделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокраще- ния времени движения документов и повышения оперативности их ис- полнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей. Доку- мент должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию кото- рого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам. ГСДОУ предусматривается ряд общих правилобработки доку- ментов и организации документооборота. Рассмотрим некоторые этапы документооборота.
Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 285; Нарушение авторских прав Мы поможем в написании ваших работ! |