Главная страница Случайная лекция Мы поможем в написании ваших работ! Порталы: БиологияВойнаГеографияИнформатикаИскусствоИсторияКультураЛингвистикаМатематикаМедицинаОхрана трудаПолитикаПравоПсихологияРелигияТехникаФизикаФилософияЭкономика Мы поможем в написании ваших работ! |
Вования
Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной органи- зации требуется тщательный анализ как документальной, так и управлен- ческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокраще- нию инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению по- вторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значи- тельная экономия рабочего времени и материальных ресурсов. Движение документов на предприятии предопределено его управ- ленческим процессом. Анализ документооборота предполагает тщательное изучение ор- ганизационной стороны управления: положения об организации, регла- мента, штатного расписания, должностных инструкций работников и ру- ководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанали- зировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства. Структурная организация предприятия определяет тип его дело- производства: централизованное или смешанное. Как правило, небольшая фирма использует централизованную форму ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное долж- ностное лицо или отдел (канцелярия). Предприятия со сложной структу- рой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной обработке. Структурная часть исследования для наглядности и удобства вос- приятия обычно оформляется в виде схем, рисунков, диаграмм. Следующий этап исследования – изучение качественного состава документопотока. При этом учитываются все виды документов, сущест- вующие в организации. В качестве объекта исследования можно рассмат- ривать как отдельные виды документов, так и группы документов. Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в про- цессе управления документацией считается документопоток, управляю- щими параметрами которого являются: содержание или функциональная принадлежность; структура потока; направление потока и его объем. Документопоток предприятия характеризуется составом докумен- тов, входящих в него, и содержанием информации, закрепленной в них. В значительной степени структура документопотоков соответствует функ- ционально-целевому назначению составляющих его документов6. 6 Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М., 1999. – С. 194–195. Документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, ис- ходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществля- ется контроль исполнения или нет и т. д. Входящие документы чаще всего классифицируется по корреспон- дентам – авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомст- венных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой ана- лиз позволяет определить пути рационализации документооборота вхо- дящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о по- стоянных корреспондентах. Можно рассматривать документопоток по признакам идентичности технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу объединяются различные по содержанию документы, проходящие одина- ковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утвер- ждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные мар- шруты движения. На основании анализа делается вывод о рациональности движения документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов. Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество испол- нения конкретного задания.
Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 216; Нарушение авторских прав Мы поможем в написании ваших работ! |