Формирование дел

Формирование и хранение дел

Формированием делназывается группировка документов в делав соответствии с номенклатурой.

Каждое структурное подразделение формирует исполненные документы в дела по профилю своего отдела.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

1. распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

2. расположение документов внутри дела в определенной последовательности;

3. оформление обложки дела.

Дела формируются с начала года.

На каждое названное в номенклатуре дело заводится папка-скоросшиватель либо папка-регистратор.

На обложке дела в верхней части указывается название организации, название вышестоящей организации и структурного подразделения.

В середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например: Дело № 01-91. Индекс дела является адресом хранения дела. Затем переносится заголовок.

Дата дела показывает, за какой период времени в деле сгруппированы документы. Внизу обложки указывается срок хранения.

Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут дополняться и уточняться. Например, если сформировалось несколько томов дела, рядом с индексом дела должен быть проставлен номер тома: «Том 1», «Том 2» и т. п.

В дальнейшем формирование дел состоит из распределения и группировки документов по делам, расположения документов внутри дел в определенной последовательности и дооформления обложки по окончании календарного года (следует проставить количество листов дела и уточнить крайние даты томов).

Признаки группировки документов дела:

· номинальный— указывает на вид документов, подшиваемых в дело, например: «Приказы директора по основной деятельности фирмы»;

· авторский— в заголовках к распорядительным документам, протоколам, отчетам, планам после указания вида документов указывают автора, например: «Приказ директора»; «Переписка отдела сбыта»;

· предметно-вопросный(основной), отвечающий на вопрос «о чем документы?». Следует помнить, что в дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу. Например: «Переписка с фирмой "Север" о поставке комплектов вычислительной техники»;

· корреспондентский— определяется по реквизиту «Адресат» или по названию корреспондентов организаций, от которых будут получены документы. Этот признак используется при составлении заголовков к делам с перепиской, например: «Переписка с фирмой "Заря" о поставке строительных материалов»;

· хронологический— содержит указание о том, за какой период сгруппированы документы в деле. В дело подшивают документы одного делопроизводственного года, кроме дел «переходящих», то есть таких дел, в которых подшивают документы за несколько лет. Например: «Личное дело» (его закрывают после увольнения лица, на которое оно заведено);

· географический,при котором в дело группируют документы нескольких организаций, объединенных признаком территориальности (региона). Например: «Переписка с фирмами о. Сахалин о поставке рыбной продукции за 1999 г.».

Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для личных дел составляют внутреннюю опись, в которую включают каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 219; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!