Внутренняя опись документов дела №

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования.

1. В дела группируются документы одного календарного года,за исключением переходящих дел, документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год, личных, судебных и других дел.

2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно,чтобы не усложнять отбор документов на дальнейшее хранение.

3. В дело включается одинподлинный экземплярисполненного документа или заверенная копия. Не допускается включение в дело черновиков, проектов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату. Исключение составляют копии, которые имеют резолюции, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.

4. Каждый документ,помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями основных положений ГСДОУ и государственных стандартов.Группировку документов в дела осуществляют в соответствии с «Отметкой об исполнении документа и направлении его в дело» (реквизит 28). Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

5. Не допускается разобщение в делах запросов и ответов,подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении. Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался следом за документом-запросом.

6. Дело должно содержать не более 250 листов.Ограничений по минимальному объему не существует. Прибольшом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят деление документов на тома, части. Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.

7. Небольшие приложения подшивают вместе с теми документами, к которым они относятся. Приложения больших объемов целесообразно группировать в отдельные тома. Например, документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения и т. д.).

8. Размещение документов внутри дел производится в хронологической последовательности.Переписка группируется за период календарного года в хронологии (запрос — ответ). Документы могут размещаться и в алфавитной последовательности. Например: предложения, жалобы, заявления.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 210; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!