Понятие экспертизы ценности документов. Документы как источники информации не равноценны

Документы как источники информации не равноценны.

Одни содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах отражается работа конкретных организаций.

Особое значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.

Документы «по личному составу», которые содержат информацию о трудовой деятельности граждан, об их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а затем уничтожаются.

По срокам хранения документы подразделяются на три группы:

1. документы постоянного хранения;

2. документы длительного (свыше 10 лет) хранения;

3. документы временного хранения (до 10 лет включительно).

В процессе проведения экспертизы ценности документоврешаются две задачи:

1. отбор ценных документов для вечного хранения, а также отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, — для длительного хранения (свыше 10 лет);

2. выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев (ГОСТ Р 51141-98).

В результате проведения экспертизы ценности:

· устанавливается комплекс документов постоянного хранения;

· производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;

· определяются уникальные и особо ценные дела;

· осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Критерии экспертизы ценности— это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

К критериям происхожденияотносятся:

· роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы;

· значимость выполняемых ими функций;

· время и место образования документов.

Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.

К первой группеотносятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.

Вторую группусоставляют организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению.

Третью группусоставляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

К критериям содержанияотносятся:

1. значимость отраженных в документах событий;

2. значение информации, содержащейся в документе;

3. повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;

4. вид документа;

5. подлинность документа.

К критериям внешних особенностейотносятся:

· форма фиксирования и передачи содержания;

· удостоверение и оформление документа;

· физическое состояние документа.

Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа.

Первый этаппроводится в текущем делопроизводстве:

· при разработке и составлении номенклатуры дел;

· при регистрации документов;

· при направлении исполненных документов в дела;

· при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

Второй этаппроводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.

Третий этапэкспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 209; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!