Перечни документов с указанием сроков хранения

Основными нормативными документами для отбора документов на дальнейшее хранение или уничтожение являются перечни документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел.

Перечень документов с указанием сроков хранения— это систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения (ГОСТ Р 51141-98).

В настоящее время в системе перечней документов с указанием сроков хранения различают: типовойи ведомственныйперечни.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются однотипные дела с распорядительными документами, с планами, отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией. Все эти документы выполняют одинаковые для всех организаций функции и должны иметь одинаковые сроки хранения.

Однако типовой перечень не содержит сведений о документах, отражающих отраслевую специфику различных организаций (медицинские, судебные, военные документы и т. п.). Поэтому министерства и ведомства на основании типового перечня разрабатывают ведомственные перечни, включающие типовые документы и содержащие полную информацию о составе и содержании документов одного ведомства, одной отраслевой системы.

В 2000г. издан новый «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Он распространяет свое действие на документы, созданные начиная с 1995г. Для установления сроков хранения документов за 1980-е и 1990-е гг. необходимо пользоваться типовым Перечнем 1989г. Перечнем 1989г. необходимо пользоваться также при определении сроков хранения документов действующей второй части (научно-исследовательские, технические и др.).

Типовой Перечень 2000г. распространяется на документы и государственных, и негосударственных организаций.

Указанные в перечне сроки хранения документовразные организации применяют по-разному.

Постоянный срок хранения применяется государственными и муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в государственные архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие договоры.

Другие организации используют срок хранения 10 лет и сами преобразуют этот срок.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями.

Есть комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях до их ликвидации. Это приказы по основной деятельности, уставы, положения и другие учредительные документы. Их список дан в п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня.

Изменились сроки хранения личных дел рабочих и служащих. Прежде срок хранения этих документов был 75 лет минус возраст (75 л - в), теперь — 75 лет.

Следует помнить,что существует так называемая «запретная зона»,которой является 1945г. Документы, образовавшиеся до 1945г., нельзя уничтожать без согласования с ЭПК. Практически срок хранения этих документов — постоянно.

Типовые и ведомственные перечни состоят из основной частии вспомогательного справочного аппарата.

Основная часть(описательные статьи) — это наименования видов и разновидностей документов с указанием вопросов деятельности организаций и сроков хранения.

Вспомогательная частьвключает в себя указания по применению перечня, указатель видов документов, список сокращений и др.

Начинаются перечни с указаний по применению при определении сроков хранения дел. Далее идет список категорий документов по статьям. Статья — это порядковый номер заголовка дела.

Описательная статья в перечне содержит: порядковый номер, наименование видов и разновидностей документов, сроки хранения, примечания.

Перечни включают 12 разделов, отражающих основные направления деятельности организаций независимо от уровня в системе управления и вида деятельности, форм собственности: организация системы управления, планирование деятельности, финансирование и т. д. Разделы перечня подразделяются на подразделы по более узким вопросам.

Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по значимости вопросов и видам документов.

Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

Перечень не содержит конкретных заголовков дел, а дает только обобщенное наименование каждого вида документа с указанием сроков хранения и вопросов деятельности организаций.

Срок хранения дела исчисляется с 1 января года, следующего за годом оконча­ния их делопроизводством.

Отметка «ЭПК», проставленная в Перечне рядом с указанием временного срока хранения, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение, и судьбу таких документов решает ЭК организации после полистного изучения дела.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение. Их срок хранения не может быть менее одного года.

Снижение сроков хранения, установленных типовым или ведомственным перечнем, запрещается.

К типовым перечням относится и «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы», который содержит документы только государственных учреждений и не отражает появившихся в стране новых видов и разновидностей управленческих документов.

Для негосударственных коммерческих предприятий в 1996г. издано справочное пособие «Управленческие документы постоянного хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)».

В 2000г. вышел в свет «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения».

Из новых ведомственных перечней в 1990-х гг. созданы:

1. Перечень Государственной думы;

2. Перечень Центрального банка Российской Федерации;

3. Перечень Сберегательного банка Российской Федерации.

Дата добавления: 2015-06-30; просмотров: 454; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!